تتجه الكثير من الشركات في وقتنا الحالي إلى تبني الحلول الذكية للعمل على تحسين الإدارة المتعلقة بالأصول، وذلك كي تتمكن من الحصول على بيانات دقيقة ورؤى شاملة عن حالة كافة الأصول المستخدمة وإدارتها بكفاءة وفاعلية من أجل تحسين الكفاءة التشغيلية والإنتاجية.
وتتمثل التقنيات والحلول الذكية هنا في استخدام برامج الأصول، والتي تحتوي على العديد من التقنيات الحديثة والتي تتمثل في أدوات الذكاء الاصطناعي، وإنترنت الأشياء، وغيرها من التقنيات التي تساعد الشركات في تحسين الإدارة.
ونظرًا لأهمية إدارة الأصول، باعتبارها العمود الفقري لأي شركة أو مؤسسة، نستعرض خلال هذا المقال الجديد على مدونتنا أهم 10 نصائح لتحسين إدارة الأصول باستخدام البرمجيات المتقدمة.
أهمية البرمجيات المتقدمة في إدارة الأصول
تعمل برامج الأصول وما تحتويه من تقنيات حديثة على دعم التحول الرقمي للشركات، وهو الاتجاه السائد في عالم الأعمال حاليًا لمواكبة التطور والقدرة على تعزيز المنافسة وتعزيز الكفاءة الإنتاجية.
فتلك التقنيات تعتبر أدوات حيوية تساهم في إدارة الأصول بشكل لحظي وعن بعد، وهو ما يعمل على تحسين اتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بإدارة الأصول وتحسين الإدارة بشكل فعال.
وذلك من خلال استخدام مجموعة من الأدوات التي تعمل على توفير بيانات دقيقة عن الأصول المستخدمة والتي تساهم في تعزيز الشفافية، ومن خلال تلك البيانات تتمكن الشركات من تحسين الإدارة وتحسين دورة حياة الأصول على المدى الطويل، وتقليل الفاقد، والحد من أية خسائر مالية، والتحكم في إدارة المخاطر بفاعلية.
ومن أهم الأدوار التي تقدمها برامج الأصول الاحترافية هي القدرة على تعزيز الرقابة على الأصول بكافة أنواعها، مما يساهم في تتبعها بسهولة وحمايتها من التعرض للفقد أو السرقة أو التلف.
10 نصائح لتحسين إدارة الأصول باستخدام البرمجيات المتقدمة
-
تحسين إدارة دورة حياة الأصول
الأصول باختلاف أنواعها تتضمن مراحل مختلفة لدورة الحياة الخاصة بها، والتي تبدأ من مرحلة الشراء، مرورًا بمراحل التشغيل والصيانة وحتى الوصول إلى مرحلة الاستبدال بما هو أحدث.
وتعمل برامج الأصول على تحسين إدارة دورة حياة الأصول من خلال تنظيم العمليات التشغيلية، وتحسين الكفاءة الإنتاجية بالمقابل. بالإضافة لتنظيم عمليات الصيانة الدورية وتتبعها بسهولة، وتوفير بيانات لحظية دقيقة عن حالة الأصول لاتخاذ الإجراءات اللازمة، والتي منها تحسين استراتيجيات الشراء والاستبدال وفق البيانات المتوفرة.
-
الاعتماد على التحليلات التنبؤية
تحسين الإدارة يبدأ من توافر بيانات دقيقة عن حالة الأصول المستخدمة، ومن خلال تلك البيانات يمكن للشركات تحديد الأصول الأقل إنتاجية والتي قد تسبب خسائر للشركة، ومعرفة أوجه القصور في استخدام الأصول.
ومن خلال تحديد تلك المشاكل يمكن تحديد الوقت المناسب لاستبدال الأصول، وتحسين تخصيص الموارد، وهو ما يساهم في تحسين الكفاءة الإنتاجية.
وتلك البيانات يتم الحصول عليها من خلال أدوات الذكاء الاصطناعي، والتي توفر تقارير ذات بيانات دقيقة عن حالة أداء الأصول، بالإضافة للقدرة على وضع مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لمتابعة الأداء مثل معدل الاستخدام، وتكاليف الصيانة، والقدرة الإنتاجية، والعمر الافتراضي، وغيرها من المؤشرات التي يمكن الاعتماد عليها من خلال استخدام برامج الأصول.
-
التكامل مع الأنظمة الأخرى
تكامل برامج الأصول مع الأنظمة المختلفة التي تستخدمها الشركات، على سبيل المثال، أنظمة تخطيط الموارد (ERP) أو البرامج المالية أو برامج المبيعات والتسويق.
يساهم في عدم تكرار البيانات المسجلة وضمان الحصول على بيانات محدثة بشكل لحظي، ودعم تدفق البيانات بين الأقسام المختلفة بسهولة، مما يساهم في توفير الكثير من الوقت والجهد المبذول في تنفيذ المهام المختلفة.
وهو ما يساعد في توفير رؤية شاملة عن حالة الأصول واستخدامها، وتسهيل عمليات التتبع لكافة الإجراءات المختلفة التي يتم القيام بها، بالإضافة لتحسين قرارات الاستبدال أو الشراء.
-
أتمتة عمليات الصيانة الدورية
تعاني أغلب الشركات من صعوبة في تتبع عمليات الصيانة الدورية وتنفيذها بشكل يحافظ على دورة حياة الأصول، ولكن من خلال برامج الأصول يمكن العمل على تحديد مواعيد الصيانة الدورية المتعلقة بكافة الأصول وإنشاء تنبيهات بتلك المواعيد يتم إرسالها بشكل تلقائي.
ويتم تحديث بيانات الصيانة على البرنامج وتحليلها بشكل فوري، مما يساهم في تحسين الإدارة من خلال القدرة على تقليل الأعطال المفاجئة، وتحسين العمليات الإنتاجية من خلال الالتزام بمواعيد الصيانة والمحافظة على الأصول، بالإضافة إلى تقليل النفقات المتعلقة بعمليات الصيانة الطارئة والتي قد تكلف الشركة الكثير من الأموال.
كما يمكن من خلال إدارة إنترنت الأشياء (Internet Things) المتاحة ببرامج الأصول مراقبة أداء الأصول بشكل لحظي والحصول على تنبيهات عند استشعار أي عطل أو مشاكل قد تحدث أثناء استخدام أي من الأصول.
-
تقليل الفاقد والهدر في الأصول
اتباع الطرق التقليدية في إدارة الأصول لا يتيح للشركات القدرة على تتبع استهلاك الموارد المختلفة، وهو ما يؤدي إلى زيادة التكاليف التشغيلية وتقليل الكفاءة الإنتاجية. ولكن من خلال برامج الأصول يمكن للشركات تتبع استهلاك الموارد بشكل أكثر دقة، وإعادة تخصيص الأصول الغير مستغلة بشكل جيد.
-
تعزيز أمن وحماية البيانات
تحسين الإدارة في الأصول يعتمد على قدرة الشركات في حماية بيانات الأصول الخاصة بها من التعرض للسرقة أو الفقد. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال برامج الأصول والتي تساهم في تعيين مستويات مختلفة من عوامل أمن وحماية البيانات، هذا بالإضافة للتحكم في صلاحية الوصول للبيانات المختلفة ومنع الاستخدام الغير مصرح به والذي قد يؤدي إلى التلاعب بالبيانات.
-
تحديث البيانات بشكل لحظي
الاعتماد على الطرق التقليدية في إدارة الأصول يسبب الكثير من الأخطاء البشرية، وذلك نتيجة التسجيل اليدوي لكافة البيانات المتعلقة بحالة الأصول واستخداماتها.
وهو ما كان يؤثر في المقابل على البيانات والتقارير الخاصة بالعمل، ويسبب صعوبة في تحديث البيانات. وهو ما قامت برامج الأصول بتحسينه من خلال التحديث التلقائي للبيانات المتعلقة بحالة الأصول وذلك نتيجة التكامل مع الأنظمة المختلفة.
وهو ما يؤدي إلى سهولة في الوصول لأي بيانات بشكل لحظي ويوفر معلومات دقيقة يمكن الاعتماد عليها في كافة الإجراءات والقرارات المختلفة، مما يعمل على تحسين الإدارة.
-
تحسين إدارة المخاطر
تتمثل إدارة المخاطر في معرفة الأعطال المفاجئة التي يمكن أن تحدث مستقبلًا لأي من الأصول المستخدمة أو أي من أنواع المخاطر المختلفة المتعلقة بالإنتاجية والعمليات التشغيلية، ومن ثم القدرة على وضع الخطط الاستراتيجية لمواجهة تلك المخاطر وقت حدوثها بكفاءة وفاعلية دون التأثير على العمليات التشغيلية والإنتاجية أو توقف الأعمال.
وهو ما توفره أدوات برامج الأصول من بيانات تتمكن من توقع أي مخاطر محتملة الحدوث، والمساهمة في توفير حلول تساعد على مواجهتها بكفاءة.
-
تعزيز كفاءة استخدام الموارد والطاقة
تعتمد الأصول في عملها على استهلاك أنواع مختلفة من الموارد واستهلاك الطاقة، وعدم القدرة على تحسين إدارة الموارد المستخدمة والطاقة قد يسبب خسائر مالية للشركة ويؤثر على كفاءة العمليات الإنتاجية.
ويمكن تحسين تلك العمليات من خلال برامج الأصول التي توفر أدوات تساهم في مراقبة الموارد المستخدمة والطاقة وتحليل تلك البيانات وتوفير حلول ذكية تساهم في إدارة بشكل أكثر كفاءة يساهم في تقليل الاستهلاك بشكل لا يؤثر على العمليات التشغيلية أو الإنتاجية.
-
إصدار التقارير
تحسين الإدارة يعتمد على التقارير المُفصلة عن حالة الأصول المستخدمة، وذلك لمساعدة صناع القرار في اتخاذ القرارات المهمة بكفاءة.
ومن خلال أداة إصدار التقارير في برامج الأصول، يمكن للشركات إصدار كافة التقارير المتعلقة بالأصول بأي وقت ومن أي مكان، تحتوي تلك التقارير على بيانات دقيقة تخدم مصلحة العمل بكفاءة واحترافية.
ختامًا:
تحسين الإدارة المتعلقة بحالة الأصول من خلال البرمجيات المتقدمة ليس مجرد تحسين لعمليات التشغيل فقط، بل هو استثمار طويل الأجل يعزز الكفاءة، ويقلل التكاليف، ويحسن الامتثال والجودة.
وهو ما يساعد الشركات في تحقيق أقصى استفادة من أصولها، مما يضمن استدامتها ونموها، وتعزيز التنافسية في سوق العمل.
إضافة تعليق جديد