يقضي الكثير من موظفي ومديري إدارة الموارد البشرية الكثير من الوقت في عمليات حساب ساعات عمل وإجازات الموظفين، ومن ثم تسجيلها بشكل يدوي سواء في دفاتر أو برامج الأوفيس، مما يعرض تلك المهام في كثير من الأحيان للكثير من الأخطاء بالإضافة للوقت والجهد المبذول لتنفيذ تلك المهام، وهي مهمة يمكن الاعتماد فيها على برامج HR رقمية.
لذا أصبح الاعتماد الأكثر الآن في أغلب الشركات والمؤسسات التي تسعى إلى العمل بذكاء والاستثمار في التحول الرقمي على برامج HR مؤتمتة إلكترونيًا بشكل كامل للمساهمة في إدارة كافة عمليات إدارة الموارد البشرية بمرونة وسهولة مع تقليل الوقت والجهد والتكلفة أيضًا.
في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك أهمية استخدام برامج HR في إدارة الموظفين، وكيف يمكن الاعتماد عليه في حساب ساعات العمل وكذلك الإجازات الخاصة بالموظفين آليًا بدقة وكفاءة عالية.
ما أهمية اعتماد الشركات على برامج HR احترافية؟
أصبحت الكثير من الشركات في وقتنا الحالي تعتمد على الإدارة الرقمية لكافة الإدارات لديها، والتي منها إدارة الموارد البشرية وذلك من خلال استخدام برامج HR رقمية.
إذ تساهم بشكل كبير في تطوير كافة المهام المختلفة الخاصة بإدارة الموظفين والمساهمة في تحسين أداء الموظفين وتحليل البيانات لتقديم رؤى واضحة تساهم في اتخاذ القرارات الهامة.
هذا بالإضافة للكثير من الحلول الأخرى التي توفرها برامج HR الاحترافية والتي منها الآتي:
- تقليل التكلفة المالية نتيجة عدم الحاجة لاستخدام المستندات الورقية ولوازمها بشكل كبير كما في السابق.
- تقليل الوقت والجهد من خلال أتمتة مهام سير العمل.
- التكامل والربط مع الأنظكة المختلفة والمستخدمة داخل الإدارات الأخرى كبرامج الإدارة المالية على سبيل المثال لتسهيل تنفيذ الإجراءات المختلفة.
- تحسين تجربة الموظفين والمساهمة في توفير وقت لهم لتطوير مواهبهم في العمل والإبتكار.
- إدارة الموظفين بشكل أكثر سهولة وكل مايتعلق بهم بدءا من التعيين بالشركة مرورا بتعريفهم بسياسة الشركة واستلام مهامهم الوظيفية الجديدة وتتبع أدائهم فيما بعد.
- إنشاء برامج تدريبية للموظفين لتطوير أدائهم اعتمادا على التقييمات الشهرية وتحليل بيانات تلك التقييمات من خلال برامج HR.
- إصدار كافة التقارير المتعلقة بعمل إدارة الموارد البشرية بسهولة لتتبع كل مايخص عمل تلك الإدارة بسهولة ومن أي مكان.
كيفية حساب ساعات العمل والإجازات باستخدام برامج HR للموظفين؟
تعتبر عملية حساب ساعات العمل والإجازات للموظفين واحدة من المهام التي تستهلك الكثير من وقت وجهد موظفي إدارة الموارد البشرية نتيجة كثرة الأرقام والمعادلات المستخدمة وقضاء الوقت في حسابها ومن ثم تسجيلها وربطها مع إدارة المرتبات بنهاية كل شهر.
ونظرًا لاستغراق الكثير من الوقت في تنفيذ تلك المهام أصبح الاعتماد على برامج HR احترافية ومتكاملة لتنفيذ مثل تلك المهام ضرورة لا غنى عنها لما توفره من أدوات تساهم في تقليل الوقت والجهد المبذول ومنع حدوث الأخطاء نتيجة التسجيل اليدوي لنتائج تلك العمليات الحسابية، وذلك من خلال الطرق التالية:
-
إنشاء جداول لساعات العمل
تتيح برامج HR الررقمية أدوات تساهم في تسجيل ساعات العمل الخاصة بكافة الموظفين بكل الأقسام وساعات العمل الإضافية المُحددة لبعض الموظفين وتخصيصها، سواء كانت ساعات عمل إضافية بعد ساعات الدوام اليومي، أو ساعات عمل إضافية بالإجازات والأعياد الموسمية.
فحساب ساعات العمل بكل منهم تختلف عن الأخرى، هذا بالإضافة للورديات المختلفة وساعات الراحة وما إلى ذلك، ويتم ربط تلك الجداول مع بيانات كل موظف لتتبعها فيما بعد بسهولة لاستخدامها في حساب ساعات العمل وتقييم الأداء بناءا على الالتزام بمواعيد العمل.
-
تتبع الحضور والإنصراف
بفضل تسجيل بيانات الحضور والانصراف وساعات الراحة وما إلى ذلك باستخدام برامج HR أصبح بإمكانك حساب ساعات العمل بكل سهولة، وذلك بفضل ما تقوم به برامج HR من تتبع تلك المواعيد وتسجيلها بشكل يومي من خلال الربط مع أجهزة تسجيل الدخول للعمل الخاصة بالموظفين كأجهزة البصمة وتحديثها بشكل يومي؛ لتحصل عند نهاية كل أسبوع على إجمالي عدد ساعات العمل لكل موظف، ومعرفة ما إذا كان هناك أي تقصير أو عدم التزام في حالة بعض الموظفين، وذلك بكل سهولة دون الحاجة لتسجيل حساب ساعات العمل بشكل يدوي كما في السابق لتفادي الأخطاء التي كانت تحدث نتيجة التسجيل والإدخال اليدوي لتلك البيانات.
-
حساب ساعات العمل عن بعد
تتبع بعض الشركات سياسة العمل عن بعد، إما لكافة الموظفين أو لعدد معين منهم بمختلف الإدارات بحسب ما تقتضيه ضرورة العمل. وقد تكون مهمة تتبع عمل الموظفين عن بعد والتأكد من التزامهم بساعات العمل المحددة من المهام الصعب تتبعها بالطرق التقليدية.
ولكن من خلال استخدام برامج HR رقمية احترافية أصبحت إدارة تلك المهام أكثر سهولة من قبل، فمن خلال الأدوات التي توفرها برامج إدارة الموارد البشرية يقوم الموظفين بتسجيل دخولهم عند بداية عملهم وتسجيل خروجهم بعد نهاية يوم العمل لتتمكن من تتبع وحساب ساعات العمل الخاصة بهم بسهولة والتأكد من الالتزام بالمواعيد المحددة وعدم وجود أي تقصير بهذا الجانب.
-
تتبع الإجازات
يواجه مسؤولو إدارة الموارد البشرية في بعض الأحيان بعض المشاكل في معرفة وحساب الإجازات الخاصة بالموظفين بدقة والتأكد من صحة الرصيد الخاص بكل منهم، وذلك نتيجة اتباع الطرق التقليدية والتي كانت تعتمد على تسجيل تلك الإجازات بمستندات ورقية وإمضائها من المدير المباشر لكل موظف ومن ثم إعادة تسليمها لإدارة الموارد البشرية، وهو ما كان يعرض تلك المستندات للفقد أو التلف في بعض الأحيان.
ولكن من خلال برامج HR أصبحت إدارة الإجازات الآن أكثر سهولة، فالبرنامج يحتوي على نماذج جاهزة لكافة أنواع الإجازات، كالإجازة المرضية والإجازات الاعتيادية وغيرها من الإجازات.
ويمكن للموظف الدخول على تلك النماذج واختيار نموذج الإجازة التي يرغب بها وملء بيانانها إلكترونيًا وتوجيهها، إما من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو من خلال أدوات التواصل الداخلية الخاصة بالبرنامج للمدير المباشر للموافقه عليها وتوقيعها إلكترونيًا ومن ثم إعادة توجيهها لإدارة الموارد البشرية.
ويعمل البرنامج على تسجيل بيانات تلك الإجازات بشكل تلقائي بملف الموظف الذي تم بناؤه مسبقًا بقاعدة بيانات البرنامج، مما يجعل عملية تتبع أرصدة الإجازات لكل موظف أكثر سهولة من قبل.
-
إنشاء التقارير المختلفة
إدارة الموارد البشرية داخل الشركات والمؤسسات كغيرها من الإدارات التي يعتمد عملها على التقارير المختلفة، والتي تساعد في معرفة كل ما يخص عمل الإدارة وتتبع الموظفين بسهولة.
ويجب أن تتمتع تلك التقارير بدقة في البيانات وهو ما توفره برامج HR من خلال أداة إنشاء التقارير المتاحة بلوحة تحكم البرنامج، والتي تمكنك من إصدار التقارير المختلفة، كتقارير حساب ساعات العمل، وتقارير مواعيد الحضور والانصراف لكل إدارة، وتقارير الإجازات المختلفة، وتقارير المرتبات وغيرها من التقارير الخاصة بإدارة الموارد البشرية.
وتلك التقارير تقدم بيانات في غاية الدقة لتمكن المديرين من اتخاذ القرارات المختلفة بكفاءة ونجاح.
ختامًا:
اعتماد الشركات والمؤسسات المختلفة على برامج HR احترافية لإدارة الموظفين أصبح ضرورة لا غنى عنها، وذك لما توفره تلك البرامج من المزايا والأدوات كتلك التي استعرضناها في هذا المقال والمسؤولة عن حساب ساعات العمل بمختلف التفاصيل المتعلقة بها من ساعات عمل إضافية وورديات مختلفة وساعات العمل بالإجازات والأعياد الرسمية، بالإضافة لسهولة في تسجيل وتتبع إجازات الموظفين بكافة أنواعها.
فالبرنامج يساعد في تنفيذ تلك المهام بشكل إلكتروني متكامل نتيجة أتمتة المهام بداخله والتي تجعل تنفيذ المهام يتم دون الحاجة للعنصر البشري بشكل كبير كما في السابق؛ مما يساهم في تقليل الأخطاء وتقليل الوقت والجهد والتكلفة المبذولين في القيام بتلك المهام بالطرق التقليدية.
إضافة تعليق جديد