برنامج فكرة للارشفة الالكترونية

أصبحت حماية البيانات وتجنب هجمات الكمبيوتر عليها، والتي غالبًا ما تكون غير محمية بشكل كافٍ، أمرًا إلزاميًا عمليًا لأمن الشركات، حيث يقوم المتسللون بتشفير بياناتك بعد اقتحام نظامك، عبر البريد الإلكتروني على سبيل المثال، وفي هذه الحالة ولحماية نفسك، يفضل استخدام برنامج للأرشفة الالكترونية الآمنة لجميع معلوماتك، حتى تحافظ عليها سليمة من أي هجمات إلكترونية محتملة، ولن تجد أفضل من برنامج فكرة للارشفة الالكترونية المعتمد من مؤسسة فكرة للبرمجيات، فما مزايا هذا البرنامج؟، تابع القراءة لمعرفة الجواب.

مفهوم الأرشفة الالكترونية

تتكون الأرشفة الإلكترونية على العموم من تخزين المستندات والبيانات إلكترونيًا وعلى المدى الطويل، وترتكز هذه الممارسة التي يجب أن يوفرها أي برنامج للارشفة على أربعة مبادئ رئيسية: احترام الطابع الأصلي للوثيقة الأصلية، وموثوقيتها، وضمان سلامتها واستخدامها على مر الزمن، ومن خلال حماية الأصول الرقمية من الفقد والتدهور، تضمن أنظمة الأرشفة الرقمية الوصول إليها واسترجاعها في المستقبل وبالتالي، يشتمل الأرشيف الإلكتروني على مواد رقمية محفوظة ومنظمة ويمكن الوصول إليها.

برنامج فكرة للارشفة الالكترونية يتكون بدوره من مجموعة من الإجراءات التي تهدف إلى تحديد وجمع وتصنيف وحفظ وتوصيل، وإعادة المستندات الإلكترونية للمدة اللازمة للوفاء بالالتزامات القانونية أو لاحتياجات المعلومات أو للأغراض المالية، ويوفر برنامج فكرة للارشفة الالكترونية الثقة اللازمة بحيث يمكن أن تستند الأنشطة والعلاقات الرقمية بين المنظمات والأفراد إلى "معلومات موثقة" موثوقة ودائمة يوفرها البرنامج.

أنواع الأرشفة الإلكترونية

يمكن تصنيف الأرشفة الإلكترونية بناءً على غرضها ومحتواها، تتمثل بعض الأنواع الشائعة من الأرشيفات الرقمية والتي يديرها برنامج فكرة للارشفة الالكترونية، تتمثل فيما يلي:

- الأرشيفات المؤسسية: حيث تحتفظ الوكالات الحكومية والشركات بأرشيفات رقمية للحفاظ على السجلات التاريخية وبيانات البحث والوثائق الإدارية.

- أرشيفات الويب: تلتقط هذه الأرشيفات محتوى الويب للحفاظ على تطور الإنترنت وضمان الوصول المستقبلي إلى الموارد عبر الإنترنت.

- أرشيفات الوسائط: تحتفظ شركات البث والإعلام بأرشيفات رقمية لتخزين محتوى الصوت والفيديو والوسائط المتعددة.

وظيفة برنامج فكرة للارشفة الالكترونية

يتضمن برنامج فكرة للارشفة الالكترونية تخزين البيانات في شكل إلكتروني، ويتعلق الأمر بجميع أنواع المستندات: رسائل البريد الإلكتروني، الملفات الورقية، العقود، الفواتير، الخطط، البيانات الصحية، إلخ، كما يتيح أيضًا نظام الأرشفة الإلكترونية الاطلاع على المعلومات وتعديلها، يعتبر برنامج فكرة للارشفة الالكترونية أداة عمل أكثر من مجرد حل لتخزين المستندات و تحسين العمليات: التوقيع الإلكتروني ، وإدارة الرواتب والفواتير، وما إلى ذلك.

يضمن برنامج فكرة للارشفة الالكترونية:

- سلامة البيانات: يجب ألا يكون هناك أي تغيير أو تعديل (ما لم يتم التصريح بذلك) للمعلومات.

- إمكانية التتبع: يجب أن يكون برنامج ارشفة الملفات قادر على تتبع أصل الوثائق، حتى مؤلفها على سبيل المثال.

- استدامة المعلومات: والتي تعني بشكل خاص الحفاظ عليها في وسائل الإعلام الحديثة، لأن بعض الأشكال أو الوسائط يمكن أن تختفي بسرعة.

- الوصول إلى المعلومات: للأشخاص المصرح لهم فقط (السرية) وبطريقة مريحة، ولذلك يجب أن يكون التخزين آمنًا ومجهزًا بنظام تصنيف وبحث فعال.

مميزات برنامج فكرة للارشفة الالكترونية

يتمتع برنامج فكرة للارشفة الالكترونية بعدة مميزات تجعل منه من أفضل برامج الأرشفة المتوفرة والمتاحة لكل من حماية لمستنداته وأوراقه:

1. تقليل وتحسين الإنتاجية

يعمل برنامج فكرة للارشفة الالكترونية على تسهيل البحث الوثائقي وتضمن إمكانية استشارة جميع الموظفين والعمل من خلال الإصدار الصحيح للوثيقة، وبغض النظر عن موقع الشركة أو موقع الموظفين (سواء كانوا يعملون في الموقع أو عن بعد من المنزل)، سيتم الوصول إلى المستند الرقمي عبر برنامج EDM المخصص أو نظام إدارة المحتوى.

يؤدي أيضًا تنفيذ حل برنامج فكرة للارشفة الالكترونية في الشركة إلى استخدام أكثر كفاءة لمواردها، حيث يؤدي استخدام أدوات إدارة المعلومات لجمع المستندات وإدارتها إلى تحرير المساحة المادية وتقليل النفقات، كما يعمل حل اعتماد برامج الارشفة الالكترونية على تقليل التكاليف عن طريق تقليل الحاجة إلى حفظ السجلات الورقية، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف الورق والطباعة وحفظ الملفات وتخزين الملفات.

2. تحسين الأمن والحماية من الكوارث

تتفق معظم المؤسسات على أن إحدى أهم فوائد برنامج الأرشفة الالكترونية الذي تعتمد عليه هو إنشاء بنية أمنية قوية لتأمين المستندات الرقمية، وهذا ما يوفره برنامج فكرة للارشفة الالكترونية، حيث يتمتع بالقدرة على تأمين المحتوى وإدارته، وبالتالي تستطيع الشركات التحكم في الوصول إلى وثائقها الحساسة ومنع وقوع المعلومات في الأيدي الخطأ.

يوفر اقوى برنامج ارشفة الكترونية ( برنامج فكرة للارشفة الالكترونية) خدمات إدارة المحتوى للمستخدمين الوسائل اللازمة لإنشاء قواعد تحد من الوصول إلى بيانات محددة لأفراد أو مجموعات معينة داخل المؤسسة، كما من الممكن أيضًا وضع قواعد لمنح حق الوصول للموظفين على مستوى إداري محدد، بالإضافة إلى قواعد لمن يصل إلى المحتوى، كما تظل مستنداتك آمنة في جميع الأوقات بفضل تقنية التشفير الشامل التي تضمن أمان المعلومات والنسخ الاحتياطي الرقمي الذي يمنع فقدان البيانات.

تعمل ايضا الأرشيفات الإلكترونية كنسخة احتياطية في حالة فقدان البيانات، سواء كانت الخسارة ناجمة عن فشل الأجهزة أو الهجمات الإلكترونية أو الكوارث الطبيعية، يمكن أن يتمكن برنامج فكرة للارشفة الالكترونية من استعادة المعلومات الهامة واستئناف العمليات بسرعة.

3. إمكانية البحث والوصول

يتيح برنامج فكرة للارشفة الالكترونية إمكانية الوصول إلى المعلومات بكل سهولة، وذلك من خلال بضع نقرات فقط، يمكنك استرداد المستندات أو الصور التي كان من الممكن أن يستغرق العثور عليها ساعات في الأرشيف الفعلي، ومن خلال استخدام البيانات الوصفية وخوارزميات البحث المتقدمة، يوفر لك برنامج الصادر والوارد الذي يتضمنه البرنامج، يوفر لك العثور بسرعة على المعلومات التي نحتاجها.

يسمح برنامج فكرة للارشفة الالكترونية أيضًا لعدة مستخدمين بالوصول إلى الملفات والعمل عليها في وقت واحد، وذلك بدلاً من مشاركة المستندات أو الصور فعليا، وهذا لا يؤدي إلى تحسين الكفاءة فحسب، بل يشجع أيضًا التعاون بين أعضاء الفريق، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.

4. الامتثال والمتطلبات القانونية

يلعب الامتثال والمتطلبات القانونية بالنسبة للعديد من المؤسسات، دورًا حاسمًا في إدارة المستندات، وهنا يبرز دور برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، حيث هذه البرامج حلاً يلبي هذه المتطلبات، ونخص بالذكر برنامج فكرة للارشفة الالكترونية، والذي يمكنه تكوين الأرشيفات الرقمية للالتزام بمعايير تنظيمية محددة، مما يضمن تخزين المستندات المهمة وإدارتها بطريقة متوافقة، وهذا لا يساعد المؤسسات على تجنب المشكلات القانونية فحسب، بل يوفر أيضًا سجلاً شفافًا وقابلاً للتدقيق لتاريخ المستندات.

استنتاج:

يمكن أن يؤدي التحول الرقمي إلى التخلص من العمليات الزائدة والمستهلكة للوقت والتي تتضمن الورق، حيث ستكون العديد من العمليات التجارية أكثر بساطة وكفاءة إذا تمكنت من تخطي طباعة الإصدارات الورقية من السجلات وتخزين الملفات مباشرة في بيئة رقمية آمنة، وهذا ما يوفره برنامج فكرة للارشفة الالكترونية.