يعد تخزين المستندات وإدارة السجلات جزءًا أساسيًا من العديد من الشركات والمؤسسات، مما يتيح لهم الوصول إلى المعلومات الحيوية في أي وقت. يساعد تتبع جميع المستندات بشكل آمن في نظام منظم واحد على ضمان دقة البيانات وتوافرها كلما لزم الأمر.
كما أنه يبقي الشركات على اطلاع دائم باللوائح ، مثل قوانين الخصوصية والضرائب حتى تظل ملتزمة. يوفر اختيار التخزين الاحترافي للمستندات وخدمات إدارة السجلات للمؤسسات مستوى أمان إضافيًا مع ضمان استمرار كفاءة العمليات. بهذه الطريقة ، يمكنهم الوثوق في أن مستنداتهم في أيد أمينة ويمكن الوصول إليها بشكل كامل من قبل الأشخاص المناسبين عند الحاجة.
يمكن أن يحدث نوعان رئيسيان من تخزين المستندات في الشركة: إدارة المستندات وإدارة السجلات. إدارة المستندات هي عملية مؤسستك لالتقاط وتخزين وتتبع المستندات. إدارة السجلات هي إدارة السجلات والإشراف عليها ، والتي تعتبر دليلاً على الأحداث والمراسلات والعقود.
"العديد من الصناعات لديها متطلبات محددة لتخزين المعلومات الحساسة ومعالجتها ، ويمكن أن يساعد التخزين الآمن للوثائق الشركات على تلبية هذه المتطلبات والحماية من المخاطر القانونية
فوائد أرشفة المستندات الرقمية للشركات:
1. تعزيز الامتثال التنظيمي
معرفة السجلات التي يجب الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها أمر ضروري للامتثال القانوني والتنظيمي. تحمي خدمة تخزين المستندات سجلاتك وتديرها أثناء فترة الاحتفاظ بها. تتلقى مسار تدقيق شامل لأنشطة التخزين والاسترجاع والتخلص النهائي الخاصة بك.
2. تحسين الوصول إلى المعلومات واسترجاعها
تقضي ساعات لا حصر لها في البحث عن المستندات واسترجاعها. تعمل خدمة تخزين السجلات على تبسيط عملية استرداد المستندات. يقوم متخصصو إدارة السجلات بتسليم سجلاتك يدويًا أو إرسالها مباشرةً إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام حل المسح عند الطلب .
3. التوفير في التكاليف
يعد تخصيص مساحة بالقدم المربع في مكتبك لاستيعاب المستندات أمرًا مكلفًا. لحسن الحظ ، مع خدمة تخزين المستندات ، يتم تخزين سجلاتك الورقية دون كسر ميزانيتك. تكلفة القدم المربع في مركز السجلات أقل بكثير من مساحة المكاتب التجارية ولا تدفع إلا مقابل كل صندوق كرتوني تقوم بتخزينه. عندما يصل المستند إلى تاريخ التخلص النهائي ، يتم إتلافه ، وتنخفض رسوم التخزين.
4. تتبع مبسط للسجلات
يعد تتبع المستندات تحديًا. توفر خدمة تخزين السجلات الراحة من خلال تنظيم وإدارة المستندات الخاصة بك. يتم ترميز سجلاتك بالباركود وتتبعها باستخدام نظام متقدم لإدارة المخزون. تتيح لك بوابة الويب الآمنة رؤية مخزون السجلات الخاصة بك ومراقبة من لديه الملف ومكانه.
5. منع خرق الخصوصية
تم تصميم خدمة تخزين السجلات لحماية معلومات التعريف الشخصية (PII) والمعلومات الصحية المحمية (PHI). يقتصر الوصول إلى مركز السجلات على متخصصي إدارة السجلات الذين تم فحصهم في الخلفية والمعتمدين. يمكن فقط للأفراد المصرح لهم مسبقًا في مؤسستك طلب السجلات من الموفر الخاص بك. يتم تسليم الملفات في مركبة تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) بواسطة متخصصين مرتبطين بالزي الرسمي.
6. الحماية من الكوارث
قد يكون من المستحيل التنبؤ بالكوارث الطبيعية ، لكن أرشفة ملفاتك مع شريك موثوق به يحافظ على أمان سجلاتك. لا يوجد مكان أكثر أمانًا لتخزين سجلاتك من مركز السجلات. إنه مصمم لمقاومة الزلازل والحرائق والفيضانات. يتم تخزين مستنداتك على أرفف مصنوعة من الفولاذ الصلب مع عوارض متقاطعة مثبتة بمسامير على الأرض. يتم استخدام الرشاشات المخصصة داخل الحامل لتقليل مخاطر الحريق.
استنتاج
أرشفة المستندات الآمنة هي طريقة لتخليد تراثك الوثائقي وتسهيل استخدامه في إدارة أعمالك اليومية. وبالتالي، يتيح لك الوصول السهل والسريع إلى ملفات العملاء ضمان المعالجة المثلى لطلباتهم.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد