يعتمد نجاح الشركات على عدد من العوامل، أهمها القدرة على إدارة الممتلكات والأصول وحمايتها من الضياع أو التلف، وذلك لما لهما من أهمية في تحسين الكفاءة التشغيلية والإنتاجية وتحقيق أهداف الشركات. وكي تتمكن من حماية الأصول لا يمكن الاعتماد على الطرق التقليدية والتي لا توفر حلول تساعد في التتبع الدوري للأصول وحالتها وإدارتها بكفاءة وفاعلية.
وهنا يأتي الدور الفعال لبرامج إدارة الأصول والتي توفر حلولاً شاملة تساعد الشركات على حماية الأصول من الضياع أو التلف.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نتعرف على ما هي برامج إدارة الأصول والممتلكات، وما أهمية حماية الأصول من الضياع أو التلف، كيف يمكن لبرامج إدارة الأًصول الاحترافية حماية الأصول وممتلكات الشركات بنجاح.
أهمية حماية الأصول من الضياع أو التلف
تعرض الأصول لأي من أسباب التلف أو السرقة أو الضياع قد يكون لعدة أسباب، على سبيل المثال، سوء الاستخدام أو التعرض لأي من الكوارث الطبيعية كالحرائق، وغيرها الكثير من الأسباب.
وهو ما يسبب الكثير من الخسائر المالية نتيجة تعطل الأعمال والتأثير على الإنتاجية، وهو ما قد يؤثر على القدرة التنافسية في المقابل بالإضافة إلى التأثير على مستوى رضا العملاء.
لذلك، فإن حماية الأصول ضرورة حتمية للحفاظ على ممتلكات الشركة ودعم الكفاءة التشغيلية والإنتاجية واستمرارها، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال استخدام برامج إدارة الممتلكات.
ما هي برامج إدارة الأصول؟
برامج إدارة الأصول هي أنظمة رقمية تحتوي على تقنيات وأدوات تعمل على تحسين إدارة وحماية الأصول بكفاءة وفاعلية بداية من التخطيط لمرحلة شراء الأصول بناء على احتياجات العمل نهاية بمرحلة التخلص منها. وذلك من خلال إمكانية تتبع ومراقبة الأصول بشكل لحظي، وجدولة الصيانة، وإدارة المخزون، وتحسين العمليات التشغيلية والإنتاجية، وتحسين إدارة العهد والتحكم بها.
وهو ما يساهم في تقليل المخاطر المرتبطة بفقدان أي من الأصول المستخدمة أو تعرضها لأي من عوامل التلف.
كيف تحمي برامج إدارة الأصول ممتلكاتك من الضياع أو التلف؟
-
تتبع الأصول بشكل لحظي
من خلال تقنيات برامج إدارة الممتلكات والأصول، ستتمكن من تتبع الأصول المستخدمة بشكل لحظي والتي تتمثل في التالي:
- الباركود، حيث يتم إنشاء باركود لكل الأصول المستخدمة بالشركة، يحتوي على كافة البيانات الخاصة بالأصل بدءًا من تاريخ شرائه وسجل الصيانة واسم المستخدم ومكان تواجده.
- رمز QR، ويعمل أيضًا على توفير بيانات عن حالة الأصل، ومكان استخدامه، وخط سيره عند مسح الرمز.
هذا بالإضافة للعديد من التقنيات الأخرى، والتي تعمل على حماية الممتلكات من الضياع أو التلف ومتابعتها بشكل لحظي وبأي وقت.
-
إدارة دورة حياة الأصول
حماية الأصول بفاعلية وضمان عدم تعرضها للفقد أو التلف، يأتي من خلال توفير أدوات تساعد على إدارة دورة حياة الأصول. وذلك من تاريخ شرائها، وتسجيل كافة البيانات الخاصة بها من حيث القسم المسؤول عن استخدامها، وحالتها التشغيلية، وكفاءتها الإنتاجية، وتحديد ما تم بها من صيانات وإصلاحات.
كافة تلك البيانات تساعد أصحاب القرار على تحديد متى يجب القيام بتحديث الأصول أو الاستغناء عنها واستبدالها بأخرى وما إلى ذلك. كافة تلك البيانات تساعد على عدم تعرض الأصول للتلف أو الإيقاف المفاجئ، ويساهم في إدارة الممتلكات بشكل أكثر كفاءة وفاعلية.
-
إدارة الصيانة
هناك بعض أنواع الأصول والتي قد تتعرض للتلف نتيجة إهمال الصيانة، وعدم القيام بها في مواعيدها المحددة. وهو ما يؤثر بشكل مباشر على العمليات التشغيلية والإنتاجية، ويسبب خسائر مالية للشركات. ولهذا تعمل برامج إدارة الممتلكات على تحسين إدارة عمليات الصيانة بشكل أكثر فاعلية، وذلك من خلال العمل على تنظيم مواعيد الصيانات الدورية لكافة الأصول المستخدمة، ويتم إنشاء تنبيهات بتلك المواعيد وإرسالها بشكل تلقائي للتذكير بها وعدم إهمالها أو نسيانها.
ويتم تسجيل ما تم بكل صيانة من إصلاحات، وهو ما يعمل على تسهيل تتبعها ومعرفة ما تم بها من إجراءات، ويساعد في تقليل النفقات المتعلقة بتكاليف الإصلاح وحماية الأصول من التعرض للأعطال المفاجئة والتي قد تسبب الكثير من الخسائر المالية والإنتاجية.
-
إدارة المخاطر
برامج إدارة الممتلكات توفر أدوات تساعد الشركات على حماية الأصول من خلال تقييم المخاطر التي من الممكن تعرض الأصول لها مستقبلًا، وهو ما يساهم في وضع الخطط الاستراتيجية لمواجهة تلك المخاطر بشكل أكثر كفاءة، وضمان عدم تعرضها للضياع أو السرقة أو التلف. وتتمثل إدارة مخاطر حماية الأصول في العديد من الإجراءات ومنها:
- الاعتماد على التقارير الخاصة بعمليات الصيانة، لتحديد احتمالية تعرض أي من الأصول لأي أعطال أو توقفات مفاجئة.
- فحص الأصول بشكل دوري، وتحليل بيانات تلك الفحوصات لتحديد أي مشاكل قد تواجه العمليات التشغيلية.
-
التكامل مع الأنظمة المختلفة
تكامل برامج إدارة الممتلكات مع الأنظمة المختلفة والتي منها أنظمة إدارة المخزون، وأنظمة إدارة البيانات، وغيرها من الأنظمة تساعد على حماية الأصول. وذلك من خلال توفير رؤية شاملة عن كافة جوانب إدارة الأصول، مما يعزز من عمليات حماية الأصول عن طريق إرسال تنبيهات عن الأصول في حالة تعرضها لأي نشاط غير معتاد.
-
تحسين تخزين الأصول
هناك أنواع من الأصول تحتاج إلى توفير ظروف تخزين ذات مواصفات محددة، من أجل حماية الأصول من التعرض للتلف. وهو ما تساعد فيه برامج إدارة الممتلكات من خلال توفير بيانات عن كيفية تخزين تلك الأنواع من الأصول، وإرسال تنبيهات عند أي تغيير في عوامل التخزين، للعمل على التعامل مع هذا التغيير بشكل فوري.
هذا بالإضافة لإنشاء تنبيهات أمنية من خلال تقنيات تلك البرامج لحماية الأصول بكافة أنواعها من التعرض للفقد أو السرقة.
-
تعزيز الأمان والاستخدام الغير مصرح به
تعاني بعض الشركات من عدم توافر أدوات تساعد على حماية الأصول من الاستخدام الغير مصرح به، وهو مما قد يزيد من احتمالية تعرضها للفقد أو السرقة.
على سبيل المثال، أجهزة الكمبيوتر المحمولة والتي قد تكون عرضة للسرقة بشكل كبير، ولكن من خلال تقنيات برامج إدارة الممتلكات يمكن بكل سهولة توفير طبقة إضافية من عناصر الأمان والحماية، مع إمكانية تتبع آخر استخدام للجهاز وتعقبه مما يساهم في استعادتها بشكل كبير.
-
تعزيز الشفافية
بعض الشركات الكبيرة والتي تمتلك الكثير من الأصول المختلفة، قد تجد صعوبة في تتبع استخدام الأصول. لذا تعمل برامج إدارة الممتلكات والأصول على تعزيز الشفافية من خلال توفير بيانات محدثة بشكل لحظي عن استخدام الأصول وجميع الأنشطة المتعلقة بها. وهو ما يساهم في تحسين حماية الأصول من سوء الاستخدام أو الاستخدام الغير مصرح به.
ختامًا:
حماية الأصول تحتاج إلى توفير تقنيات حديثة تضمن عدم تعرض الشركات لأي نوع من الخسائر المالية أو احتمالية توقف العملية التشغيلية والانتاجية.
وتعمل برامج إدارة الممتلكات والأصول على دعم حمايتها بسهولة وشفافية من خلال ما تحتويه من حلول وتقنيات حديثة تساعد الشركات في إدارة كافة الأصول بأنواعها المختلفة بكفاءة وفاعلية، وتحسين عمليات الصيانة الدورية لضمان عدم تعرض الأصول لأي نوع من التلف أو الأعطال.
هذا بالإضافة لتوفير بيانات تساعد في حماية الأصول من الاستخدام الغير مصرح به والذي قد يعرضها للسرقة أو الفقد. لهذا تعتبر تلك البرامج إدارة استثمارية هامة لا غنى عنها لكافة الشركات باختلاف أحجامها، لضمان استمرارية العمل وتحقيق النجاح والنمو.
إضافة تعليق جديد