برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق

تعد أرشفة المعلومات المتعلقة بالشركات جانبًا مركزيًا، وذلك لتعاملها اليومي مع عدد كبير من المستندات والملفات، ولذلك، وباستخدام برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، يمكن تخزين هذه المعلومات بشكل ملائم وتلقائي بالكامل في أرشيف مركزي - مقاوم للتدقيق ومتوافق قانونيًا، مما يتيح للمستخدمين الوصول إلى المعلومات وتحريرها في أي وقت، ليس هذا فحسب، بل تمت مزايا عديدة يتمتع بها برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، سنتعرف عليها في باقي المقال، تابع القراءة.

ماهو برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق؟

يعد برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أداة لإدارة المستودعات الرقمية تتيح لك إنشاء المستندات الرقمية وإدارتها، وتضم الأداة مجموعة منهجية ومنظمة من المحتوى الرقمي بتنسيق رقمي، ويمكن أن تتضمن هذه المجموعة المستندات النصية والصور والتسجيلات الصوتية وملفات الفيديو ومجموعات المستندات وغيرها، وباستخدام برنامج للأرشفة توفر الإدارة الذكية للمعلومات الكثير من العمل.

كيف يعمل برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق؟

يتم إنشاء الارشفة الإلكترونية من خلال أدوات رقمية مختلفة، مثل معالجات النصوص وجداول البيانات والبرامج المتخصصة ونخص بالذكر برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، ويمكن أيضًا التقاط البيانات إلكترونيًا من خلال عمليات المسح أو الرقمنة، كما يتم تخزين السجلات الإلكترونية في مستودعات رقمية من خلال افضل برامج الارشفة الالكترونية، والتي يمكن أن تكون محلية أو سحابية، يتم تنظيم هذه المستودعات من خلال هياكل الملفات أو البيانات الوصفية أو أنظمة قواعد البيانات، مما يسهل الاسترجاع الفعال.

يمكن أيضًا للمستخدمين المعتمدين الوصول إلى السجلات الإلكترونية من خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق باستخدام بيانات اعتماد المصادقة، حيث يتم الاسترجاع بسرعة ويمكن تحقيقه من خلال وظائف البحث، مما يسمح للمستخدمين بتحديد موقع سجلات محددة بناءً على الكلمات الرئيسية أو التواريخ أو معايير أخرى.

يتيح برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق تحرير السجلات الإلكترونية وتحديثها وإضافة تعليقات توضيحية إليها دون المساس بسلامة المستند الأصلي، حيث تتيح أدوات التعاون لعدة مستخدمين والتي يوفرها البرنامج العمل على نفس المستند في وقت واحد، مما يعزز العمل الجماعي الفعال.

مزايا برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق

تحتاج شركات أرشفة الملفات إلى حل يحررها من القلق بشأن أي مستخدم لديه أحدث إصدار من المستندات، والاحتفاظ يدويًا بالنسخ الاحتياطية المحلية، وطبعا لن تجد الحل الا في اعتماد برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، وذلك لما يوفره من مزايا، نذكر منها:

1. تخزين وأرشفة المستندات بشكل آمن

يمكن من خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق العثور على المعلومات بسرعة وسهولة أكبر من خلال البحث في أرشيف واحد فقط لحالات استخدام متعددة مقارنة بالمصادر المختلفة، ونظرًا لكونه أداة في نظام معتمد على سبيل المثال (برنامج فكرة للارشفة الالكترونية)، فإن برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق يزيل ويوقف احتمالية فقدان المعلومات وتوزيع المستندات السرية والملزمة قانونًا للشركة، ونظرًا لجميع عوامل تصفية الأمان المطلوبة لمنع أي تلاعب مادي أو رقمي بالمستندات التي يديرها، فإن برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق يقلل أيضًا من مخاطر سرقة المعلومات.

يتيح استخدام برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق إمكانية إعداد تسلسل هرمي للوصول استنادًا إلى أذونات المستخدم، وقيود القراءة والتعديل، وملفات تعريف المستخدمين - وهذا يساعد على ضمان الامتثال التنظيمي، لأن استخدام الأرشيف يعني الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات.

2. توفير الوقت والمساحة

تعتبر المستندات الرقمية التي تتم إدارتها من خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أقل صعوبة بكثير في تخزينها، وتنظيمها واسترجاعها من المستندات الورقية، مما يقلل الوقت الذي تقضيه في الحفاظ على التنظيم المناسب وبحث الخزانات عن أجزاء مهمة من المعلومات، وهذا يترك للموظفين المزيد من الوقت للقيام بالعمل الذي يمكنهم القيام به فقط بدلاً من إنفاقه في تنظيم الملفات.

تؤدي أيضا إزالة المستندات المادية إلى توفير مساحة، حيث يمكن تحويل الأرفف الضخمة المليئة بخزانة الملفات في المستودع الخاص بك إلى تنسيق رقمي من خلال نظام الأرشفة الإلكترونية، وبالتالي الوصول إليها ببضع نقرات بالماوس على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وفي الوقت نفسه، ستستخدم شركتك من خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق كمية أقل من الورق كل يوم، مما يوفر مساحة لكل متر مربع حيث أنك لن تحتاج إلى العديد من المستندات المادية أو الرفوف.

3. زيادة الكفاءة وتقليل التكاليف

تتمثل إحدى فوائد برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق هي القدرة على زيادة الكفاءة التشغيلية، وسواء كانت سجلات ورقية أو حفظ سجلات أو استرجاعها، فإن برنامج ارشفة الملفات يساعد على زيادة كفاءة سير العمل لديك، وذلكمن خلال أتمتة المهام، يساعدك هذا على تحسين الكفاءة وكذلك إنتاجية سير العمل.

يمكن أيضا ومن خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق تحسين معالجة السجلات وتخزينها واسترجاعها بشكل كبير عند الانتقال إلى البيئات الإلكترونية، لاسيما أن إدارة المستندات الورقية وأرشفتها تتطلب عمالة كثيفة ومكلفة للغاية، نظرًا لمتطلبات الاحتفاظ بالسجلات الطويلة للمحتوى المنظم في علوم الحياة، بينما تعمل سياسات الاحتفاظ بالسجلات الآلية من خلال برامج الارشفة الالكترونية على تحسين عمليات الأرشفة.

4. الحماية من الكوارث

يمكن للكوارث الطبيعية مثل الحرائق والفيضانات أن تدمر المسارات الورقية المهمة، وحتى التعرض البسيط للضوء أو لمستويات عالية من الرطوبة يمكن أن يتسبب في تدهور هذه السجلات بمرور الوقت، يمكن أن تؤدي أي خسارة في إمكانية القراءة أو الوصول إلى تعطيل الإنتاجية اليومية، وقد يؤدي فقدان السجلات أو إتلافها إلى تعريض الامتثال للخطر، ولكن ومع إدارة السجلات الإلكترونية من خلال برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، يمكن تخزين السجلات في السحابة، وبمجرد وصولها إلى هناك، تصبح هذه الوثائق معزولة تمامًا عن الدمار الكارثي.

5. سهولة استرجاع المستندات

يتطلب البحث عن المستندات واسترجاعها وقتًا طويلاً للغاية، في حين يمكن أن يكون برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أداة قوية لتوفير الوقت، حيث يمكن ام يساعد برنامج ارشفة الكترونية في استرداد الملفات عن طريق كلمة أو عبارة في المستند، كما أن التكامل الأسهل مع تطبيقات الأعمال يسهل الوصول إلى المعلومات الهامة، يتيح برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أيضًا الفرصة للوصول إلى المستندات عن بُعد، ولطالما أن هناك اتصال بالإنترنت، يمكن الوصول إلى المستندات في أي مكان وفي أي وقت.

استنتاج:

يمكنك التفكير في استخدام برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، كبديل لأرشيفك الورقي، لأنها أداة تخدم نفس الغرض المتمثل في تخزين وحماية المستندات التي تم إنشاؤها بتنسيق رقمي، كما أن المتطلبات الأساسية التي يتناولها برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق هي بناء وإتاحة موقع واحد لتخزين جميع أنواع المعلومات الرقمية والاطلاع عليها.