تقارير الموارد البشرية هي أداة حيوية واستراتيجية يمكن من خلالها اتخاذ أشكال مختلفة من القرارات بشأن الموظفين وبيئة العمل وكفاءة الإنتاج بشكل عام،بما يساعد على تحسين الأداء بالشركات والمؤسسات في العديد من الجوانب.

من هذه التقارير تقارير أداء الموظفين، وتقارير التقييم الشهرية والسنوية، والتقارير المالية المتعلقة بالمرتبات والضرائب والتأمينات، وغيرها الكثير من التقارير التي توفر رؤى واضحة تساعد في وضع الخطط الاستراتيجية الهامة التي تؤثر على الأداء الوظيفي وتحسين الكفاءات والإنتاجية والمساهمة في تحقيق أهداف الشركات المختلفة.

وتعد دقة تقارير الموارد البشرية شرط أساسي في اتخاذ قرارات صائبة، وهو ما يمكن أن توفره لك برامج إدارة الموارد البشرية الذكية المبنية على الذكاء الاصطناعي في بناء التقارير.

ما أهمية تقارير الموارد البشرية الاحترافية؟

يمكن التعبير عن تقارير الموارد البشرية بأنها العمود الفقري للشركات، وهذا لما تقدمه من بيانات تؤثر بشكل مباشر على اتخاذ العديد من القرارات الهامة المتعلقة بكافة الموظفين وبيئة العمل وكل ما يتعلق بتحسين الأداء والإنتاجية. لذا فهي أداة لا يمكن الاستغناء عن استخدامها بالشركات لتصحيح الأوضاع. وترجع أهمية تقارير الموارد البشرية لعدد من العوامل والتي منها الآتي:

1. المساهمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية

تمتلك إدارة الموارد البشرية الكثير من البيانات الهامة والتي يمكن أن تساهم في توفير رؤى واضحة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية والهامة، وذلك من خلال تقارير الموارد البشرية المتاحة بأنظمة وبرمجيات إدارة الموارد البشرية HR، والتي تساعد في تحليل تلك البيانات بشكل دقيق لتقدم تقارير ببيانات دقيقة وواضحة يمكن دراستها بسهولة واتخاذ قرارات تحسين الأداء وغيرها من القرارات التي  تساعد صناع القرار بشكل جذري.

2. قياس أداء مهام إدارة الموارد البشرية

كغيرها من الإدارات المختلفة داخل الشركات تقوم إدارة الموارد البشرية بالعديد من المهام التي تساهم في تحسين الأداء وتوفير بيئة عمل مريحة، وذلك من خلال توفير برامج تدريبية للموظفين بما يناسب احتياجاتهم وإدارة الرواتب بشكل عادل وتقييم الأداء. وكي يتمكن مديري إدارات الموارد البشرية من قياس فاعلية تلك المهام ومدى تحقيقها لأهدافها يجب الاعتماد على بيانات دقيقة تعمل على ذلك بشكل ناجح وهو ما تقدمه بيانات تقارير الموارد البشرية بالبرمجيات المختلفة.

3. إمكانية التنبؤ

فمن خلال تقارير الموارد البشرية وتحليلها للبيانات يمكن التنبؤ بالعديد من الأمور الوارد حدوثها لوضع خطط التعامل معها بشكل لا يؤثر على الأداء والإنتاجية داخل الشركة، كتقارير معدل الدوران الوظيفي، وتقارير تتبع عمليات التوظيف، وتقارير تتبع إنتاجية الموظفين الذي يوفر رؤى عن الإنتاجية المستقبلية الوارد تحقيقها ومقارنتها بالأهداف المطلوبة وهل تساعد في تحقيقها أم تحتاج لتحسين الأداء الخاص بها وتطويرها.

4. الالتزام باللوائح والقوانين الداخلية للشركة

من خلال قراءة بيانات تقارير الموارد البشرية يمكن معرفة مدى التزام الموظفين باللوائح والقوانين الداخلية الخاصة بالشركة، كقوانين الصحة والسلامة ولوائح العمل المختلفة كتلك المختصة بالإجازات والالتزام بساعات العمل ومواعيد الحضور والانصراف وغيرها من اللوائح التي قد تختلف من شركة لأخرى حسب السياسة المتبعة لكل شركة.

فالالتزام بتلك القوانين واللوائح يساهم في تحسين الأداء داخل الشركات بشكل عام ويساهم في توفير بيئة عمل آمنة وصحية.

كيفية استخدام تقارير الموارد البشرية في تحسين الأداء

كما تعرفنا في السابق عن مدى أهمية بيانات تقارير برامج الموارد البشرية وما يمكن أن تقدمه من رؤى لتعزيز الإنتاجية وزيادة الكفاءة التشغيلية، ولكن بالإضافة لذلك يمكن أن تساهم تقارير الموارد البشرية بشكل كبير في تحسين الأداء على مستوى الموظفين وأداء الشركة في المقابل، مما يساهم في تحسين الأداء بالشركات ككل، وذلك من خلال ما تقدمه برامج إدارة الموارد البشرية الرقمية من تقارير مختلفة.

وفيما يلي مجموعة من أهم تقارير الموارد البشرية التي توفرها برامج الـHR الاحترافية:

1. تقارير تقييم الأداء الوظيفي

وهي واحدة من تقارير الموارد البشرية التي تقدم بيانات واضحة يمكن قياسها لتقييم الأداء الوظيفي لكافة العاملين بالشركة، ويتم قياس تلك البيانات بناءً على عدد من المعايير المحددة استنادًا إلى مهام سير العمل لكل موظف والنتيجة المتوقعة من أداء تلك المهام وغيرها من المعايير المختلفة بحسب كل وظيفة.

ومن خلال تلك المعايير يمكن تقييم أداء كل موظف لتحديد مدى كفائته الإنتاجية، وما هي المهارات المطلوب تطويرها؛ للعمل على توفير البرامج التدريبية المناسبة لتحسين الكفاءة والإنتاجية في المقابل وهو ما يساهم في تحسين الأداء الوظيفي داخل كافة الإدارات.

كما تساهم تقارير الموارد البشرية المتعلقة بالأداء الوظيفي في تحديد الموظفين الأكثر كفاءة لمكافئتهم سواء كان ذلك من خلال المكافآت المالية أو ترقيتهم بحسب اللوائح الداخلية للشركة.

2. تقارير الحضور والانصراف وساعات العمل

أحد أهم العوامل التي تساهم في تحسين الأداء داخل الشركات هو الالتزام بعدد ساعات العمل ومواعيد الحضور والانصراف المقررة من قبل إدارة الموارد البشرية والتأكد من مدى الالتزام بها. وهو ما توفره تقارير الموارد البشرية المتعلقة بالحضور والانصراف، والتي يتم تحديدها من خلال برامج إدارة الموارد البشرية.

ومن خلال تلك البرامج يتم إصدار التقارير التي تساعد في تتبع مواعيد كافة العاملين وتسجيلهم للحضور والانصراف بشكل يومي في المواعيد المحددة.

كما تعمل إدارات الموارد البشرية على تحديد ساعات العمل وتحديد الأوقات المسموح بها من الاستراحة لوقت قصير أثناء العمل وتتبع التزام العاملين بتلك المواعيد وهو مايساهم بشكل كبير في تحسين الأداء المتعلق بالإنتاجية.

3. تقارير تتبع معدل الدوران الوظيفي

واحدة من الأسباب التي تُحدث الكثير من المشاكل لدى إدارات الموارد البشرية هي زيادة معدل الدوران الوظيفي وعدم إمكانية قياسها وتحديد المشاكل المتعلقة بها، وذلك بسبب عدم القدرة على تتبع البيانات المتعلقة بها وتحليلها بشكل سليم.

ولكن من خلال برمجيات إدارة الموارد البشرية يمكن إصدار التقارير المتعلقة بتحليل أسباب ترك الموظفين للعمل، وماهو الوقت الذي يكثر به دوران العمالة؛ للعمل على توفير حلول جذرية لتلك المشكلة لتحسين الأداء الخاص بها وتقليل التكلفة المتعلقة بالدوران الوظيفي.

4. تقارير التنبؤ بالاحتياجات الوظيفية

بالطبع فإن تحسين الأداء يساهم بشكل كبير في زيادة إنتاجية الشركات وزيادة أرباحها وتوسع أعمالها في المقابل، مما يتطلب زيادة في مهام الإدارات المختلفة والحاجة لتعيين موظفين جدد بشكل سريع حتى لا ثؤثر على إنتاجية الشركة.

ومن خلال تقارير الموارد البشرية يمكن الحصول على تحاليل ورؤى لاحتياجات الشركة المستقبلية في هذا الاتجاه للعمل على التجهيز لها بشكل مسبق للعمل عليها عند الحاجة بشكل أسرع.

5. تقارير استبيانات رضا الموظفين

بالطبع فإن تحسين الأداء يكون له تأثير كبير على الموظفين، ولكي يمكن التأكد من ذلك تساعد برامج إدارة الموارد البشرية على إمكانية عمل استبيانات لقياس مدى رضا الموظفين عن العمل داخل الشركة، وما هي النقاط الإيجابية والأخرى السلبية من وجهة نظرهم لتحسينها وتقديم التقارير الخاصة بتلك البيانات لدراستها والعمل على اتخاذ القرارات المناسبة لها بما يخدم مصلحة العمل والموظف.

6. تقارير تكاليف الموارد البشرية

واحدة من أهم تقارير الموارد البشرية هي تقارير التكاليف والعائد على الاستثمار في الموظفين، وتقدم تلك التقارير بيانات عن كافة التكاليف المالية المتعلقة برواتب الموظفين وتكاليف البرامج التدريبية المقدمة لهم والبرامج الأخرى كالبرامج التأمينية والترفيهية ودراستها لتقييم العائد على من الاستثمار في الموظفين والتأكد من تحقيق تلك الموارد لأهدافها وتحسين الأداء العام بالشركة.

ختامًا:

أكدنا خلال هذه المقال على أن استخدام تقارير الموارد البشرية باختلاف بياناتها هي أداة استراتيجية هامة لا يمكن الاستغناء عنها للمساهمة في تحسين الأداء الوظيفي والإنتاجي داخل كافة الإدارات، وما تقدمه تلك التقارير من رؤى هامة ومستقبلية تساعد صناع القرار في اتخاذ القرارات المختلفة بما يخدم أهداف الشركة بشكل فعال وناجح.