هل برامج إدارة الأصول والعهد مناسبة للشركات الصغيرة؟ سؤال يطرحه العديد من رواد الأعمال في بداية إنشاء أعمالهم التجارية، إذ يتسائلون عن أهمية إدارة الأصول وامتلاك التقنيات الحديثة المتمثلة في برامج الأصول للحصول على إدارة أكثر كفاءة وفاعلية.
وفي ظل نقص بعض الخبرات والعقبات التي قد يواجهها أصحاب الشركات الصغيرة في البداية، يعد امتلاك التقنيات الحديثة المعتمدة على التكنولوجيا واحدة من الأدوات الأساسية التي يجب الاعتماد عليها لتحسين إدارة كافة المهام داخل الشركة وتتبعها بسهولة.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك أهمية الاعتماد على برامج الأصول الرقمية داخل الشركات الصغيرة في تحسين إدارة الأصول وتتبع العهد، وكيف يمكنك اختيار برنامج إدارة الأصول المناسب لعملك والذي يلبي احتياجاتك بنجاح.
ما أهمية برامج الأصول داخل الشركات الصغيرة؟
يظن العديد من أصحاب الشركات الصغيرة ورواد الأعمال أن امتلاك برامج الأًصول أمر غير ضروري في بداية إنشاء الشركات. وهو اعتقاد خاطئ تمامًا، إذ توفر برامج الأًصول وتتبع العهد الرقمية الاحترافية الكثير من الفوائد التي يمكن استخدامها للحصول على أداء أكثر كفاءة وفاعلية في مختلف المهام الإدارية. وفيما يلي أبرز الفوائد التي يحققها الاعتماد على برامج إدارة الأصول داخل الشركات الصغيرة:
-
تحسين كفاءة إدارة الأصول
توفر برامج الأصول بيانات دقيقة عن الحالة التشغيلية للأصول المستخدمة داخل الشركة، وتنظيم تسجيل تلك البيانات وتحديثها بشكل تلقائي. وذلك من خلال توفير قاعدة بيانات مركزية تساعد على الوصول لتلك البيانات بسهولة وبأي وقت.
وهو بدوره ما يساهم في توفير الكثير من الوقت والجهد في تتبع الأصول بالطرق التقليدية، هذا بالإضافة للحد من الأخطاء البشرية الناتجة عن إدارة المستندات يدويًا، وضمان عدم تعرضها للفقد أو التلف.
وهو ما يضر بمصلحة العمل ويؤثر عليها بشكل سلبي.
-
التحكم في التكاليف التشغيلية
تحتاج الشركات الصغيرة في التخطيط للتكاليف التشغيلية بدءاً من اليوم الأول للعمل، والعمل على تقليلها بما لا يتعارض مع جودة العمل المقدم للعملاء.
وهو ما يمكن التحكم فيه بسهولة واحترافية بالاعتماد على برامج الأصول بدلًا من الاعتماد على الطرق التقليدية والتي قد تؤثر بشكل سلبي خاصة في ظل عدم وجود الخبرة الكافية في إدارة الأصول. فمن خلال برامج الأصول يمكنك العمل على تقليل التكاليف عبر الآتي:
- تتبع حالة الأصول بشكل دوري، وجدولة مواعيد الصيانة الدورية ومراجعتها. وهو ما يعمل على تقليل حدوث الأعطال المفاجئة والتي قد تؤثر على سير العمل.
- الحفاظ على دورة حياة الأصول لأطول فترة ممكنة.
- تقليل فقدان الأصول أو استخدامها بشكل سلبي مما يؤثر على الأداء التشغيلي الخاص بها.
-
تعزيز اتخاذ القرارات
اتخاذ القرارات يحتاج إلى توافر بيانات دقيقة عن حالة الأصول، من حيث قيمتها الحالية، وأدائها التشغيلي، وعمرها الافتراضي. وتساعد هذه البيانات أصحاب الشركات الصغيرة على اتخاذ القرارات المختلفة الخاصة بالأصول المستخدمة، سواء استبدالها أو تحسين كفائتها، وغيرها من القرارات التي تساهم في تحقيق أهداف العمل.
-
الامتثال للوائح والقوانين
بعض الصناعات يجب أن تتبع مجموعة من اللوائح والقوانين المتعلقة بإدارة الأصول وذلك كي لا تتعرض إلى الغرامات أو العقوبات نتيجة عدم الامتثال لها.
وفي حالة الشركات الصغيرة قد لا يكونوا على علم كافي بتلك اللوائح أو كيفية الامتثال لها. وهو ما تساعد برامج الأصول على تحقيقه من خلال العمل على الالتزام بتلك المتطلبات بسهولة، وتوفير بيانات تساعد في تتبع معايير الالتزام والتأكد من تطبيقها بشكل صحيح.
-
تعزيز القدرة على التوسع
يطمح أصحاب الشركات الصغيرة إلى التوسع مستقبلًا وتحقيق أهدافهم طويلة المدى، وكي يتمكنوا من تحقيق تلك الأهداف يجب أن تتوافر لديهم بيانات ورؤى شاملة ودقيقة عن حالة الأصول التشغيلية وكيف يمكن استخدامها بما يتفق مع تحقيق تلك الأهداف.
والقيام بذلك من خلال الطرق التقليدية قد يتسبب في بعض التعقيدات، نتيجة صعوبة إدارة البيانات يدويًا. ولكن برامج الأصول توفر نظامًا قابلًا للتوسع على المدى الطويل وتحقيق أهداف الشركة في التطوير والنمو.
-
تعزيز الأمان والخصوصية
بيانات الشركات هي المحرك الرئيسي لكافة المهام، لذا يجب العمل على توفير أقصى درجات الأمان والحماية لها. وفي حالة الشركات الصغيرة قد لا ينتبه أصحاب الشركات إلى ذلك الأمر، أو يغيب عنهم كيفية تنظيمها وتخزينها بما يضمن سلامتها.
لذا توفر برامج الأصول إجراءات حماية وأمان لمختلف بيانات العمل داخل الشركات لحمايتها من التعرض للفقد أو السرقة أو التلف، مع توفير خاصية صلاحية الوصول للمسؤولين عنها فقط.
-
إدارة المخاطر
قد تواجه الشركات الصغيرة الكثير من التحديات والمخاطر سواء على مستوى العمليات التشغيلية أو الإنتاجية أو المنافسة في سوق العمل. وما يفرق شركة عن أخرى في هذه الحالة هي قدرتها على مواجهة وإدارة تلك التحديات والمخاطر من خلال التنبؤ بها ووضع الخطط الاستراتيجية لها.
وهو ما تعمل على تحقيقه برامج الأصول الرقمية المتقدمة، من خلال توفير رؤى مستقبلية عن المخاطر والتحديات المتعلقة بإدارة الأصول، كما يمكنها تقديم حلول عن كيفية مواجهتها والاستعداد لها.
وهو ما يساعد أصحاب الشركات في وضع الخطط الاستراتيجية الناجحة بناءً على البيانات الدقيقة المتوفرة من خلال تلك البرامج.
ما هي عوامل اختيار برنامج الأصول المناسب للشركات الصغيرة؟
قد يواجه أصحاب الشركات الصغيرة عدد من التحديات الخاصة باختيار أفضل برنامج إدارة أصول للشركات الصغيرة؛ ولذلك يجب الاعتماد على عدد من المعايير لاختيار البرنامج المناسب.
وفيما يلي مجموعة من أهم وأبرز تلك المعايير:
-
التكلفة المالية
يجب تحديد الميزانية الخاصة بالشركة في المقام الأول قبل اختيار البرنامج، ومن ثم البحث عن البرامج المتاحة في حدود تلك الميزانية، ومن ثم دراسة المزايا الخاصة بها.
-
تحديد حجم الأصول المستخدمة
الشركات الصغيرة في كثير من الأحيان لا تمتلك الكثير من الأصول، لذا قد لا تكون بحاجة إلى الاتجاه لامتلاك أحد برامج الأصول المتخصصة، ويمكن الاتجاه للاعتماد على البرامج ذات الأدوات البسيطة التي تساعد على تسهيل مهام إدارة الأصول.
ومن ثم يمكن الاعتماد على البرامج الأكثر تخصيصًا عند الحاجة إليها وازدياد حجم العمل والأصول المستخدمة.
-
تحديد احتياجات الشركة
قبل البحث عن برامج الأصول المتاحة، يجب أولًا تحديد احتياجات العمل. فعلى سبيل المثال، هل الغرض منها تتبع الأصول، أم جدولة مواعيد الصيانة، أم الحصول على رؤى وبيانات شاملة ودقيقة، وغيرها من الاحتياجات الأخرى.
وتساعد تحديد تلك العناصر على الاستثمار في البرنامج المتوافق مع تلك الاحتياجات.
-
القابلية للتوسع
تخطط الشركات الصغيرة للتوسع في المستقبل، لذا يجب اختيار برنامج الأصول القابل للتكيف على توسع الأعمال وزيادة عدد الأصول وزيادة عدد المستخدمين. وذلك من أجل الحصول على أفضل تجربة استخدام.
-
الدعم الفني
التأكد من توافر خدمة الدعم الفني وخدمة ما بعد البيع من قبل الشركة المسؤولة عن برامج الأصول أمر في غاية الأهمية؛ وذلك من أجل ضمان حل أي مشكلة قد تواجهك أثناء العمل، وتجنب تعطيل العمليات التشغيلية داخل الشركة.
ختامًا:
استثمار الشركات الصغيرة في برامج إدارة الأصول هو واحد من أدوات الاستثمار الهامة التي يجب الاعتماد عليها، لما يمكن أن يُحدثه ذلك من فارق كبير في تعزيز كفاءة وفاعلية إدارة الأصول، وتحسين العمليات التشغيلية بشكل كبير.
ويساعد هذا بدوره في وضع الأهداف الاستراتيجية طويلة المدى التي تساعد على نمو الشركات وتوسع أعمالها.
ولكن يجب أولًا التخطيط الجيد لاختيار البرنامج المناسب، وذلك من خلال تحليل احتياجات الشركة، وتحديد الميزانية الخاصة بها، بالإضافة لمعايير الاختيار الأخرى، والتي قد تختلف من شركة لأخرى.
إضافة تعليق جديد