هل تعلم أن الشركات والحكومات ومؤسسات الأعمال المختلفة يمكنها توفير مساحة 500 متر مربع لتخزين 3 مليون وثيقة ومستند واختزالها في وحدة 15 جيجا بايت فقط؟ هذا بالإضافة إلى تسريع الوصول لهذه المستندات والوثائق في أي وقت ومن أي جهاز ومشاركتها أيضًا بضغطة زر واحدة؟🤔
✅ هذا ما تفعله بالضبط برامج الارشفة الالكترونية الحديثة والمبنية على أحدث التقنيات التكنولوجية وأنظمة الحماية.
بنهاية هذا المقال الجديد على مدونتنا سوف تكتشف الدور الذي تلعبه برامج الارشفة الالكترونية في تحسين كفاءة الأعمال. ولنبدأ أولًا بشرح وتعريف الأرشفة الإلكترونية.
ما هي الارشفة الالكترونية؟
باختصار شديد، الارشفة الإلكترونية هي عملية تحويل المستندات والوثائق الهامة من أوراق يتم حفظها في حافظات ورقية وتخزينها على أرفف المكاتب والشركات إلى مستندات ووثائق رقمية يتم حفظها وتخزينها على الأجهزة دون أن تشغل حيز من الفراغ أو تكون مُعرضة للتلف أو السرقة أو غيرها من المواقف التي من الممكن أن تؤدي إلى فقدانها إلى الأبد.
وتشمل تنظيم وتخزين الملفات والوثائق الإلكترونية باستخدام برامج وأنظمة متخصصة تسهل الوصول إلى هذه المعلومات عند الحاجة، إذ يعتمد نظام الأرشفة الإلكترونية على تصنيف وفهرسة المحتويات بشكل يتيح للمستخدمين البحث عنها والوصول إليها بسرعة وبكفاءة.
وأصبحت الارشفة الالكترونية اليوم عنصر أساسي من عناصر التحول الرقمي الذي تسعى الكثير من الشركات والمؤسسات المختلفة إلى تحقيقه وتطبيقع من أجل تحسين كفاءة العمل وتسريعه وتقليل تكاليف التشغيل بنسب كبيرة.
هذا عن تعريف الارشفة الإلكترونية، فماذا عن أهم مزاياها؟ دعنا نكتشف!🤔
ما هي مزايا الأرشفة الإلكترونية؟
- إدارة المهام
- العمل بالإنترنت وبدون
- الأتمتة
- نماذج إدخال البيانات "سمارت شيت"
- الأمن السيراني
توفر أنظمة وبرامج الارشفة الالكترونية العديد من المزايا والإمكانيات التي تساعد بشكل فعال في رفع كفاءة العمل داخل مختلف المؤسسات والحكومات والشركات. ومن ضمن هذه المزايا ما يلي:
-
إدارة المهام
تساعد أنظمة الارشفة الالكترونية الاحترافية على إدارة المهام داخل أي مؤسسة باحترافية من خلال نظام إدارة مهام يسمح لصاحب العمل بتحديد مهام العمل وتوزيعها على الموظفين وتعيين مسؤول المتابعة وتتبع سير كل مهمة كل ذلك من مكان واحد بسهولة. هذا بدوره يساعد على إدارة المهام بسلاسة ورفع مستوى الشفافية داخل العمل وكذلك الكفاءة بشكل عام.
-
العمل بالإنترنت وبدونه
واحدة من أهم المزايا هو إمكانية عمل البرنامج أو النظام بالإنترنت والتخزين السحابي للبيانات، وكذلك المرونة في العمل بدون شبكة الإنترنت، وبالتالي التخزين المحلي أو على أجهزة محلية داخل الشركة أو المؤسسة نفسها. وتفضل كثير من المؤسسات التخزين المحلي للبيانات، وتحديدًا الحكومات التي تتعامل مع بيانات ومستندات ووثائق حساسة للغاية.
📌هذا بالفعل ما نراعيه جيدًا في "فكرة برمجية" عند تطوير أي من برمجياتنا وأنظمتنا الإلكترونية، وهو مرونة العمل بالإنترنت وبدون وتوفير أشكال تخزين مختلفة ما بين السحابي والمحلي لتلبية الاحتياجات المختلفة للشركات والمؤسسات والحكومات كذلك.
-
أتمتة العمليات
أتمتة العمليات أصبحت اليوم جزء أساسي في التحول الرقمي الذي تسعى إليه الشركات والمؤسسات المختلفة؛ لأنها تساعد بشكل كبير على تسريع العمل وتسهيل المهام وتقليل تكاليف التشغيل بشكل كبير للغاية.
والأتمتة ببساطة هي عملية الاعتماد على الآلة في تنفيذ العديد من المهام الروتينية التي نحتاج إلى القيام بها يوميًا أو بشكل مستمر، وبالتالي يمكن من خلالها تخفيف ضغط العمل على العنصر البشري ومساعدته في التركيز على مهام أخرى أكثر أهمية.
-
نماذج إدخال البيانات "سمارت شيت"
واحدة من الأمور التي تحتاج إليها شركات الأعمال وكذلك الحكومات التي انتقلت إلى عالم الرقمنة هو القدرة على إنشاء نماذج إدخال بيانات واستبيانات، مثل طلبات الإجازة والتقديم على الوظائف أو طلب الخدمات وغيرها، بما يُسهل إدارة الاتصالات الإدارية الصادر والوارد.
ومن خلال الـ"سمارت شيت" تستطيع المؤسسات والحكومات المختلفة إنشاء نماذج إدخال بيانات فعالة وكذلك تنظيم وإدارة البيانات بطريقة ذكية ومبتكرة، وهو ما توفره لك برامج الارشفة الالكترونية بالفعل.
📌ويوفر برنامج الارشفة الالكترونية الصادر والوارد "دوك سويت" من مؤسسة فكرة برمجية حزمة سمارت شيت وهي مجموعة من أحدث الأدوات التي تساعد الشركات على التعامل مع البيانات بفعالية وذكاء من أول بناء نماذج الإدخال بطريقة Google Forms وإجراء الاستبيانات واستطلاعات الرأي داخل المؤسسة وخارجها وحتى تنظيم تلك البيانات والإجابات وتحليلها تلقائيًا وإخراجها في هيئة جداول بيانات صالحة لاتخاذ القرارات.
-
أمن وسلامة البيانات
حماية البيانات وسلامتها من أكثر المهام أهمية بالنسبة لأي شركة أو مؤسسة وكذلك الحكومات؛ لذلك لا غنى عن الأمن السيبراني في أي من برمجيات الارشفة الالكترونية سواء التي تعتمد على التخزين السحابي أو التخزين المحلي، كما شرحنا الفرق في فقرة سابقة.
وتأتي برامج وأنظمة الأرشفة الإلكترونية الاحترافية بأفضل أنظمة حماية وتشفير البيانات والنسخ الاحتياطي للبيانات من أجل الحفاظ على البيانات من الضياع أو السرقة أو الاختراق أو غيرها من الحوادث التي تُضر بالعمل.
وغيرها الكثير من المزايا التي سوف نتحدث عنها بالتفصيل في مقالات أخرى لنا. وقد تسأل الآن: كيف يمكن أن يستفيد عملي من الارشفة الالكترونية؟ دعنا نكتشف سويًا!
ما هي فوائد الارشفة الالكترونية للشركات والمؤسسات؟
- تقليل التكاليف
- تعزيز الكفاءة
- توفير الوقت
- تقليل الأخطاء
- الحفاظ على الأمان
- الحفاظ على البيئة
- سهولة البحث والفهرسة
- إمكانية الوصول عن بعد
تحقق الارشفة الالكترونية الكثير من الفوائد والمكاسب للشركات والحكومات ومؤسسات الأعمال المختلفة بداية من تحسين كفاءة العمل ونهاية بتقليل تكاليف التشغيل. وفيما يلي شرح وافي لكل فائدة من هذه الفوائد:
-
تقليل التكاليف
تقلل من الحاجة إلى مساحات تخزين كبيرة للأوراق، وتخفض من تكاليف الطباعة والنسخ الورقي، بالإضافة إلى توفير النفقات المتعلقة بإدارة الوثائق.
-
تعزيز الكفاءة
تساعد في تحسين تدفق العمل داخل المؤسسات من خلال تسهيل مشاركة الملفات بين الأقسام والموظفين، وبالتالي تعزيز التعاون والإنتاجية.
-
توفير الوقت
تتيح الأرشفة الإلكترونية الوصول السريع إلى المستندات والمعلومات المخزنة، مما يقلل من الوقت المستغرق في البحث عنها مقارنةً بالوثائق الورقية.
-
تقليل الأخطاء
يمكن للأرشفة الإلكترونية أن تقلل من احتمالية حدوث الأخطاء البشرية المرتبطة بالتعامل مع الوثائق الورقية، مثل فقدان أو تلف المستندات.
-
الحفاظ على الأمان
توفر الأرشفة الإلكترونية وسائل لحماية الوثائق مثل التشفير، وحقوق الوصول المحددة، والنسخ الاحتياطي، مما يقلل من خطر فقدان أو سرقة المعلومات الحساسة.
-
الحفاظ على البيئة
يقلل الاعتماد على برمجيات وأنظمة الارشفة الالكترونية من استهلاك الورق والأحبار، مما يساهم في تقليل البصمة الكربونية والحفاظ على الموارد الطبيعية.
-
سهولة البحث والفهرسة
توفر الأرشفة الإلكترونية إمكانيات فهرسة وتصنيف المحتويات بشكل يمكن من البحث عن المستندات بسهولة باستخدام الكلمات المفتاحية أو تواريخ معينة.
-
إمكانية الوصول عن بعد
تُمكّن الأرشفة الإلكترونية المستخدمين من الوصول إلى المستندات من أي مكان، مما يسهم في تحسين مرونة العمل عن بعد أو العمل المتنقل.
هل تري فوائد أخرى لاستخدام الارشفة الالكترونية في التعامل مع البيانات داخل الشركات والمؤسسات؟🤔
تلخيص:
اعتماد الارشفة الالكترونية بشكل كامل داخل المؤسسات يمكنه أن يحقق العديد من الفوائد والمكاسب لهذه المؤسسات بداية من تحسين كفاءة العمل وتسريع الوصول للبيانات وتلقي الخدمات ونهاية بتخفيض تكاليف التشغيل التي قد تكون في أحيان كثيرة مرتفعة للغاية.
وخلال هذا المقال شرحنا لك ما هي الارشفة الالكترونية سريعًا، وأهم مزاياها، وماذا تحقق للشركات والمؤسسات من فوائد وتساهم بفعالية في تحسين كفاءة الأعمال.
💡شاركنا آرائك واستفساراتك حول الارشفة الالكترونية في التعليقات. لا تتردد فإننا نقرأها ونجيب عليها جميعها.🧡
إضافة تعليق جديد