يعتبر نظام إدارة المستندات عبارة عن تطبيق متعدد الأنظمة الأساسية، وكلما زاد حجم المستندات والملحقات التي يتم التعامل معها، أصبح هذا النظام أكثر أهمية، ليس فقط للوصول إلى المعلومات، ولكن أيضًا للتأكد من أنها أحدث المعلومات، ولتحقيق أقصى استفادة من حل نظام إدارة المستندات، يجب أن يكون قابلاً للاستخدام للجميع، من المحاسبين والمهندسين إلى مكتب الأعمال والموظفين، وللتعرف على أبرز المعايير الرئيسية عند اختيار نظام إدارة المستندات، تابع القراءة.
ما هو نظام إدارة المستندات؟
نظام إدارة المستندات هو تطبيق قائم على السحابة، أو تطبيق كمبيوتر يساعد على تخزين مستندات المؤسسة وتعقبها وإدارتها إلكترونيًا، ولا يقتصر نظام إدارة المستندات على إدارة المستندات فقط، بل يسمح لك بإدارة جميع أنواع الملفات داخل نفس النظام، والتي من بينها الملفات الإلكترونية وملفات pdf والصور وملفات الوسائط المتعددة وغيرها، ثانيًا، أيضًا وربما الأهم من ذلك، أن ميزاته ووظائفه تتجاوز تخزين الملفات وتتبعها وإدارتها.
أهمية نظام إدارة المستندات
تمتلك جميع الشركات تقريبًا بالفعل طرقًا لإدارة المستندات، على الرغم من أن بعضها أكثر رسمية من غيرها، غالبًا ما تجد المنظمات التي ليس لديها عملية موحدة أن كل موظف أو قسم يطور طرقًا فردية لتخزين المستندات، مثل حفظها في محطات عمل فردية أو طباعتها وحفظها أو عن طريق الاحتفاظ بها على محرك أقراص شبكة مشترك.
يمكن أن تسبب هذه العمليات غير الرسمية مشاكل عند محاولة الوصول إلى المستندات المحفوظة، ويكاد يكون من المستحيل إجراء عمليات بحث شاملة عن المعلومات، هنا يضمن نظام إدارة المستندات الرسمي أن الأشخاص المصرح لهم يمكنهم العثور على ما يحتاجون إليه، عندما يحتاجون إليه، دون إنفاق الكثير من الوقت والموارد في المشروع.
أبرز معايير رئيسية عند اختيار نظام إدارة المستندات
تعد المستندات جزءًا من كل شركة أو مؤسسة وتحدد جميع الأنشطة التجارية تقريبًا، من العمل اليومي للموظفين إلى تشغيل المنظمة نفسها، فيما يلي أبرز أهم معايير رئيسية عند اختيار نظام إدارة المستندات المناسب لعملك:
1. سهولة الاستخدام
عندما نتحدث عن نظام إدارة المستندات سيكون من غير المجدي امتلاك أداة قوية جدًا إذا كان التعامل معها معقدًا، لذلك يجب أن تكون الواجهة بسيطة وغير معقدة، بحيث يمكنك ومن شاشة واحدة إنشاء وتحرير وتعديل ومشاركة جميع أنواع المستندات مثل النصوص والصور وملفات pdf والبريد الإلكتروني والفاكسات وجداول البيانات.
2. الذكاء الاصطناعي
يوفر نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على تقنية تعتمد على الذكاء الاصطناعي بأتمتة العمليات في المجال الوثائقي، كما يوفر أيضًا إمكانات متقدمة من حيث التصنيف والفهرسة والأمان وإنشاء التقارير واستخراج المعلومات والتقاط المستندات، إلخ.
3. اختيار نظام سحابي
يعتبر نظام إدارة المستندات السحابي هو المكان الذي يتم فيه حفظ المعلومات والمستندات التي تخزنها فيه عبر الإنترنت، ويعد هذا أمرًا رائعًا إذا لم يكن لديك مساحة تخزين كبيرة على الخوادم أو الكمبيوتر الخاص بك؛ أو إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على الوصول إلى مستنداتك من أي مكان في العالم من خلال اتصال بالإنترنت، ومع ذلك، فإنه يتطلب اتصالًا قويًا ومستمرًا.
4. سهولة التكيف
عندما تفكر الشركات في تضمين برنامج نظام إدارة المستندات، فإنها تركز على الخلفية والوظائف بشكل عام، ومع ذلك، يجب أن يتساءلوا كيف سيعمل هذا النظام للمستخدم العادي، فإذا كانت قابلية المستخدم للتكيف بطيئة، فسوف يستغرق الأمر وقتًا أطول لتحقيق الأهداف التي حددتها لنفسك باستخدام نظام إدارة المستندات، لذا ومن خلال التدريب البسيط، يجب أن يدرك المستخدمون بسرعة كيف سيفيدهم هذا الحل على أساس يومي.
5. التوافق مع عملك
يجب أن يتوافق نظام إدارة المستندات مع عملك، فعند تنفيذ أي نوع من أنظمة إدارة المستندات في شركتك، هناك بعض القواعد العامة التي يجب عليك اتباعها:
- افهم مشاكل مؤسستك والفوائد التي تتوقعها من هذا نظام إدارة المستندات الجديد.
- التواصل بشكل مناسب داخليًا وخارجيًا والتحقق من تحقيق أهداف المشروع بشكل صحيح.
- خذ وقتك في تحديد الجوانب الأساسية مثل المجالات التي سيعالجها نظام إدارة المستندات الخاص بك ونوع المستندات التي تتعامل معها شركتك والعمليات التي تحتاج إلى تحسين.
- ركز على طرح نظام إدارة المستندات الخاصة بك على مراحل وناقش ما هو الأكثر أهمية لعملك في ذلك الوقت وما إذا كانت هناك حاجة إلى نهج أفضل.
قم بالتحليل والضبط والاستمرار في تحسين نظام إدارة المستندات الخاص بعملك لضمان التوافق الصحيح.
خطوات الحفاظ على نظام إدارة المستندات الخاص بك
بعد أن تطرقنا للمعايير الأساسية التي يجب عليك اتباعها عند اختيار نظام إدارة المستندات الخاص بك، عليك أن تعلم الآن كيف تحافظ على هذا النظام بعد اختياره، وذلك في بضع خطوات:
1. اختيار فريق العمل المناسب
إذا أردت صورة واضحة ودقيقة لكيفية استخدام نظام إدارة المستندات الخاص بك والملفات الإلكترونية عبر الشركة، دون أن تحتاج الى تغيير خطتك باستمرار لتلبية احتياجات الأقسام المختلفة، عليك أن تقوم بتعيين فريق من ذوي الخبرة ومجموعة متنوعة من المهارات، حتى تضمن أن مستنداتك الشخصية، وبالتالي يتعين عليك وضع أفضل الأشخاص لديك في هذا الشأن.
2. ضع خطة عمل واضحة
يحتاج منك استخدام نظام إدارة المستندات الخاص بك، أن تضع خطة واضحة ودقيقة، وذلك من خلال توضيح ما تخطط للقيام به بوضوح وإيجاز وتحديد جدول زمني معين لخططك، لتتمكن من تطوير مشروعك وأرشفة كل مستند إلكتروني بسهولة.
3. حقوق الاستخدام
في هذه المرحلة، من الضروري تنظيم من يُسمح له بتنفيذ عملية تتعلق بمستند (إنشاء ، استشارة ، تعديل ، حذف ، إلخ) وفي أي ظروف، يجب تطبيق الضوابط المتوفرة في جدول الوصول والأمان، ستعتمد حقوق الوصول والاستخدام لمستخدمي نظام إدارة المستندات على المتطلبات القانونية (على سبيل المثال ، خصوصية البيانات الشخصية) واحتياجات المؤسسة (على سبيل المثال ، سرية المستندات المالية أو المعلومات الاستراتيجية).
4. التتبع والتحكم
تعد إمكانية تتبع المستندات في نظام إدارة المستندات إجراءً أمنيًا للمؤسسات، إنه يضمن أن المستخدمين الذين لديهم الأذونات المناسبة هم فقط الذين يؤدون المهام التي تم التصريح لهم بها، يجب التحكم في استخدام المستندات وحركتها من أجل ضمان، من ناحية، أن المستخدمين الذين لديهم الأذونات المناسبة هم فقط من يمكنهم تنفيذ الأنشطة المخصصة لهم، ومن ناحية أخرى، يمكن تحديد موقع المستندات عند الحاجة إليها.
يتيح تتبع أثر المستند إمكانية الحفاظ على التحكم الكافي في العمليات الوثائقية من لحظة دمجها في نظام إدارة المستندات حتى تطبيق التخلص النهائي.
استنتاج:
تأكد من اختيار نظام إدارة المستندات الذي يناسب جميع احتياجاتك: قوة الاتصال بالإنترنت، والميزانية، وحجم الشركة، تأكد من أن النظام يستوعب مساحة التخزين الموجودة لديك وقنوات التواصل الاجتماعي التي تختار استخدامها، سوف يفيد برنامج إدارة المستندات الجيد لإدارة المحتوى شركتك لسنوات عديدة، مما يزيد من الكفاءة في عمليات عملك وأيضًا زيادة الأرباح.
مواضيع أخرى قد تهمك:
مراجع
1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2.<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
3.<<كيفية اختيار النظام الصحيح لإدارة الوثائق>>، techtarget.
التعليقات
19 Aug 2023 07:17 PM
Alaa
شكرا لجهودك
19 Aug 2023 07:19 PM
kholod
معاييرمهمة شكرا على الطرح
إضافة تعليق جديد