الفواتير ليست أكثر المهام إثارة في الأعمال التجارية ولكنها ضرورية لنجاحها. إذا قمت بتبسيط عمليات الفواتير الخاصة بك ، فيمكن لشركتك تلقي المدفوعات في الوقت المحدد وتتبع المدفوعات. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تكون الفواتير مرهقة للغاية بسبب الوقت المستغرق في إعداد الفواتير وإنشائها.
يعد تنسيق عملية الفوترة المبسطة والفعالة تحديًا كبيرًا لكل من الشركات الناشئة والقائمة. ولكن مع حل برنامج الفوترة الشامل ، يمكنك الوصول إلى مجموعة متنوعة من الأدوات والاختصارات المفيدة التي تقوي التدفق النقدي وتقليل أخطاء الفواتير ، وتوفر وقتًا ثمينًا لأنشطة الأعمال الأخرى.
في هذا المنشور ، سنستكشف سبب أهمية اختيارك لبرنامج الفوترة ، والقدرات التي يجب أن تحددها حسب الأولوية ، وأفضل الحلول في السوق.
ما هو برنامج الفواتير؟
يشير برنامج الفوترة إلى منصة برمجية تمنح أصحاب الأعمال المتوسطة والصغيرة القدرة على تتبع المنتجات والخدمات القابلة للفوترة. غالبًا ما يتم تجميعها مع برامج أخرى ، مثل برامج المحاسبة ، ولكن يمكن أيضًا تقديمها كخدمة قائمة بذاتها.
يقوم برنامج الفوترة بأتمتة العديد من مهام سير العمل المتكررة المرتبطة بعملية الفوترة لتقليل المهام اليدوية ، مما يتيح زيادة الإنتاجية. ستقدم معظم البرامج مجموعة من الوظائف اعتمادًا على هيكل التسعير ، بما في ذلك:
- ساعات عمل تعقب الوقت للموظفين لأغراض الفواتير
- الفواتير عبر الإنترنت (إنشاء / إرسال القوالب)
- تعيين تذكير الدفع المخصص والجداول الزمنية
- تتبع الوقت لمشاريع العميل
- معالجة الدفع عبر الإنترنت
- التحليلات والتقارير مثل التدفق النقدي والدفعات المتأخرة والنفقات
فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في اختيار، أفضل برنامج فواتير الكترونية لتجارتك؟
1. تعرف على احتياجات عملك
أولاً ، يجب عليك إدراج متطلبات عملك عند اختيار برنامج الفوترة. تأكد من مراجعة إطار عملك الحالي وخيارات الدفع. ضع في اعتبارك نوع الموظفين الذين سيستخدمون البرنامج وأنظمة التحكم المحتملة التي ستحتاج إليها.
هل تحتاج إلى برنامج فوترة مع ميزات إدارة المشاريع؟ هل تحاسب حسب ساعات الدفع؟ هل تحتاج إلى الوصول إلى طرق دفع متعددة؟ هل تتعامل بعملات متعددة؟ يمكن أن تساعدك هذه الأسئلة في تحديد ما الذي تبحث عنه في حل الفواتير.
2. تحديد متطلبات تكامل البرامج الخاصة بك
حدد متطلبات التكامل الخاصة بك بمجرد تحديد احتياجات الفواتير الخاصة بشركتك. قد تستخدم شركتك أنظمة منفصلة متعددة للفواتير وكشوف المرتبات والفواتير والمحاسبة.
من الناحية المثالية ، يجب أن تكون هذه الأنظمة قادرة على التواصل مع بعضها البعض وتقديم جميع المعلومات التي تحتاجها. من الأفضل البحث عن أداة فواتير تتكامل مع حل المحاسبة الحالي لديك لتسهيل إمساك الدفاتر.
3. فكر في ميزانيتك
إذا كنت تريد أفضل برنامج تحرير فواتير في العالم ، فيجب أن يكون لديك ميزانية لذلك. ومع ذلك ، لا فائدة من الحصول على الحل الأكثر تعقيدًا إذا لم تكن تستخدم جميع الميزات المضمنة في الحل. ومع ذلك ، يجب على أصحاب الأعمال تخصيص المبلغ الذي يرغبون في إنفاقه على برنامج الفواتير.
يجب أن تبحث عن التكاليف التي يتعين عليك دفعها مقدمًا وتكلفة التحديثات وأي تكاليف أخرى متعلقة بالبرنامج. يوفر حل برنامج الفوترة الجيد عائد استثمار سريعًا ولكنه قد يتطلب منك دفع الكثير مقدمًا. يجب عليك اختيار حل يتسم بالشفافية بشأن الرسوم من البداية.
إضافة تعليق جديد