فوائد أرشفة المستندات الآمنة

تعد أرشفة المستندات وإدارة السجلات جزءًا أساسيًا من العديد من الشركات والمؤسسات، مما يتيح لهم الوصول إلى المعلومات الحيوية في أي وقت، يساعد تتبع جميع المستندات بشكل آمن في نظام منظم واحد على ضمان دقة البيانات وتوافرها كلما لزم الأمر، كما أنه يبقي الشركات على اطلاع دائم باللوائح، مثل قوانين الخصوصية والضرائب حتى تظل ملتزمة، ليس هذا فحسب بل تمت فوائد أخرى المستندات الآمنة نتعرف عليها في باقي المقال.

ماهي أرشفة المستندات؟

توفر أرشفة المستندات طريقة منظمة لفرز وتخزين الملفات القديمة التي لم تعد مطلوبة للعمليات اليومية لشركتك، ولا تزال المعلومات مهمة، أو قد تحتوي أيضًا على معلومات سرية أو خاصة لا تزال بحاجة إليها، وسواء كان ذلك كمرجع أو لعمليات التدقيق أو حتى دليل لدعوى قضائية، فإن أرشفة المستندات تضمن لك الوصول إلى البيانات القديمة التي قد تحتاجها في المستقبل، كما أنها تعمل على تحسين إدارة السجلات سواء كان لديك ملفات كمبيوتر أو مستندات ورقية.

يوفر اختيار أرشفة المستندات الآمنة وخدمات إدارة السجلات للمؤسسات مستوى أمان إضافي مع ضمان استمرار كفاءة العمليات، بهذه الطريقة، يمكنهم الوثوق في أن مستنداتهم في أيد أمينة ويمكن الوصول إليها بشكل كامل من قبل الأشخاص المناسبين عند الحاجة.

يمكن أن يحدث نوعان رئيسيان من أرشفة المستندات في الشركة: إدارة المستندات وإدارة السجلات، حيث تعد إدارة المستندات عملية مؤسستك لالتقاط وتخزين وتتبع المستندات، فيما إدارة السجلات هي إدارة السجلات والإشراف عليها، والتي تعتبر دليلاً على الأحداث والمراسلات والعقود.

فوائد أرشفة المستندات الآمنة

تتمتع أرشفة المستندات الآمنة بكثير من المزايا، والتي أشرنا إلى بعض منها في البداية، وفيما يلي نضيف لكم بعض من فوائد أرشفة المستندات الآمنة:

1. تعزيز الامتثال التنظيمي

يعد معرفة السجلات التي يجب الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها أمر ضروري للامتثال القانوني والتنظيمي، تحمي خدمة أرشفة المستندات سجلاتك وتديرها أثناء فترة الاحتفاظ بها، حيث تتلقى من خلالها مسار تدقيق شامل لأنشطة التخزين والاسترجاع والتخلص النهائي الخاصة بك.

2. تحسين الوصول إلى المعلومات واسترجاعها

تقضي ساعات لا حصر لها في البحث عن المستندات واسترجاعها، في حين تعمل خدمة أرشفة المستندات على تبسيط عملية استرداد المستندات، حيث يقوم متخصصو إدارة السجلات بتسليم سجلاتك يدويًا، أو إرسالها مباشرةً إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام حل المسح عند الطلب.

3. التوفير في التكاليف

يعد تخصيص مساحة بالقدم المربع في مكتبك لاستيعاب المستندات أمرًا مكلفًا، لحسن الحظ، مع أرشفة المستندات، يتم تخزين سجلاتك الورقية دون كسر ميزانيتك، تكلفة القدم المربع في مركز السجلات أقل بكثير من مساحة المكاتب التجارية ولا تدفع إلا مقابل كل صندوق كرتوني تقوم بتخزينه، وعندما يصل المستند إلى تاريخ التخلص النهائي، يتم إتلافه، وتنخفض رسوم التخزين.

4. تتبع مبسط للسجلات

يعد تتبع المستندات تحديًا، توفر خدمة أرشفة المستندات الراحة من خلال تنظيم وإدارة المستندات الخاصة بك، حيث يتم ترميز سجلاتك بالباركود وتتبعها باستخدام نظام متقدم لإدارة المخزون، وتتيح لك بوابة الويب الآمنة رؤية مخزون السجلات الخاصة بك ومراقبة من لديه الملف ومكانه.

5. منع خرق الخصوصية

تم تصميم خدمة أرشفة المستندات لحماية معلومات التعريف الشخصية (PII) والمعلومات الصحية المحمية (PHI)، حيث يقتصر الوصول إلى مركز السجلات على متخصصي إدارة السجلات الذين تم فحصهم في الخلفية والمعتمدين، ويمكن فقط للأفراد المصرح لهم مسبقًا في مؤسستك طلب السجلات من الموفر الخاص بك، كما يتم تسليم الملفات في مركبة تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) بواسطة متخصصين مرتبطين بالزي الرسمي.

6. حماية الفواتير

يمكن استخدام منصات أرشفة المستندات لإنشاء الفواتير الرقمية وتخزينها تلقائيًا باستخدام قوالب مخصصة، يمكن أيضًا دمج هذه الأنظمة الأساسية مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو برنامج المحاسبة الخاص بك لإرسال الفواتير تلقائيًا إلى العملاء ، مما يؤدي إلى القضاء على التأخير والأخطاء المرتبطة بإنشاء الفواتير يدويًا أو إرسالها عبر البريد.

يمكن مشاركة الفواتير بشكل آمن مباشرة من المنصة كرابط في رسالة بريد إلكتروني، بدلاً من مرفق بريد إلكتروني، مما يسمح لك بإدارة من يمكنه الوصول إلى الفاتورة ومتى.

7. حماية البريد الإلكتروني

عند إرسال مستند كمرفق بريد إلكتروني، فإنك تفقد القدرة على التحكم في من يصل إليه ومراقبته، حيث يمكن للمستلم تنزيل المستند وتخزينه وإعادة توجيهه، وعند استخدام أرشفة المستندات الآمنة، يمكنك إرسال روابط الوصول التي تنقل المستلم إلى المستند الموجود في النظام الأساسي، بدلاً من إرفاقه بالبريد الإلكتروني.

يتيح لك ذلك حماية المستند بكلمة مرور، وتحديد الفترة التي يمكن الوصول إلى المستند خلالها، ومعرفة من قام بالوصول إليه ومتى، وبالتالي يؤدي ذلك إلى تعزيز أمان بياناتك ويسمح لك بتنفيذ سياسات محددة للغاية للتحكم في الوصول والتي تناسب احتياجاتك كمؤسسة، مما يقلل من احتمالية خرق البيانات ويضمن الامتثال لمعايير الخصوصية التنظيمية أو الصناعية.

8. سهولة استرجاع المستندات

بفضل نظام إدارة المستندات (DMS) ، يمكن للمؤسسات الاستفادة من أحدث التقنيات من خلال عمليات تكامل سير العمل الذكية لتحويل الورق والعمل في أي مكان, وسوف يساعد الشركات على تبسيط عملية أرشفة المستندات واسترجاعها، حيث يمكنه تخزين المستندات ورسائل البريد الإلكتروني من Outlook ونقل بيانات الأعمال إلى تطبيقات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأخرى.

خطوات تنفيذ ارشفة المستندات الآمنة

تحتاج المؤسسات إلى اتباع بعض من الخطوات من أجل أرشفة المستندات وصيانتها بشكل صحيح، وبطبيعة الحال، يمكن أن يكون هذا استثمارا كبيرا للأعمال التجارية، نذكر منها 3 خطوات مهمة:

التقييم الأولي

يجب تحديد العمليات التي يتضمنها نظام المستندات الحالي لديك، بحيث تتعرف على كيفية إنتاج كل سجل واستلامه ومعالجته وتخزينه والتخلص منه، وتتكون هذه الخطوة أيضًا من جرد السجلات الموجودة لتحديد الكمية، وتصنيف جميع المستندات حسب الوظيفة.

تحديد الأهداف والأدوار

يجب عليك تحديد أهداف أرشفة المستندات وتحديد الأدوار التنظيمية، من خلال تحديد أولويات أهداف المنظمة بشكل صريح للحفاظ على جهود الأرشفة الرقمية على المسار الصحيح.

تنفيذ جدول الاحتفاظ

بمجرد الانتهاء من الخطوتين الأوليين، فقد حان الوقت لتعيين جدول زمني للاحتفاظ بمستندات العمل الخاصة به، يوصى أيضًا بتعيين شخص معتمد لفرز جميع المستندات الرسمية والتأكد من النقل الآمن والتدمير والتخلص لاحقًا من المستندات غير الضرورية.

استنتاج:

أرشفة المستندات الآمنة هي طريقة لتخليد تراثك الوثائقي وتسهيل استخدامه في إدارة أعمالك اليومية، وبالتالي، يتيح لك الوصول السهل والسريع إلى ملفات العملاء ضمان المعالجة المثلى لطلباتهم، علما أن العديد من الصناعات لديها متطلبات محددة لتخزين المعلومات الحساسة ومعالجتها، ويمكن أن تساعد أرشفة المستندات الآمنة الشركات على تلبية هذه المتطلبات والحماية من المخاطر القانونية.