يعتبر برنامج الأرشفة الإلكترونية أحد العناصر الرقمية المهمة والتي تحتاجها الشركات لتخزين المستندات بشكل آمن وجعلها في متناول المستخدمين وإدارة دورة حياتها، حيث تساعد أنظمة الأرشفة الالكترونية شركتك في إدارة المستندات بكفاءة من خلال إنشاء تنسيقات ملفات قابلة للأرشفة وتوفر وظائف إضافية مفيدة لبرامج الأرشفة، فما هو أفضل برنامج للارشفة الإلكترونية 2024؟، تابع القراءة لمعرفة الجواب.
ماهو برنامج الأرشفة الإلكترونية؟
برنامج الأرشفة الإلكترونية منصة رقمية يتم استخدامه لإدارة المستندات وتخزين كميات كبيرة من البيانات على مدى فترة طويلة من الزمن، ويتم استخدام أفضل برنامج للارشفة لأغراض مختلفة، مثل النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث، ويمكن للمستخدم الوصول بسهولة إلى البيانات من الأرشيف لأنه يتم تخزينها بطريقة منظمة، وبالمقارنة مع أنظمة التخزين الأخرى، يعد برنامج الأرشفة الإلكترونية أكثر تكلفة، ولكنه توفر أمانًا وتوافرًا أفضل.
وظائف برنامج الأرشفة الإلكترونية
تعتبر الملفات الإلكترونية مثالية لتجميع كافة المعلومات الخاصة بالعملاء أو البائعين أو الموظفين أو حتى المشاريع بشكل واضح في مكان واحد، وباستخدام برنامج الأرشفة الإلكترونية، توفر الإدارة الذكية للمعلومات الكثير من الوظائف، ومن ضمنها:
- يتيح برنامج الأرشفة الإلكترونية التعيينات التلقائية للسياق من خلال العمليات الذكية للمستندات الجديدة حفظ الملفات بسرعة في البرنامج.
- يتم أخذ عمليات دمج الملاحظات الرقمية للتعليق على المستندات في الاعتبار بواسطة برنامج ارشفة الملفات الالكترونية في وظيفة البحث دون تغيير المستندات في الأصل.
- الملفات الإلكترونية لتجميع مستنداتك تجعل الأرشيف واضحًا وهي ممتازة لأرشفة البريد الإلكتروني والأرشفة الإلكترونية للفواتير والملفات الأخرى.
كيف يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية؟
تكمن الأهمية الأساسية لاستخدام برنامج الارشفة الالكترونية في ضمان إمكانية الوصول إلى المعلومات الرقمية، وذلك من خلال الآلية التالية:
- جمع البيانات الدقيقة ثم تصنيفها بشكل أكبر لتحسين العمل، وهذه الخطوة مهمة لأن استخراج البيانات الوصفية والمعلومات المعقولة من البيانات يزيد من إمكانية الوصول إلى الاسترجاع.
- تخزين البيانات حيث أن جميع تدابير السلامة المطلوبة للحفاظ على سلامة البيانات هي الغرض الوحيد من استخدام الخوارزميات المتقدمة، يتم أيضًا تضمين الدورات المنتظمة لفحوصات النزاهة.
- تشفير البيانات المخزنة وفك تشفيرها من المرسل إلى المتلقي لتأكيد الأمان، ويسمح هذا النموذج المشفر من البيانات للمستخدمين المقيدين فقط بتغيير البيانات المخزنة (إذا لزم الأمر).
- مراقبة البيانات بانتظام ونقلها إلى مساحة تخزين محدثة وموثوقة لمنع فقدان البيانات.
مميزات أفضل برنامج أرشفة إلكترونية لعام 2024
يوفر برنامج الأرشفة الإلكترونية الأفضل في 2024 نقطة انطلاق مثالية للرقمنة - بغض النظر عن حجم شركتك والصناعة التي تعمل فيها، ومن السهل تنفيذه، ونخص بالذكر "برنامج فكرة للارشفة الالكترونية"، والذي تظهر فوائده على الفور، ولعل أبرزها:
1. مساحة تخزين كافية ووصول أسرع
يتيح برنامج الأرشفة الإلكترونية طريقة فعالة للغاية لتخزين المحتوى الرقمي وإدارته، فباستخدام التكنولوجيا الرقمية والتخزين السحابي، يمكن لمؤسستك الاحتفاظ بكمية غير محدودة تقريبًا من المعلومات، كما يمكن تخزين وفهرسة مجموعة متنوعة من المحتوى، بما في ذلك ملفات الوسائط المتعددة، وهذا يجعل أرشيفك الرقمي بمثابة متجر شامل لجميع المعلومات التي تحتاج مؤسستك إلى الاحتفاظ بها.
يوفر أيضا برنامج الأرشفة الإلكترونية سرعات أعلى، سواء بالنسبة للمعلومات الواردة أو الصادرة، كما يمكن لأفضل برامج الأرشيف الرقمي "برنامج الصادر والوارد" استيعاب حوالي 2.5 مليون صفحة في الساعة، دون أي انقطاع في العمليات، وهذا يعني أن ممثلي الخدمة والعملاء يمكنهم الوصول إلى المستندات بسرعة كبيرة، وغالبًا ما يكون ذلك خلال ساعات من تشغيل الإنتاج.
2. زيادة الإنتاجية وعائد الاستثمار
يساهم برنامج الأرشفة الإلكترونية في زيادة الإنتاجية بشكل أفضل، حيث أن موظفيك لن يحتاجوا إلى إضاعة الوقت في أرشفة كميات كبيرة من البيانات، حيث يمكن للموظفين العثور على البيانات المطلوبة على الفور حيث أنهم لن يحتاجوا إلى أي مساعدة، مما يساهم في زيادة إنتاجية الموظفين لأنهم يستطيعون إنشاء نسخ احتياطية بأنفسهم، دون الحاجة إلى مساعدة.
يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية أيضا على تعزيز عائد الاستثمار بشكل إيجابي لشركتك لأن استخدام برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية سيمكنك من خفض النفقات وتحسين الأساليب التقليدية لإدارة المعلومات في مؤسستك، يمكن أن يؤدي تنفيذ حل برنامج الأرشفة الإلكترونية الى تعزيز عائد الاستثمار على نطاق واسع من خلال تبسيط عمليات إدارة التقارير، وخفض رسوم التخزين الفعلي، وتحسين الكفاءة التشغيلية اليومية.
3. تقليل المخاطر
تواجه الكثير من الشركات مجموعة من التحديات في أرشفة مسنداتها والتي تعرضها لمخاطر عديدة، قد تؤدي إلى فقدان هذه المستندات، فعلى سبيل المثال من الصعب للغاية منع الوصول غير المصرح به إلى المستندات الورقية، فيما ترى بعض الشركات الحل في نقل بياناتها إلى خوادم في الموقع، ولكن هذا ليس هو الحل الأفضل دائمًا، حيث يمكن للخوادم التي لا تتمتع بإدارة وحماية كافية أن تزيد في الواقع من خطر اختراق البيانات.
يتيح برنامج الأرشفة الإلكترونية حلول رقمية يمكنها تقليل المخاطر التي أشرنا إليها، فعندما تتم أرشفة البيانات رقميًا باستخدام خدمات المحتوى والتقنية السحابية والتي يتيحها برنامج الأرشفة الإلكترونية، يمكن أن يقتصر الوصول إلى البيانات فقط على الموظفين المصرح لهم، تضيف هذه الميزة المساءلة عن طريق إزالة إمكانية إجراء تعديلات مجهولة المصدر، وبالإضافة إلى ذلك، يوفر هذا الحل خيار برمجة الإشعارات حتى تتمكن من التوقف عن القلق بشأن غرامات العقود أو التراخيص منتهية الصلاحية، حيث سيتم إرسال تذكير إليك لتجديدها مسبقًا.
4. تعزيز سلامة البيانات
يركز الحفاظ على البيانات على الآليات التي تمنع إتلاف البيانات والوصول إليها أو تعديلها، وهذا ما يتيحه برنامج الأرشفة الإلكترونية، كما تتضمن سلامة البيانات أيضًا التحكم في الوصول إلى البيانات، يجب أن يتمكن المستخدمون أو العمليات المصرح لهم فقط من الوصول إلى البيانات أو تعديلها أو حذفها، وتلعب آليات التحكم في الوصول، مثل مصادقة المستخدم والترخيص، دورًا حيويًا في الحفاظ على سلامة البيانات، كما تتعلق الأصالة بمصداقية البيانات وموثوقيتها. ويضمن أن أصل البيانات ومصدرها حقيقي، ولم يتم تغييرها أو التلاعب بها. تعتبر البيانات الحقيقية دقيقة وموثوقة.
استنتاج:
يقوم برنامج الأرشفة الإلكترونية بحفظ البيانات الرقمية وتخزينها، بما في ذلك المستندات والعقود والسجلات المالية وبيانات العملاء، وهو يستلزم تنظيم وإدارة الأصول الإلكترونية بشكل منهجي لضمان سلامتها وتوافرها ومن خلال حماية الأصول الرقمية من الفقد والتدهور، تضمن برامج الأرشفة الإلكترونية الوصول إليها واسترجاعها في المستقبل.
مواضيع أخرى قد تهمك:
برنامج "فكرة" السحابي لإدارة الأوقاف
نظام إدارة العضويات للصالات والأندية الرياضية
مراجع
1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2 .<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
3 . <<ماهو الفرق بين الارشيف الرقمي و الارشيف الالكتروني >>، منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
4 . <<الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها>>، فهرس نت
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
برنامج ادارة العقارات
برنامج ادارة الصالات الرياضية
إضافة تعليق جديد