كيف تكتب تقريرًا تقنيًا يقدم قيمة حقيقية؟ يعتقد البعض أن كتابة أي تقرير تقني هي مجرد مهمة روتينية تخص الموظفين التقنيين فقط، وذلك بسبب احتواء تلك التقارير على توثيق لبعض الإحصائيات والأرقام المرتبطه ببعض المصطلحات التقنية المعقدة. وهو ما يُعد اعتقاد خاطئ، فتلك التقارير تُعد جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية اتخاذ القرارات داخل مختلف الشركات، لهذا يجب أن تتسم بالوضوح والمرونة في تحليل الأرقام والاحصائيات، وتوفير رؤية شاملة تساعد في تعزيز كفاءة وفاعلية القرارات المرتبطة بها.
ونظراً لأن كتابة التقارير التقنية لا تخص فقط الموظفين التقنيين، سنتعرف معًا في هذا المقال على خطوات كتابة تقريرًا تقنيًا يقدم قيمة حقيقية، وليس مجرد مجموعة من البيانات والأرقام فقط.
كيف تكتب تقريرًا تقنيًا يقدم قيمة حقيقية؟
-
تحديد وفهم الأشخاص المستهدفة
قبل البدء في كتابة أي تقرير تقني، يجب أن تعمل على تحديد الأشخاص الموجه لها التقرير. فالجميع ليسوا على خلفية واحدة، وكل مجموعة من الأفراد داخل المؤسسة بحاجة إلى رؤية محددة.
- أصحاب الأعمال والمديرون التنفيذيون: هؤلاء لا يرغبون في معرفة التفاصيل الفنية الدقيقة، ولكنهم يبحثون عن الصورة الكبيرة، يرغبون في معرفة النتائج، والأثر المالي. وذلك كي يتمكنوا من اتخاذ القرارات الاستراتيجية المبنية على تلك التقارير.
- المديرون الفنيون وروساء الفرق: وهم من يرغبون في معرفة التفاصيل الفنية، وما هي المنهجية التي يتبعها الفرق والتحديات التي واجهتهم وكيف تم حلها.
- الموظفون التقنيون: هؤلاء يحتاجون إلى معرفة كافة التفاصيل، والمنهجيات المستخدمة، والأكواد والأخطاء. كل ذلك يُعد توثيق هام لهم لأي مشاكل قد تواجههم في المستقبل أثناء العمل.
-
هيكل التقرير
كتابة تقرير تقني كغيره من تقارير العمل المختلفة، يجب أن يتسم بهيكل جيد يُسهل على القارئ التنقل بين أقسامه وفهم محتواه.
- الملخص التنفيذي: هذا هو القسم الأول والأهم في التقرير. ولكن كتابته تكون بعد الانتهاء من كتابة باقي أقسام التقرير. فهو يُعد تلخيص للأهداف، والنتائج الرئيسية. مع ذكر بعض التوصيات المرتبطة ببعض النقاط التي تم ذكرها في التقرير.
- المقدمة: الغرض منها توضيح سياق التقرير. لماذا تمت كتابته؟ ما هي المشكلة التي يحاول حلها؟ وما هي الأهداف الرئيسية؟
- التحليل الفني: وهو أهم جزء في توثيق أي تقرير تقني. في هذا الجزء يتم توضيح وتوثيق البيانات، والأرقام، والرسوم البيانية المتعلقة بهم. كما يتم شرح المنهجية المتبعة في أي تحليل فني خاص بتقنيات العمل.
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على توثيق تقرير تقني عن أداء تطبيق، يمكنك عرض رسوم بيانية توضح كل من زمن الاستجابة، عدد الأخطاء، استهلاك الذاكرة، وغيرها من البيانات المختلفة. ولا تنسى الاعتماد على الجداول والرسوم البيانية والتي من شأنها تسهيل فهم البيانات التقنية المعقدة.
- النتائج: في هذا القسم يتم عرض النتائج التي تم التوصل لها من خلال ما تم اتباعه من تحليل فني لتقنيات العمل. ولا تكتفِ فقط بعرض وتوثيق النتائج في هيئة أرقام وإحصائيات بدون شرح.
على سبيل المثال، بدلاً من قول "زمن الاستجابة زاد بنسبة 20%"، اشرح سبب الزيادة في تلك النسبة قٌل "زمن الاستجابة زاد بنسبة 20% بعد آخر تحديث". وذلك لتوضيح السبب في الوصول لتلك النتيجة، وأين كانت تكمن المشكلة.
- التوصيات: بناءًا على النتائج التي تم الوصول إليها بعد ما تم من تحليل فني، قدم توضيات واضحة ومٌحددة، وقابلة للتنفيذ.
على سبيل المثال، بدلاً من قول "يجب تحسين أداء التطبيق"، قٌل " نوصي بالعمل على تحسين أداء التطبيق من خلال التالي: تحسين استعلامات قاعدة البيانات، استخدام نظام تخزين مؤقت، ترقية الخادم.
- الخاتمة: وهي فقرة يتم بها تلخيص النقاط الرئيسية التي تم التوصل إليها في التقرير.
-
الكتابة بدقة ووضوح
نظرًا لأن البيانات المتعلقة بأي تقرير تقني تتسم في كثير من الأحيان بصعوبة في مصطلحاتها، وهو ما يجعل فهمها مُعقدًا خاصةً لمن هم خارج المجال. يجب أن يتسم التقرير بالدقة والوضوح في طريقة الكتابة وتوثيق ما تم من تحليل فني.
وذلك من خلال تجنب استخدام الجمل الطويلة بقدر الإمكان، واستبدالها بجمل قصيرة ومباشرة. استخدام القوائم النقطية عند شرح أي خطوات تحليل فني، وذلك لتسهيل القراءة وفهم المقصود بشكل واضح ودون أي تعقيدات.
-
جودة توثيق البيانات
الغرض من توثيق أي تقرير تقني، ليس فقط اتخاذ القرارات الاستراتيجية. ولكنه يٌعد دليلاً يمكن لأي شخص العودة إليه بعد فترة من الوقت لمعرفة ما تم تنفيذه في مرحلة ما، وغيرها الكثير من الأسباب.
- توثيق المنهجية: تأكد من توثيق شرح كامل لكيفية جمع البيانات وتحليلها بخطوات دقيقة.
- وثق الأدوات: لا تنسى تحديد أي أدوات أو تقنيات تم الاعتماد عليها.
- توثيق القرارات: في حال اتخاذ قرارًا معينًا أثناء العمل، اشرح سبب اتخاذه والنتائج المترتبة عليه.
-
المراجعة والتدقيق
بعد الانتهاء من كتابة التقرير وخطوات ما تم من تحليل فني وما إلى ذلك، لا تقٌم بإرسال التقرير بشكل فوري. ولكن قٌم أولاً بمراجعة ما تم كتابته بشكل دقيق.
- مراجعة المحتوى: تأكد من كل ما تم ذكره خاصةً في قسمي النتائج والتوصيات.
- راجع اللغة: تأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية، وسهولة اللغة المستخدمة في الكتابة.
- طلب رأي آخر: يمكنك الاستعانة بأحد زملائك في الفريق أو المدير، وذلك من أجل الإطلاع على التقرير وقرائته ومراجعته.
لماذا تعتبر التقارير التقنية مهمة؟
التقارير التقنية ليست مجرد بيانات وأرقام أو هطوات تحليل فني يتم توثيقها، ولكنها واحدة من الأدوات الهامة التي تساهم في تحسين العمل واتخاذ القرارات المختلفة.
- تعزيز اتخاذ القرارات: أي تقرير تقني يكون الغرض منه توضيح معلومات دقيقة وواضحة عن البيانات والإحصائيات المعقدة، وهو ما يُمكن المديرين وأصحاب الأعمال من اتخاذ القرارات الهامة بناءًا على أرقام ورؤى حقيقية.
- تحسين التواصل: تعمل التقارير في تحسين التواصل، وذلك من خلال تبادل ونقل المعلومات الفنية من خلال فرق العمل التقنية إلى الأقسام الأخرى. وهو ما يضمن التنسيق وتعزيز كفاءة المهام المختلفة.
- الفرص والمخاطر: من خلال ما يتم من عمليات تحليل فني وتوثيقه في التقارير التقنية، يمكن بسهولة تحديد أي مخاطر أو مشاكل من المحتمل حدوثها مستقبلاً للعمل على مواجهتها. بالإضافة لتوفير رؤى عن الفرص الجديدة للنمو.
- التوثيق والمساءلة: التقارير التقنية تُعد بمثابة سجلاً رسميًا لما تم إنجازه من مهام، والنتائج التي تم تحقيقها، والتحديات التي تم مواجهتها. بالإضافة لتسهيل عملية مراجعة الأداء والمساءلة بدقة وشفافية.
في النهاية:
إعداد تقرير فني ذو فعالية ويخدم الغرض منه يتجاوز كونه مجرد إجراء روتيني، فهو بمثابة مهارة تُعزز من قدرة الفرق والأقسام المختلفة وأصحاب الأعمال على اتخاذ قرارات أكثر دقة وفعالية. تتطلب هذه العملية توثيق المعلومات التقنية بعناية، مع التركيز على الوضوح والدقة، إضافة إلى تضمين أي تحليل فني بشكل مدروس لتحويل الأرقام والإحصائيات إلى توصيات وحلول عملية تُسهم في تحسين الأداء.
من المهم أيضًا تحديد الجمهور المستهدف من التقرير لضمان تقديمه بأسلوب مناسب وباستخدام لغة واضحة تسهل فهمه. هذا الإجراء يضمن أن تكون النتائج قابلة للاستفادة منها.
برنامج نقاط البيع
برنامج محاسبة
برنامج للارشفة
برنامج ادارة المطاعم
برنامج ادارة صالات الجيم
إضافة تعليق جديد