ما هو برنامج فواتير الكترونية؟

 
يشير برنامج فواتير الكترونية إلى منصة برمجية تمنح أصحاب الأعمال المتوسطة والصغيرة، القدرة على تتبع المنتجات والخدمات القابلة للفوترة، وغالبًا ما يتم تجميعها مع برامج أخرى، مثل برامج المحاسبة، ولكن يمكن أيضًا تقديمها كخدمة قائمة بذاتها.
 
يقوم أفضل برنامج فواتير الكترونية بأتمتة العديد من مهام سير العمل المتكررة المرتبطة بعملية الفوترة لتقليل المهام اليدوية، مما يتيح زيادة الإنتاجية، ستقدم معظم البرامج مجموعة من الوظائف اعتمادًا على هيكل التسعير، بما في ذلك:
 

• ساعات عمل تعقب الوقت للموظفين لأغراض الفواتير
• الفواتير عبر الإنترنت (إنشاء / إرسال القوالب)
• تعيين تذكير الدفع المخصص والجداول الزمنية
• تتبع الوقت لمشاريع العميل
• معالجة الدفع عبر الإنترنت
• التحليلات والتقارير مثل التدفق النقدي والدفعات المتأخرة والنفقات

فوائد و مزايا برنامج فواتير الكترونية

تفضل معظم الشركات استخدام برنامج فواتير الكترونية طواعية، وذلك بسبب المزايا العديدة التي يقدمها، وفيما يلي أدناه بعض هذه المزايا:

1. زيادة الكفاءة وسرعة الدفع
‍

نظرًا لأن الفواتير الإلكترونية يتم إرسالها واستلامها بتنسيق بيانات منظم، فيمكن أتمتة معالجتها، وهذا يعني عدم وجود إدخال يدوي للبيانات من فرق الحسابات، مما يؤدي إلى تحسين رأس المال العامل ويسمح لأعضاء الفريق بالتركيز على المزيد من الوقت على المهام الاستراتيجية والمالية.

علاوة على ذلك، تعمل المعالجة التلقائية من خلال برنامج فواتير الكترونية على تقليل وقت التوزيع، مما قد يؤدي إلى مدفوعات أسرع، حيث تصل الفواتير الإلكترونية في ثوانٍ والمعالجة التلقائية فورية، مما يسرع بشكل عام وقت تحويل الفاتورة إلى نقد.

2. تعزيز العلاقات مع الموردين والعملاء

يعد التواصل  الفعال عنصرًا أساسيًا لنجاح التعاملات التجارية بين الشركات، ويمكن أن يساعد برنامج فواتير الكترونية في تعزيز هذه العلاقات من خلال توفير نهج فوترة سلس وفعال.

تتيح الفواتير الإلكترونية للشركات إرسال الفواتير عبر الإنترنت، مما يلغي الحاجة إلى التعامل اليدوي وإرسال الفواتير الورقية، ويمكن أن يؤدي هذا إلى تسليم الفواتير ومعالجتها بشكل أسرع، مما يقلل من التأخير في الدفع ويعزز العلاقات مع الموردين.

3. انخفاض مخاطر الأخطاء

نظرًا لأن الفواتير الإلكترونية تحتوي على كافة المعلومات في مكان ثابت في المستند، فيمكن قراءتها تلقائيًا بالكامل بواسطة برنامج الاستلام الخاص بعملائك، ومن خلال معالجة الفواتير إلكترونيًا، يمكنك أيضًا تقليل مخاطر الأخطاء البشرية، حيث يتم إعداد الفواتير الإلكترونية بلغة الأعمال العالمية (UBL)، و تتيح لك هذه اللغة الحاسوبية إرسال بيانات الفاتورة من حزمة المحاسبة الخاصة بك إلى حزمة المحاسبة الخاصة بعملائك (والمحاسب) للمعالجة.

يضمن هذا أن العملاء يتلقون دائمًا تفاصيل الدفع الصحيحة (أرقام الحساب والمبالغ)، وأن البيانات تتطابق مع تلك الموجودة في طلبات الشراء ومذكرات التسليم وما إلى ذلك.

4. الأمان

الفواتير الإلكترونية مشفرة ويمكن إرسالها عبر قنوات التوزيع مثل، مما يضيف طبقة إضافية من الأمان تساعد في إزالة خطر التنصت أو الاحتيال، كما يساعد أرشفة الفواتير الإلكترونية أيضًا في عملية الأمان، ولقد ولت منذ فترة طويلة أيام خزائن الملفات والفواتير المحفوظة على خوادم الشركة أو حتى أجهزة الكمبيوتر المكتبية غير الآمنة، تتمتع الشركات براحة بال أكبر مع الأمان الإضافي الذي يأتي مع برنامج فواتير الكترونية.

5. تحسين التحكم والامتثال

كما أن استخدام الفواتير الإلكترونية يسهل الامتثال للأنظمة القانونية والضوابط الداخلية، فالفواتير الإلكترونية أكثر مقاومة للتلاعب من المستندات الورقية وتوفر إمكانية تدقيق أفضل، وتخزن العديد من الأنظمة جميع التغييرات والإجراءات المتعلقة بالفاتورة، مما يسهل التحقق والتتبع، وبالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تكون الفواتير الإلكترونية محمية بشكل أفضل من الضياع أو التلف مقارنة بالمستندات الورقية.

كيفية اختيار أفضل برنامج فواتير الكترونية لتجارتك

 
أشرنا في المقدمة، أن تبسيط عملية الفوترة، يحتاج إلى اختيار أفضل برنامج فواتير الكترونية للقيام بذلك، وفيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في اختيار هذا البرنامج:
 

1. تعرف على احتياجات عملك

 
أولاً، يجب عليك إدراج متطلبات عملك عند اختيار برنامج فواتير الكترونية، حيث يجب أن تتأكد من مراجعة إطار عملك الحالي وخيارات الدفع، وأن تضع في اعتبارك نوع الموظفين الذين سيستخدمون برنامج فواتير الكترونية وأنظمة التحكم المحتملة التي ستحتاج إليها.
 
هل تحتاج إلى برنامج فوترة مع ميزات إدارة المشاريع؟ هل تحاسب حسب ساعات الدفع؟ هل تحتاج إلى الوصول إلى طرق دفع متعددة؟ هل تتعامل بعملات متعددة؟ يمكن أن تساعدك هذه الأسئلة في تحديد ما الذي تبحث عند اختيار أفضل برنامج فواتير الكترونية.
 

2. تحديد متطلبات تكامل البرامج الخاصة بك

 
حدد  متطلبات التكامل الخاصة بك  بمجرد تحديد احتياجات الفواتير الخاصة بشركتك، فقد تستخدم شركتك أنظمة منفصلة متعددة للفواتير وكشوف المرتبات والفواتير والمحاسبة، ومن الناحية المثالية، يجب أن يكون أفضل برنامج فواتير الكترونية قادر على التواصل مع باقي الأنظمة وتقديم جميع المعلومات التي تحتاجها، ومن الأفضل البحث عن برنامج فواتير الكترونية يتكامل مع حل المحاسبة الحالي لديك لتسهيل إمساك الدفاتر.

 
3. فكر في ميزانيتك

 
إذا كنت تريد أفضل برنامج فواتير الكترونية في العالم، فيجب أن يكون لديك ميزانية مهمة لذلك، وتخصيص المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على برنامج الفواتير،  بحيث يجب أن تبحث عن التكاليف التي يتعين عليك دفعها مقدمًا وتكلفة التحديثات وأي تكاليف أخرى متعلقة بالبرنامج، يوفر حل برنامج فواتير الكترونية الجيد عائد استثمار سريع، ولكنه قد يتطلب منك دفع الكثير مقدمًا، يجب عليك اختيار حل يتسم بالشفافية بشأن الرسوم من البداية.

 
4. سهولة الاستعمال

 
تريد أن يكون أفضل برنامج فواتير الكترونية  سهل الاستخدام، ولا ينبغي أن يتطلب تدريبًا مكثفًا للاستخدام لأن ذلك يستغرق وقتًا طويلاً، يجب عليك اختيار برنامج فواتير الكترونية الذي يمكن أن يمكّنك من إنشاء فواتير احترافية في غضون ثوانٍ، فالهدف من وجود برنامج مخصص للفواتير هو تسهيل إنشاء الفواتير، ويجب أن تجرب البرنامج مع الشخص المسؤول عن الفواتير  لمعرفة مدى سهولة استخدامه ثم من تم تتخذ القرار.

استنتاج:

تكتسب الشركات التي تقرر اعتماد أفضل برنامج فواتير الكترونية في مرحلة مبكرة ميزة تنافسية، وذلك من خلال استخدام التقنيات الحديثة والتكيف مع العمليات التجارية الرقمية، مما يتيح لها ضمان بقائها قادرة على المنافسة في عالم رقمي متزايد، فقط عليها اختيار برنامج فواتير الكترونية مناسب يتمتع بميزات تنافسية رائعة، وقد أشرنا لبعضها فيما ذكرناه أعلاه.

مواضيع أخرى قد تهمك:

خدمات علم البيانات

تصميم مواقع الشركات

الصادر والوارد 

مراجع:

3.<<الفوترة الإلكترونية>>، Wikipedia

2.<<الدفع الإلكتروني للفواتير والعرض التقديمي (EBPP)>>، investopedia