برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية

توفر الإدارة الجيدة للمستندات العديد من الفوائد، بما في ذلك التوفير في المحصلة النهائية، وتحسين رضا العملاء، وزيادة معنويات الموظفين، وسهولة الامتثال للوائح الفيدرالية والولائية والصناعية، ولا تتحقق الإدارة الجيدة للمستندات الا من خلال برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية، والذي يتيح إدارة معلومات الأعمال الهامة الخاصة بك بإحكام، فما الفوائد التي يقدمها برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية؟، هذا ما سنتعرف عليه في باقي المقال، تابع القراءة.

مفهوم برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية

يعد برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية حلاً رقميًا يساعد المؤسسات على معالجة المستندات والتقاطها وتخزينها وإدارتها وتتبعها، حيث يمكنك برنامج الارشفة الالكترونية وإدارة الوثائق من تطوير العمليات التي تبدأ وتنفذ وتكتمل بطريقة مستقرة ويمكن التنبؤ بها وقابلة للقياس، ويكاد يكون من المستحيل تصميم وتنفيذ عمليات تجارية موثوقة وسير عمل رقمي دون وجود برنامج متكامل لإدارة المستندات.

فيما يستخدم برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية؟

يستخدم برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية لتخزين وفهرسة وتصنيف وإدارة المستندات والبيانات الإلكترونية مع ضمان الاحتفاظ بها وسلامتها طوال دورة حياتها، ويفي برنامج الأرشفة الإلكترونية بمتطلبات الامتثال التنظيمي حيث لا يمكن تعديل البيانات المخزنة أو إتلافها، مما يتيح إنتاجها كنسخة معتمدة من النسخة الأصلية لأغراض التدقيق أو الأغراض القانونية.

مميزات برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية

يتمتع برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية بالقدرة على إدارة بيانات ومستندات الشركة، كما يتيح نظام الارشفة الالكترونية جنبا إلى جنب مع برنامج إدارة الوثائق بعدة مميزات نذكر منها:

تحسين كفاءة

بدلاً من إضاعة الوقت في البحث في خزائن الملفات أو طلب المعلومات من الأقسام الأخرى، يمكن لموظفيك العثور على ما يحتاجون إليه بالضبط عندما يحتاجون إليه من خلال برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية، وذلك عبر مستودعات وأجهزة وتنسيقات مستندات متعددة، يمكنهم أيضًا استخدام العمليات الآلية وميزات فهرسة المستندات لاستخراج البيانات بشكل أسرع. يؤدي ذلك إلى تبسيط سير عملك وتقليل الاختناقات، مما يساعد على إدارة أعمالك اليومية بشكل أكثر سلاسة وكفاءة، وفي النهاية، توفير الوقت والمال.

تخزين الوثائق

يعمل برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية في جوهره كمركز مركزي لجميع الأعمال الورقية التي تتدفق داخل وخارج شركتك، وذلك بدءًا من الجداول الزمنية وإيصالات الإيداع المباشر وحتى عقود العملاء والفواتير والإيصالات، يهدف برنامج أرشفة الملفات إلى استيعاب جميع الملفات (الرقمية والمادية) تحت سقف واحد، وعادةً ما يقدم برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية مستويات تخزين متعددة المستويات للمؤسسات ذات الاحتياجات المختلفة.

توفر خيارات التخزين المتنوعة في برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية نموذج ( برنامج فكرة للارشفة الالكترونية) فوائد واضحة لكفاءة التكلفة، فعلى سبيل المثال، يمكن للمؤسسات تخزين المستندات التي يتم الوصول إليها بشكل أقل تكرارًا أو السجلات التاريخية في حلول تخزين طويلة الأجل وصديقة للميزانية.

التحكم في إصدار الوثيقة

تعمل إمكانية التحكم في إصدار المستند على التخلص من مشكلة وجود تعديلات متضاربة على المستند أو إصدارات المستندات المتعددة في التوزيع أو سير العمل الفوضوي أو المزيد من الأخطاء، وبدون التحكم في الإصدار، قد يشير الفنيون إلى إجراءات قديمة، مما قد يؤدي إلى أوجه قصور مكلفة أو خطيرة، في هذه الحالة يحافظ برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية على إصدارات المستندات التاريخية، مما يوفر الوضوح بشأن توقيت وطبيعة التغييرات، مع ضمان إمكانية وصول المستخدمين دائمًا إلى أحدث المستندات وأكثرها دقة.

فهرسة الوثائق

يحتوي برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية الخاص بك على الكثير من البيانات المرفقة به، تسمح هذه المعلومات بتنظيم الملف في قاعدة البيانات، على سبيل المثال، أثناء عملية إنشاء المستند، يمكنك إنشاء حقول فهرس مخصصة تسمح للعاملين بتحديد نوع المستند الذي يقومون بإنشائه أو القسم المسؤول عنه، تلتصق بيانات الإدخال هذه بالمستند حتى يعرف برنامج الصادر والوارد مكان وضعها وكيفية التعامل معها، يمكن للفهرسة تمكين العمليات الآلية والبحث وتنظيم الملفات.

البحث عن المستندات

بغض النظر عن الفهارس التي نستخدمها، يتم الكشف عن قوة فهرسة المستندات عندما نقوم بالبحث لاحقًا، يجب أن يوفر محرك البحث عن المستندات بحث آمن وقوي، ومحتوى الوثيقة والبحث عن البيانات الوصفية، ثم بحث متقدم على كافة سمات الوثيقة، هنا يوفر لك برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية بحث قوي للمستندات حيث يقوم بالبحث في محتوى المستند ويمنحك نتائج سريعة.

النسخ الاحتياطي

تتضمن عمليات النسخ الاحتياطي في برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية عمل نسخ من البيانات والمستندات للحماية من فقدان البيانات بسبب فشل الأجهزة أو تلف البيانات أو غيرها من الحوادث غير المتوقعة، يمكنك أيضًا مع افضل برامج الارشفة الالكترونية تعيين جداول النسخ الاحتياطي التلقائي للتشغيل يوميًا أو أسبوعيًا أو على فترات زمنية أخرى وفقًا لمتطلبات مؤسستك.

تعزيز الأمن

يوفر برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية أدوات لتأمين المستندات الرقمية، وقد يشمل ذلك العلامات المائية أو التشفير أو إدارة الحقوق الرقمية أو القدرة على تقييد الوصول إلى المستخدمين المصرح لهم فقط، سيوفر نظام إدارة البيانات الجيد أيضًا أمان البيانات من خلال ميزات مثل التخزين المركزي والأرشفة الرقمية، والتي يمكن أن تساعد في النسخ الاحتياطي واستعادة المستندات في حالة وقوع حوادث غير متوقعة.

توفر أفضل برامج الأرشفة الإلكترونية الإصدار للمسؤولين مسارًا للتدقيق، مما يمنح الإدارة سجلاً لكيفية تغير المستند بمرور الوقت، تتمتع هذه المراقبة أيضًا بقيمة في سياق متطلبات الامتثال التنظيمي، والتي قد تتطلب إجراء فحص دوري لمسارات تدقيق المستندات.

تعاون أفضل وعمل عن بعد

يتيح برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية التعاون بشكل أفضل في نفس المستند، في كثير من الأحيان، سيُظهر حل إدارة الوثائق حالة المستند أو يوفر ميزات تسجيل الوصول والمغادرة، يمكن للزملاء معرفة من قام بالعمل على مستند ومتى أو إذا قام شخص ما بسحب مستند ما، قد يقوم النظام أيضًا بتسمية الإصدارات تلقائيًا عندما يقوم الأشخاص بتحديث المستند، وعندما يقوم شخص ما بوضع اللمسات الأخيرة على مستند، يمكنه قفله لتجنب أي تغييرات أخرى.

استنتاج:

يشمل برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية الحديث قواعد الشركة وإجراءاتها وبرامجها لالتقاط المستندات وتخزينها وإدارتها وتتبعها، ونظرًا لأن معظم الشركات تعتمد الآن على الحلول التقنية بدلاً من الأنظمة الورقية، فإن برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية الخاص بها يستلزم رقمنة مستندات الشركة، والتي قد تشمل مسح المستندات الورقية ضوئيًا والانتقال إلى المستندات الرقمية والتوقيعات الإلكترونية.