كثير من الشركات والمؤسسات الحكومية لا تعرف كيف يمكنها تحقيق الاستفادة القصوى من الارشفة الالكترونية. والكثير أيضًا لا يعرف كيف يمكنه بحيّل واستراتيجيات بسيطة للارشفة الالكترونية أن ينقل عمله إلى مستويات غير مسبوقة من حيث الكفاءة والسرعة وتقليل التكاليف.
وإذا كنت تبحث عن استراتيجيات فعالة وقوية لتحقيق أقصى استفادة من الرقمنة واعتماد الأرشيف الرقمي، فهذا المقال لك.
في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك أقوى 10 استراتيجيات مُجربة للأرشفة الإلكترونية الفعالة داخل المؤسسات الحكومية، والتي يمكنها تطبيقها بسهولة داخل مؤسستك.
أفضل استراتيجيات الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الحكومية
- تحديد نظام إدارة الوثائق (DMS) المناسب
- تصنيف وفهرسة الوثائق بدقة
- التدريب المستمر للموظفين
- تطبيق مستويات الأمان المناسبة
- التحديث المستمر للنظام
- إدارة دورة حياة الوثائق
- التكامل مع الأنظمة الحكومية الأخرى
- المراجعة الدورية للأرشيف
- استخدام التحليلات لتحسين النظام
- تحقيق مرونة الوصول مع الأمان
- توفير حلول للوثائق القديمة
كما أشرنا في المقدمة، أن تنفيذ الارشفة الالكترونية وتطبيقها بفعالية داخل المؤسسات الحكومية ومختلف شركات الأعمال يحتاج بالضرورة إلى تطبيق استراتيجيات متكاملة لضمان تحسين الكفاءة وضمان أمان وسرعة الوصول إلى المعلومات. وفيما يلي شرح للاستراتيجيات هذه التي يمكنها أن تنقل كفاءة عملك إلى مستويات أعلى بكثير:
-
تحديد نظام إدارة الوثائق (DMS) المناسب
في أول خطوة لابد من اختيار نظام إدارة وثائق قوي ويتناسب مع الاحتياجات المختلفة للمؤسسة. ولابد لهذا النظام أن يوفر وظائف أساسية، مثل التصنيف، البحث، الفهرسة، والتشفير.
ولتحقيق الاستفادة القصوى من الارشفة الالكترونية لابد وأن يكون نظام إدارة الوثائق هذا متوافقًا مع الأنظمة والبرامج الأخرى التي تعتمد عليها المؤسسة في إدارة العمل، مثل برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP، وأنظمة إدارة محتوى الشركات ECM وغيرها من الأنظمة والبرامج التي لاغنى عنها داخل المؤسسات الحكومية.
-
تصنيف وفهرسة الوثائق بدقة
استراتيجية أخرى تساعد على تنظيم العمل بنجاح وسرعة الوصول إلى المستندات والوثائق وأي بيانات، وهي تصنيف وفهرسة الوثائق بدقة من خلال وضع قواعد لتصنيف وفهرسة المستندات وفقًا لنوعها وأهميتها الزمنية والقانونية.
وكذلك لابد من توفير تصنيفات ثابتة للفهرسة وحفظ الوثائق والبيانات مع إمكانية الفهرسة التلقائية التي تعتمد على الأتمتة وذلك من أجل جعل عملية البحث والوصول السريع للمستندات أسهل بكثير وأكثر فعالية.
-
التدريب المستمر للموظفين
التطبيق الفعال للارشفة الالكترونية بحتاج إلى تدريب مستمر للموظفين الذين يتعاملون على البرنامج لاستخدامه وتطبيقات استراتيجياته بشكل فعال يحقق أهداف الارشفة الالكترونية داخل المؤسسات الحكومية.
هذا إلى جانب التأكيد المستمر على الموظفين على أهمية إدخال البيانات بدقة واتباع التصنيفات الثابتة والمتفق عليها في الفهرسة وتنظيم الملفات بما يتناسب مع متطلبات النظام.
-
تطبيق مستويات الأمان المناسبة
أمن وسلامة البيانات أمر لاغنى عنه عند التعامل مع مستندات ووثائق هامة ومعلومات حساسة، خاصة بالنسبة للمؤسسات الحكومية. لذلك عند اختيار أو التعامل مع برامج الارشفة الالكترونية لابد من التأكد من أنها توفر أعلى مستويات الحماية وسلامة البيانات مع إمكانية الوصول للبيانات والملفات حسب الصلاحيات.
بمعنى آخر، توفير ميزة صلاحيات الاستخدام المخصصة، أي يمكن بسهولة تخصيص من يمكنه الوصول إلى البيانات وما هي البيانات المسموح له الوصول إليها وما هي المهام التي يمكنه القيام بها على هذه الملفات؛ من أجل تسهيل وصول الموظفين للمستندات التي تخص عملهم ويحتاجونها بسرعة وأمان.
هذا إلى جانب تطبيق نسخ احتياطي دوري للبيانات لضمان استعادة المعلومات في حالة الطوارئ.
📌ويوفر برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد "دوك سويت" ميزة تخصيص صلاحيات الوصول للموظفين، وأقوى أنظمة تشفير وحماية البيانات، إلى جانب النسخ الاحتياطي للبيانات لضمان الحفاظ عليها. هذا إلى جانب توفير أنواع مختلفة من تخزين البيانات سواء التخزين السحابي أو التخزين المحلي الذي تفضله المؤسسات الحكومية في تخزين بياناتها ووثائق العمل المختلفة.
-
التحديث المستمر للنظام
تحديث نظام الأرشفة بانتظام لتجنب المشاكل التقنية ولضمان التوافق مع التغيرات التكنولوجية والقانونية.
مراجعة سياسات الأرشفة لضمان الاستفادة من التطورات الجديدة في التكنولوجيا مثل الذكاء الاصطناعي لتحسين التصنيف والبحث.
التحديث المستمر لنظام أو برنامج الارشفة الالكترونية يُعتبر واحد من أهم الاستراتيجيات في هذا الشأن؛ ذلك لأنه يضمن لك استمرار عمل البرنامج بنفس الكفاءة العالية دون حدوث أي مشاكل تقنية، ومن أجل التوافق مع التغيرات التكنولوجية والقانونية أيضًا.
💡نصيحة خبير: عند التعاقد مع أي شركة لتزويدك بنظام أو برنامج للأرشفة الإلكترونية، من الضروري أن تتأكد من أنها توفر لك التحديث المستمر للنظام؛ لضمان عمل البرنامج بنفس الكفاءة وأن يكون متواكب من التطورات التكنولوجية المتسارعة، مثل الذكاء الاصطناعي الذي أصبح يستخدم بقوة في كل مهام الأعمال.
-
إدارة دورة حياة الوثائق
لتنفيذ أرشفة إلكترونية فعالة، لابد من وضع خطة واضحة لإدارة دورة حياة الوثائق، تشمل مراحل الإنشاء، الحفظ، النقل، الأرشفة طويلة الأجل، والتخلص النهائي.
وهذه الخطة أيضًا تضع الإجراءات والشروط التي يتم وفقًا التخلص من الوثائق القديمة التي لم تعد مطلوبة بشكل قانوني أو وظيفي داخل المؤسسات الحكومية، بما يجعل إدارة الوثائق أكثر فعالية وتنظيمًا.
-
التكامل مع الأنظمة الحكومية الأخرى
من الاستراتيجيات الأكثر فعالية في تحقيق الاستفادة القصوى من الارشفة الالكترونية داخل المؤسسات الحكومية وأيضًا الشركات الختلفة، هو قابلية برنامج أو نظام الأرشفة للتكامل مع الأنظمة والبرامج الأخرى التي تعتمد عليها المؤسسة. هذه البرامج الأخرى قد تكون برامج المحاسبة المالية، أو برامج إدارة موارد المؤسسات، أو برامج إدارة الموارد البشرية، وغيرها من الأنظمة التي تعتمد عليها مختلف المؤسسات الحكومية في تسيير أعمالها بسرعة وسهولة وفعالية.
هذا التكامل بين البرامج المختلفة المستخدمة يضمن للمؤسسات والشركات تبادل البيانات بسلاسة بين الأقسام المختلفة.
📌ويوفر برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد "دوك سويت" مكتبة ربط API ذكية عبر واجهة برمجية قياسية RESTful JSON API يمكن من خلالها الربط والتكامل مع أي من البرمجيات والأنظمة الأخرى بسلاسة تامة.
-
المراجعة الدورية للأرشيف
إجراء مراجعات دورية لنظام الأرشفة الإلكتروني لضمان أن الوثائق مرتبة ومصنفة بشكل صحيح، وأن النظام يعمل بكفاءة. هذا إلى جانب التأكد من عدم وجود ثغرات أمنية أو إجراءات غير مُتبعة بالشكل المناسب.
-
استخدام التحليلات لتحسين النظام
استخدام تقنيات التحليل المستندة إلى البيانات لتحسين أداء النظام هو واحد من أهم استراتيجيات الارشفة الالكترونية الفعالة. ومن ضمن أهم هذه التحليلات، تحليل سجلات الوصول لتحديد الأوقات الأكثر استخدامًا للوثائق والوثائق الأكثر طلبًا، بهدف تحسين التنظيم والبحث.
-
تحقيق مرونة الوصول مع الأمان
وضع سياسات تتيح الوصول المرن للموظفين، سواء كانوا يعملون من المكاتب أو عن بُعد، مع ضمان أمان المستندات عبر طرق المصادقة القوية.
-
توفير حلول للوثائق القديمة
إذا كانت المؤسسة لديها أرشيف ورقي قديم، فمن الضروري تخصيص استراتيجية لتحويل هذه الوثائق إلى نسخ إلكترونية باستخدام تقنيات المسح الضوئي وإدخالها ضمن النظام الجديد.
تلخيص:
الأمر لا يتوقف بالنسبة للمؤسسات الحكومية عند اختيار أو استخدام الارشفة الالكترونية في حفظ وتسجيل الوثائق والبيانات والمعاملات والاتصالات الإدارية فقط، بل أن الأمر يحتاج إلى تطبيق مجموعة من الاستراتيجيات من أجل تحقيق الاستفادة القصوى من الأرشفة الرقمية، بما يضمن لها رفع وتحسين كفاءة العمل وتسريع الإجراءات.
وخلال هذا المقال استعرضنا 11 من أفضل وأقوى استراتيجيات الارشفة الالكترونية الفعالة داخل المؤسسات الحكومية التي تضمن لها تحسين فعالية العمل، وتقليل التكاليف، وزيادة سرعة الوصول إلى المعلومات، بالإضافة إلى تعزيز الأمان والامتثال القانوني.
💡شاركنا هل تُطبق هذه الاستراتيجيات في عملك لتحسين استخدام الارشفة الالكترونية؟
إضافة تعليق جديد