في ظل التطور التكنولوجي وتحول الشركات للرقمنة وتطبيقها في كافة الإدارات داخلها بدلًا من اتباع الطرق التقليدية، قد يتساءل البعض عن أهمية تطبيق التحول الرقمي على بعض الإدارات داخل الشركات ومؤسسات الأعمال، والتي منها إدارة الموارد البشرية.

وهل يمكن أن تكون البرامج السحابية أكثر فاعلية وكفاءة لتطبيقها أم من الأفضل الاعتماد على برامج الموارد البشرية التقليدية المعروفة؟

والإجابة على هذه التساؤلات يعتمد في الأساس على تحديد مدى احتياج إدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة بناءً على حجم أعمالها ومهامها داخل الشركة، ومعرفة خصائص ومزايا كل من برامج الموارد البشرية التقليدية وكذلك البرامج السحابية لاختيار الأنسب منهم.

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هي برامج الموارد البشرية التقليدية ومزاياها وما المهام التي يمكن التحكم فيها من خلالها وأبرز العيوب، وكذلك سوف نشرح لك ما هي البرامج السحابية في المقابل، وما هي مزاياها، وما الفرق بينها وبين البرامج التقليدية.

ما هي برامج الموارد البشرية التقليدية؟

برامج إدارة الموارد البشرية التقليدية هي البرامج التي تعتمد في استخدامها على التثبيت بأجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة اللوحية، ويتم إدارتها والتحكم بها من خلال خوادم مخصصة من داخل الشركة.

وتعتمد مثل هذه البرامج في إدارة الموارد البشرية داخل الشركات والمؤسسات المختلفة على الإدخال اليدوي لتسجيل مختلف البيانات، مما كان يؤثر في بعض الأحيان على صحة تلك البيانات نتيجة التسجيل الخاطئ لها.

والآن، يمكن أن نتعرف بشكل مُفصل على مزايا استخدام هذه برامج إدارة  الموارد البشرية داخل الشركة.

ما هي مزايا برامج الموارد البشرية التقليدية؟

يحتوي هذا النوع من البرامج على عدد من المزايا والحلول التي تغطي المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية، ومنها على سبيل المثال:

1. التثبيت المحلي

تعمل برامج الموارد البشرية التقليدية من خلال التثبيت على أجهزة الكمبيوتر أو الخوادم المحلية الخاصة بالشركات، مما يتيح للشركة إدارة النظام والتحكم به بشكل كامل وحفظ بيانات ومعلومات العمل داخليًا بشكل أكثر أمانًا.

2. إدارة البرامج داخليًا

تعتمد الشركات المستخدمة لبرامج الموارد البشرية التقليدية على فريق تقني من داخل الشركة للقيام بحل أي مشاكل تقنية متعلقة بتلك البرامج وصيانتها وتحديثها بشكل مستمر.

3. تخزين البيانات بالخوادم المحلية

تقوم الشركات بالاحتفاظ بكافة بياناتها بالخوادم المحلية الداخلية الخاصة بها، وهو ما يمكّنها من إدارة تلك البيانات والتحكم بأمانها بشكل كامل من خلال تلك الخوادم.

4. العمل بدون اتصال بالإنترنت

على عكس البرامج السحابية لا تحتاج برامج الموارد البشرية التقليدية للاتصال بالإنترنت من أجل العمل على البرنامج، وهو ما يميز تلك البرامج مما يتيح استمرارية العمل دون توقف لأي عطل ناتج عن انقطاع الاتصالات بالإنترنت.

ما هي المهام التي يمكن التحكم بها من خلال برامج الموارد البشرية التقليدية؟

تتيح برامج الموارد البشرية التقليدية للشركات تنفيذ عدد من المهام المتعلقة بإدارة الموارد البشرية لتنظيمها، ومن تلك المهام مايلي:

1. إدارة كافة شؤون الموظفين

فمن خلال برامج الموارد البشرية التقليدية ستتمكن من تسجيل كافة البيانات الهامة لكل الموظفين وتتبعها، كبيانات عقود العمل والإجازات والرواتب.

2. إدارة بيانات الرواتب

تساعدك برامج الموارد البشرية التقليدية على إدارة كافة بيانات الرواتب وتنظيمها، والتي منها بيانات الضرائب والاستقطاعات والتأمينات وغيرها من البيانات التي قد تختلف من شركة لأخرى.

3. إدارة الموظفين

فمن خلال البرامج التقليدية يمكنك تتبع أداء الموظفين بكافة أقسام الشركة، وتقييمهم من خلال الأدوات المتاحة لذلك بالبرنامج.

4. إدارة عملية التوظيف

تساعدك برامج الموارد البشرية التقليدية على تنظيم عملية التوظيف بدءًا من الإعلان عن الوظائف المتاحة ومتابعة السير الذاتية للمتقدمين.

5. إدارة الامتثال

تعمل تلك البرامج من خلال الالتزام والامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بقانون العمل سواء عالميًا أو محليًا حسب قانون الدولة التي تعمل بها الشركة أو المؤسسة.

ما هي عيوب برامج المواد البشرية التقليدية؟

1.   تكلفة عالية

فتلك البرامج تحتاج لتوفير خوادم محلية وبنية تحتية خاصة بها للاحتفاظ بالبيانات وأمنها، مما يؤثر على التكلفة المُخصصة لتلك البرامج، هذا بالإضافة لصعوبة القابلية للتوسع في حالة توسع ونمو عمل الشركة.

2. الصيانة المستمرة

تحتاج برامج الموارد البشرية التقليدية للقيام بصيانات دورية ومستمرة لها للتأكد من استمرار العمل بها دون مشاكل أو توقف.

3. احتمالية فقد البيانات

تعتمد قاعدة بيانات تلك البرامج على النسخ الاحتياطي الدوري للبيانات، ولكن في حالة توقف عملية النسخ لأي سبب أو حدوث أي مشكلة قد يؤدي ذلك لفقد البيانات نتيجة تعرض الخوادم لأي مشكلة أو عطل.

4. صعوبة العمل عن بعد

لا تتيح برامج الموارد البشرية التقليدية إمكانية الوصول للبيانات من أي جهاز آخر غير المثبت بها البرنامج للعمل، مما يعني صعوبة الوصول للبيانات من أي مكان وصعوبة العمل عن بعد، وهو ما يعيق تنفيذ استراتيجية العمل عن بعد التي أصبحت بعض الشركات تلجأ إليها.

ماهي البرامج السحابية؟

بعكس برامج الموارد البشرية التقليدية تمتاز البرامج السحابية بمرونة أكثر للعمل من خلالها، فالبرامج السحابية تعتمد على العمل من خلال أنظمة سحابية متصلة بالإنترنت تسمى بأنظمة (Saas- Software as a service)، ويتم إدارة تلك البرامج تقنيًا من خلال الشركات المنتجة لها.

ما هي مزايا ومميزات البرامج السحابية؟

تحتوي البرامج السحابية لإدارة الموارد البشرية على عدد من المزايا والتي تجعل العمل من خلالها أكثر مرونة وسلاسة، ومن تلك المزايا مايلي:

1. التحديثات التلقائية

لا داعي لتعيين فريق تقني لإدارة البرامج السحابية وتحديثاتها، فتلك البرامج يتم تحديثها بشكل تلقائي من خلال مزود الخدمة الخاص بها، ما يتيح للشركات العمل بأحدث الإصدارات لإدارة أكثر كفاءة لأعمالها.

2. تكامل البيانات

تضم البرامج السحابية أدوات تتيح التكامل والربط مع أي أنظمة أخرى مُستخدمة داخل الشركة، كالبرامج الحسابية وبرامج المبيعات وغيرها، مما يتيح الربط والتكامل بين تلك البيانات وتعزيز كفاءة العمل.

3. صلاحية الوصول من أي مكان والعمل عن بعد

نظرًا لاعتماد تلك البرامج في عملها على الأنظمة السحابية والاتصال بالإنترنت، فإن ذلك يتيح إمكانية الوصول لبيانات العمل المختلفة من أي مكان ومن أي جهاز بكل سهولة مع التحكم الكامل في صلاحيات الوصول لتلك البيانات.

4. أمان البيانات

توفر أنظمة البرامج السحابية أدوات مختلفة لحماية بياناتك من التعرض للفقد أو التلف أو السرقة وذلك من خلال تدعيمها بالجدران النارية وأدوات تشفير البيانات والنسخ الاحتياطي الدوري للبيانات كلها.

5. توفير أكثر من طريقة اشتراك

على عكس برامج الموارد البشرية التقليدية والتي تحتاج لدفع مبلغ من المال والذي قد يكون كبيرًا في بعض الأحيان عند شراء تلك البرامج، فإن أنظمة البرامج السحابية تمتاز بتوفير أكثر من طريقة اشتراك ودفع لتقليل التكلفة على الشركات حيث يمكنك الاشتراك بها بشكل شهري أو سنوي حسب طبيعة واحتياج عملك بالشركة.

6. إمكانية التوسع

لن تواجه أي مشكلة في حالة نمو وازدياد العمل بالشركة، فالبرامج السحابية تمتاز بقابليتها للتوسع وتوفير مزايا أكثر تناسب طبيعة نمو العمل داخل الشركات.

ما الحلول والأنظمة التي توفرها البرامج السحابية؟

من خلال استخدام البرامج السحابية ستتمكن من إدارة كافة مهام العمل بسهولة وكفاءة والتي منها على سبيل المثال:

1. إنشاء قاعدة بيانات للموظفين

تساعدك قاعدة البيانات على حفظ كافة بيانات الموظفين وتحديثها بشكل تلقائي.

2. إدارة التوظيف

بدءًا من نشر إعلانات التوظيف واستقبال السير الذاتية وتحليلها لاختيار المرشحين الأنسب وجدولة مقابلات العمل.

3. إدارة الحضور والانصراف

فبجانب إمكانية تتبع مهام سير العمل بشكل لحظي، ستتمكن من تعيين مواعيد الحضور والانصراف وإدارتها بسهولة من خلال الأدوات المخصصة لذلك بالبرامج السحابية.

4. إصدار التقارير

من خلال البرامج السحابية ستتمكن من إصدار كافة تقارير العمل والتي تحتوي على بيانات دقيقة تعتمد على الأدوات التحليلية بتلك البرامج للحصول على رؤى واضحة تساعد في اتخاذ القرارات المختلفة بكفاءة.

ما هي عيوب البرامج السحابية في إدارة الموارد البشرية؟

1. العمل من خلال الإنترنت

وهو مايعني إمكانية توقف العمل في حالة إنقطاع الانترنت، وهو ما قد يسبب تأخير في تنفيذ المهام المختلفة.

2. خصوصية البيانات

بعض الشركات قد تشعر ببعض القلق نتيجة حفظ بياناتها بخوادم خارجية خاصة إذا كانت تلك البيانات ذات أهمية قصوى.

ختامًا:

يعتمد اختيار الشركات سواء كان في حالة برامج الموارد البشرية التقليدية أو البرامج السحابية على مدى حاجة الشركات لهذا النوع من البرامج والميزانية المسموح بها وحجم العمل داخل الشركة.

لذا إذا كنت تبحث عن النظام الأفضل لإدارة مهام الموارد البشرية لديك، تأكد أولًا من دراسة احتياجك بناءً على تلك العوامل.

وخلال هذا المقال، شرحنا لك مفهوم كلًا من برامج إدارة الموارد البشرية التقليدية والبرامج السحابية، وشرحنا مزايا وعيوب كلًا منهما، وما هي الحلول والأدوات التي يتيحها كل نظام فيما يخص تحسين إدارة الموارد البشرية داخل الشركات والمؤسسات المختلفة.