تحتاج العيادات إلى توافر مخزونها من الأدوية المختلفة والمواد الطبية والأجهزة بشكل دوري ومستمر، وتواجه العيادات ودور الرعاية الصحية المختلفة تحديات كبيرى في إدارة المخزون الخاص بها نتيجة غياب العملية التنظيمية، والتي تسبب صعوبة في تنفيذ عمليات الجرد الدوري للتأكد من كميات المخزون ومتابعة تواريخ الصلاحية للأدوية المستخدمة.
ويرجع ذلك إلى اتباع الطرق اليدوية في تسجيل بيانات المخزون، وعدم الاهتمام بمتابعته بشكل دوري ومستمر، وإهمال عمليات الجرد. ومن هنا بدأت الكثير من العيادات ودور الرعاية الصحية في تطبيق التحول الرقمي باستخدام برامج العيادات الرقمية الذكية لتحسين كفاءة العمليات الإدارية المختلفة والتي منها إدارة المخزون.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نستعرض أهمية إدارة المخزون من المواد الطبية الخاصة بالعيادات ودور الرعاية الصحية المختلفة، وكيف يمكن تطبيق التقنيات والحلول الذكية لإدارة المخزون بفاعلية وكفاءة أكبر باستخدام برامج العيادات الاحترافية الرقمية.
أهمية إدارة المخزون الطبي
إدارة المخزون الطبي في العيادات هي عملية تسهم بشكل حيوي ومهم في توفير المستلزمات الطبية المختلفة بشكل مستمر؛ لضمان استدامة سير العمل داخل العيادة ودور الرعاية الصحية المختلفة، وتحسين الخدمات العلاجية المقدمة للمرضى. وتعتمد هذه العملية على عدد من العوامل الهامة ومنها الآتي:
- التخطيط لاحتياجات العيادة من المستلزمات الطبية المختلفة سواء كانت أدوية أو أجهزة أو المستلزمات الخاصة بالإسعافات وما إلى ذلك.
- توفير مكان خاص بالتخزين بما يتوافق مع الطرق الواجب اتباعها لتخزين المستلزمات الطبية بشكل صحي لضمان سلامتها.
- العمل على تتبع حركة المخزون بشكل دوري وتنفيذ عمليات الجرد والتأكد من تسجيل كافة بيانات الصرف والاستلام، وبيانات المواد المخزنة.
- توافر أدوات تساهم في تحليل بيانات حركة المخزون للتعرف على المستلزمات الأكثر والأقل استهلاكًا، واتخاذ القرارات المناسبة لإدارة المخزون بشكل فعال.
وتعتبر عملية إدارة المخزون ذات أهمية كبرى للعيادات باختلاف حجم العمل الخاص بها، وذلك للعديد من الأسباب، والتي منها ما يلي:
- ضمان استمرارية العمل واستدامته، وذلك من خلال توافر المستلزمات الطبية بشكل دائم لاستخدامها عند الحاجة إليها.
- تقليل الهدر، وذلك من خلال تتبع بيانات المواد الطبية المُخزنة للتأكد من استمرارية تاريخ الصلاحية الخاص بها. إذ أن المواد منتهية الصلاحية يتم التخلص منها بشكل فوري بدون استخدامها وهو ما يعد هدر لها.
- الاهتمام بسلامة المرضى وتحسين الخدمات المقدمة لهم، وذلك من خلال استمرارية العمل والاهتمام بصحة وسلامة المواد الطبية المستخدمة.
- تقليل التكاليف المالية، وهو ما يمكن تنفيذه في إدارة المخزون بشكل فعال وتحليل البيانات التي تسهم في توفير تقارير عن المستلزمات الأكثر استهلاكًا لتوفيرها بشكل مستمر والمستلزمات الأقل استهلاكًا للحد من طلبها بلا داعي.
ما هي تحديات إدارة المخزون في المجال الطبي؟
تعاني العيادات ودور الرعاية الصحية قبل الاعتماد على برامج العيادات الطبية الرقمية من كثير من التحديات في إدارة المخزون، وهو ما يؤثر على كفائتها وفاعليتها. ومن أبرز تلك التحديات الآتي:
- عدم القدرة على توفير البيئة المناسبة لتخزين المستلزمات الطبية بطريقة صحيحة وهو ما يؤثر بشكل مباشر على فعالية الأدوية وقد يجعلها غير صالحة للاستخدام.
- صعوبة في تحليل البيانات والتي من شأنها التأثير على الحصول على تنبؤات مستقبلية بالكميات المطلوب توافرها بشكل دائم، وهو ما يؤثر على اتخاذ القرارات بشكل صحيح.
- عدم القدرة على تنظيم البيانات بشكل فعال وتتبع المستلزمات وجردها بشكل دوري، مما قد يتسبب في انتهاء صلاحية بعض الأدوية قبل استخدامها. وهو أيضًا ما يؤدي لزيادة في التكاليف وزيادة الهدر.
- عدم توافر أنظمة لمراقبة حركة المخزون بشكل مستمر قد يتسبب في تعرض المستلزمات الطبية للفقد أو الضياع نتيجة غياب التنظيم الإداري والمراقبة.
تطبيق الحلول الذكية لتحسين إدارة المخزون الطبي باستخدام برامج العيادات
مع تسارع التطور التكنولوجي على مستوى كافة المجالات، ظهرت برامج العيادات الرقمية التي تعمل على تحسين كفاءة المهام التشغيلية بكافة أنواعها داخل العيادات، والتي من ضمنها إدارة المخزون.
هذا من خلال ما تحتويه تلك البرامج من أدوات وتقنيات تعتمد على الذكاء الاصطناعي والأتمتة الإلكترونية والتحليلات وغيرها الكثير. ويمكن تطبيق تلك التقنيات في تحسين كفاءة إدارة المخزون من خلال الطرق التالية:
-
إنشاء قاعدة بيانات
إدارة المخزون تحتوي على العديد من البيانات المتعلقة بكافة أنواع المستلزمات الطبية المستخدمة، والتي تحتاج إلى تنظيم بياناتها لتسهيل الوصول إليها ومراجعتها بأي وقت. وهو ما توفره برامج العيادات من خلال إمكانية إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على ملف خاص بكل المستلزمات الطبية على حدة.
كما يمكن تخصيص تلك البيانات بالشكل الذي يتماشى مع كل صنف. ومن خلال تلك البيانات سيمكنك بسهولة من التعرف على تاريخ شراء المستلزمات الطبية وتاريخ الصلاحية الخاص بكل منها والكمية المتوفرة، مع إمكانية إرفاق أي مستندات متعلقة بالعمل، مثل فواتير الشراء وأذونات الصرف بالإضافة إلى تفاصيل بيانات الموردين المتعامل معهم.
-
تحسين عمليات التخزين
تحتاج المستلزمات الطبية المتمثلة في الأدوية إلى التخزين في ظروف خاصة من حيث درجة الحرارة والرطوبة والضوء، وذلك للحفاظ على سلامة وصحة الأدوية المختلفة وضمان عدم تعرضها للتلف. وهو الأمر الذي قد يؤثر على صحة المرضى، لذا توفر برامج العيادات أدوات لمراقبة المخزون بشكل مستمر من خلال أجهزة استشعار ذكية تعمل على مراقبة بيانات التخزين للتأكد من صحتها وعدم حدوث أي خلل بها.
هذا بالإضافة لإرسال تنبيهات فورية في حالة حدوث أي عطل في أجهزة التخزين للعمل على صيانته بشكل فوري.
-
تعزيز الكفاءة التشغيلية
تعمل برامج العيادات على أتمتة كافة مهام سير العمل المتعلقة بإدارة المخزون، وهو ما يساهم في تقليل الوقت والجهد المبذول، هذا بالإضافة لتحسين عمليات مراقبة المخزون والكميات المتوافرة من كل صنف وذلك من خلال إنشاء تنبيهات تعمل في حالة قرب نفاد أي مخزون عن طريق إرسال إشعارات وذلك للعمل على سرعة طلب كميات جديدة من المواد المطلوبة قبل نفادها بشكل كامل.
-
التحليلات والتنبؤات
لإدارة المخزون بشكل فعال تحتاج إلى الاعتماد على بيانات صحيحة ودقيقة، وذلك من أجل معرفة المواد الأكثر والأقل استهلاكًا. وهو ما توفره برامج العيادات من خلال أدوات تعمل على تحليل البيانات بشكل أكثر دقة وفاعلية يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات المختلفة بشأن المخزون.
كما توفر برامج العيادات الاحترافية رؤى مستقبلية عن احتياجات العيادة، وذلك من أجل وضع الخطط التنفيذية وهو ما يعمل على تحسين قرارات الشراء في المستقبل وتقليل الهدر في المواد المستخدمة.
-
الربط والتكامل مع الأنظمة المختلفة
توفر برامج العيادات إمكانية الربط والتكامل مع الأنظمة المختلفة، والتي من شأنها تحسين عملية تدفق المعلومات والمستندات بين الإدارات المختلفة، وهو ما يسمح بإمكانية تحديث بيانات المخزون بشكل تلقائي ويعمل على الحد من الأخطاء البشرية الناجمة عن التسجيل اليدوي.
-
قارئ الباركود
توفر برامج العيادات نظام تتبع حركة المخزون وجرده بسهولة من خلال أنظمة الباركود، والذي يمكنك من تعيين باركود خاص بكل منتج، ومن خلال جهاز المسح الضوئي للباركود سيمكنك بكل سهولة من الوصول لبيانات أي من المستلزمات الطبية بسرعة وسهولة والتعرف على حركة المخزون الخاصة به والكميات المتبقية وأي بيانات أخرى متعلقة به.
ختامًا:
تحسين كفاءة المخزون الطبي أصبح ضرورة لتحسين جودة الخدمات المقدمة للمرضى في العيادات المختلفة، والاستمرار في تتبع الطرق التقليدية من شأنها تقليل جودة وكفاءة تنفيذ مهام سير العمل المتعلقة بعملية إدارة المخزون.
لذا إذا كنت تهدف إلى رفع كفاءة وفاعلية إدارة مخزون عيادتك أو دار الرعاية الصحية الخاص بك، يمكنك البدء باستخدام برامج العيادات والمخصصة لتحسين كفاءة العديد من المهام والتي من ضمنها مهام إدارة المخزون وذلك لما تحتويه من أدوات وتقنيات ذات حلول ذكية تعمل على تحسين دقة وفاعلية تتبع حركة المخزون وإدارته بمرونة.
إضافة تعليق جديد