تحتاج الشركات من وقت لآخر إلى اتخاذ العديد من القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالعمل من أجل التطوير المستمر وحل أي مشاكل أو معوقات قد تعرقل العمليات التشغيلية أو الإنتاجية. 

وواحدة من الإدارات المؤثرة على اتخاذ مثل هذه القرارات الاستراتيجية دخل الشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة هي إدارة العهد والأصول؛ لما تمثله تلك الإدارة من أهمية على مستوى التحكم في الالتزامات المالية والتعاقدية والقانونية بين الشركة والعديد من الأطراف الأخرى اعتمادًا على أنواع العهد والأصول المستخدمة. 

ومن أجل اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة بشأن أصول وعهد الشركات وكذلك بشأن سير العمل ككل، يجب توفير نظام إداري يوفر بيانات شاملة ودقيقة يمكن البناء عليها، وهو ما يوفره نظام إدارة الأصول والعهد الرقمي الذكي.

وهو نظام يعتمد على الأتمتة الإلكترونية ولديه القدرة على توفير رؤى شاملة عن حالة العهد والأصول وكل ما يتعلق باستخداماتهم لاتخاذ القرارات المتوافقة مع أهداف الشركة. 

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك دور نظام إدارة الأصول الرقمي في تحسين إدارة العهد والأصول، وكيف يؤثر بشكل قوي على اتخاذ القرارات الاستراتيجية داخل الشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة. 

كيف يؤثر نظام إدارة الأصول والعهد على اتخاذ القرارات الاستراتيجية؟

القرارات الاستراتيجية هي أحد معايير النجاح التي تعتمد عليها الشركات لتحقيق الكفاءة والفاعلية المطلوبة على مستوى كافة الإدارات. وتعتبر إدارة العهد والأصول هي الأكثر تأثيرًا على تلك القرارات نظرًا لاحتوائها على بيانات هامة تتعلق بعمليات التشغيل والإنتاجية والتكاليف المتعلقة بهم. 

ولكن الطرق التقليدية في إدارة كل من العهد والأصول لم تكن ذو تأثير قوي في هذا الدور؛ بسبب صعوبة الحصول على بيانات دقيقة، وصعوبة تتبع دورة حياة الأصول، وهو ما دفع كثير من الشركات الآن للاعتماد على نظام إدارة الأصول الرقمي الذكي لما له من دور حيوي في التأثير على تلك القرارات، وذلك نظرًا للعديد من العوامل ومنها الآتي:

1. تعزيز الشفافية

يعمل نظام إدارة الأصول على تعزيز شفافية البيانات المقدمة للشركات المتعلقة بمستندات إدارة العهد، وهو ما يساعد الشركات على اتخاذ القرارات بشأنها سواء باستمرار العمل من خلالها إذا ما كانت تحقق العائد من الاستثمار المطلوب منها، أم يجب العمل على تطويرها أو استبدالها. وهو ما يمكن تنفيذه بناءً على البيانات المستلمة.

2. إدارة المخاطر بفاعلية

إدارة المخاطر المُحتملة هي عنصر النجاح في الشركات، وفي حالة إدارة العهد إذا لم تتمكن الشركات من تحديد المخاطر المحتملة التي من الممكن مواجهتها في المستقبل واتخاذ القرارات الاستراتيجية للتخطيط لها ومواجهتها، سيؤثر ذلك بشكل كبير على الأداء التشغيلي والإنتاجي لها. 

ولكن من خلال أدوات التحليل المتقدمة التي يوفرها نظام إدارة الأصول والعهد يمكن للشركات الحصول على رؤى شاملة عن أي مخاطر مستقبلية تخص إدارة العهد من الممكن مواجهتها. منها مخاطر العهود المالية الخاصة بالتعاقدات، أو المخاطر التشغيلية وغيرها. 

ومن خلال تلك الرؤى يمكن لصناع القرار بالشركات البدء بوضع الخطط الاستراتيجية المتناسبة مع تلك المخاطر لمواجهتها بكفاءة، كما يمكن لتلك الأنظمة المساهمة في وضع تلك الخطط لمساعدة الشركات في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الأكثر دقة.

3. تعزيز الكفاءة التشغيلية

يعمل نظام إدارة الأصول من خلال الأتمتة الإلكترونية والتي تساعد بدورها على تقليل الحاجة إلى التدخل اليدوي من خلال أتمتة تنفيذ المهام الروتينية والحد من حدوث الأخطاء البشرية والذي يؤثر بدوره على الكفاءة التشغيلية. 

ومن خلال تحسين الكفاءة التشغيلية وتوفير الكثير من الوقت والجهد المبذولين في المهام الروتينية والاتجاه لتنفيذ المهام الأكثر أهمية، يمكن للشركات اتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بعملية تخصيص الموارد المتعلقة بعملية التشغيل بشكل أكثر فاعلية.

4. إدارة التكاليف

يعمل نظام إدارة الأصول على تحسين تخصيص الميزانية وذلك من خلال إدارة التكاليف بكفاءة وفاعلية، وهو ما يساعد على اتخاذ القرارات الاستراتيجية التي تعمل على تقليل التكاليف، وذلك من خلال التخطيط الجيد لتجنب الإنفاق على العهد والأصول بدون تخطيط، بالإضافة إلى تجنب شراء أي معدات أو أجهزة قد تكون زائدة عن حاجة الشركة، مع العمل على تقليل التكاليف المتعلقة بعمليات الصيانة الطارئة.

5. تعزيز العمل فيما بين الإدارات

يعتمد نظام إدارة الأصول في عمله على الأتمتة الإلكترونية وتدفق البيانات بين مختلف الإدارات بسلاسة ومرونة، وهو ما يساعد في توحيد بيانات الأصول داخل كل الإدارات والأقسام، وهو ما يسهل على الشركة اتخاذ القرارات الاستراتيجية التي تهدف إلى تحقيق أهداف الشركة.

6. دعم قرارات التوسع والنمو

يحتاج صناع القرارات داخل الشركات عند اتخاذ القرارات الاستراتيجية المسؤولة عن دعم عمليات التوسع والنمو ودخول أسواق جديدة إلى الحصول على رؤى شاملة عن الموارد الحالية للشركة للتأكد من مدى توافقها مع تلك القرارات والأهداف. وهو ما يوفره بالفعل نظام إدارة الأصول والعهد الرقمي من خلال تقديم تقارير تقييمية عن مدى جاهزية الأصول المستخدمة في دعم عملية التوسع والنمو. ومن خلال هذا التقييم يمكن للشركات تحديد الأصول التي يمكن الاعتماد عليها والأخرى التي قد تكون بحاجة إلى تحديث أو تغيير.

7. تحسين عمليات الاستدامة البيئية

في عصرنا الحالي تتجه الكثير من الشركات إلى تقليل الأثر البيئي لأعمالها والتحسين من عمليات الاستدامة، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاعتماد على نظام إدارة الأصول من خلال العمل على تعزيز إدارة دورة حياة الأصول من أجل تقليل الهدر، والعمل على تتبع كفاءة الأصول من أجل تقليل استهلاك الطاقة، بالإضافة إلى المساهمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المسؤولة عن إعادة التدوير لبعض المنتجات.

8. دعم التحول الرقمي

يعمل نظام إدارة الأصول من خلال عدد من الأدوات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي والتي تساعد الشركات في تطبيق تقنيات التحول الرقمي، والتي تعمل بدورها على توفير بيانات أكثر دقة تساعد الشركات في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بإدارة دورة حياة الأصول، وإدارة الصيانات، وإدارة العمليات التشغيلية بكفاءة وفاعلية أكثر مما كانت عليه من قبل. 

ومن تلك الأدوات على سبيل المثال، إنترنت الأشياء (IOT)، والذي يعمل على توفير بيانات لحظية عن حالة الأصول التشغيلية، وهو ما يساهم في سرعة اتخاذ القرارات بناءً على بيانات دقيقة وشاملة.

9. دعم عمليات الشراء وقرارات الاستثمار

القرارات الاستراتيجية المتعلقة بعمليات الشراء داخل الشركات خاصة المتعلقة بالأصول والعهد تحتاج إلى بيانات شاملة ودقيقة عن حالة الأصول المستخدمة في الوقت الحالي داخل الشركات، وهو ما يوفره نظام إدارة الأصول لمساعدة الشركات في تحسين عمليات الاستثمار من الأصول الحالية سواء بتحسين استخدامها أو استبدالها. 

هذا من خلال توفير بيانات تساعد الشركات في تحديد الوقت الأمثل من أجل استبدال الأصول المستخدمة بأخرى جديدة أو الإبقاء عليها، وتوفير تقارير عن تكلفة الصيانات مقابل تكلفة الشراء، هذا بالإضافة إلى الحد من الإنفاق على الأصول ذات الأداء الأقل إنتاجًا. 

كل تلك البيانات تضمن للشركات تحقيق العائد من الاستثمار المطلوب من خلال استخدام الأصول والعهد المختلفة.

ختامًا:

نظام إدارة الأصول لا يعتبر مجرد نظام إداري فقط لتحسين إدارة العهد والأصول، بل هو أداة استراتيجية هامة لا غنى عنها في وقتنا الحالي لكافة الشركات باختلاف حجم العمل بها. وذلك بسبب قدرته على دعم القرارات الاستراتيجية المختلفة والتي تساعد الشركات في تحسين كفاءة وفاعلية العمليات التشغيلية، وتقليل التكاليف المالية، وتحسين دورة حياة الأصول، وتتبع حالة العهد المستخدمة.

هذا بالإضافة لما يوفره نظام إدارة الأصول من تقنيات تدعم عملية التحول الرقمي داخل الشركات، وهو ما يساعد الشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة على تحقيق التوسع والنمو وتحقيق الأهداف طويلة المدى.