نظام الأرشفة الإلكترونية

يعد الحفاظ على المستندات قضية رئيسية للانتقال إلى الأعمال الرقمية بالكامل، ولن يتم ذلك الا من خلال نظام الأرشفة الإلكترونية، حيث تعتبر الأرشفة نشاطًا منظمًا للغاية، فيما يتعلق بتسجيل المستندات وتخزينها واستعادتها، وعلى عكس الأرشفة المادية يعد تخزين الورق أيضًا مكلفًا للغاية ومرهقًا للغاية، ولهذا السبب تعتبر الأرشفة الإلكترونية حلاً أكثر عملية واقتصادية، ولكن يجب أن يستوفي نظام الأرشفة الإلكترونية العديد من المعايير، وهذا ما سنتعرف عليه في باقي المقال، تابع القراءة.

ما هي الأرشفة الإلكترونية؟

نظام الأرشفة الإلكترونية عبارة عن عملية أرشفة مستندات ووثائق بتنسيق رقمي، ولهذا السبب نتحدث أيضًا عن الأرشفة الرقمية، حيث تسمح لك برامج الأرشفة الإلكترونية بالاحتفاظ بالأرشيفات غير المادية أو الرقمية الأصلية في مكان واحد، وبعيدًا عن الحفظ، من الممكن البحث وإدارة دورة الحياة وإزالة الأرشيفات من خلال نفس النظام، كما يضمن لك نظام الأرشفة الإلكترونية سلامة الأرشيفات الإلكترونية؛ ولا يمكن إجراء أي تعديلات، وبالتالي يجري تحويل المحفوظات المادية تدريجيًا إلى تنسيق رقمي لتبسيط الإدارة وتسهيل البحث وتوفير المال وذلك عبر أفضل برامج الأرشفة الإلكترونية.

أنواع الأرشفة الإلكترونية

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الأرشيفات الرقمية:

أرشيف المستندات الإلكترونية : تخزين طويل الأمد وآمن ومقاوم للتغيير للمستندات الرقمية التي يمكن استرجاعها في أي وقت، عادةً ما تتم إدارة الوصول باستخدام برنامج أرشفة الملفات مثبت على الشبكة المحلية للشركة (غير قائم على السحابة).

الأرشيف الإلكتروني طويل المدى : يُستخدم هذا النوع لتخزين المستندات بعد انتهاء الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ القانونية، وكإجراء وقائي قانوني، تحتفظ العديد من الشركات بهذه الوثائق لمدة عشر سنوات على الأقل من خلال نظام الأرشفةالإلكترونية.

أرشيف إلكتروني مقاوم للتدقيق: ويتمتع هذا النوع من الأرشفة بتخزين سليم وآمن للمستندات التجارية والضريبية على سبيل المثال (برنامج فكرة للارشفة الالكترونية) ، وقد تم تصميم هذا النوع من الأرشيف الرقمي للامتثال للمتطلبات القانونية.

كيف يعمل نظام الأرشفة الإلكترونية؟

يعمل نظام الأرشفة الإلكترونية بنقل البيانات التي لم تعد مستخدمة بشكل نشط إلى جهاز تخزين منفصل للاحتفاظ بها على المدى الطويل، تتكون بيانات الأرشيف من بيانات قديمة تظل مهمة للمؤسسة أو يجب الاحتفاظ بها للرجوع إليها مستقبلاً أو لأسباب تتعلق بالامتثال التنظيمي، تتم فهرسة أرشيفات البيانات عبر برنامج أرشفة الكترونية فعال يتمتع بإمكانيات البحث، بحيث يمكن تحديد موقع الملفات واسترجاعها.

فوائد نظام الأرشفة الإلكترونية

يقدم نظام الأرشفة الإلكترونية وظيفة بالغة الأهمية لإدارة المستندات، يمكن أن يوفر التكاليف ويحسن أداء النظام ويمنع الشركة من الوقوع في مشكلات قانونية خطيرة، هذا بالإضافة إلى الفوائد التالية:

1. الوصول السريع واسترجاع المستندات

يسمح نظام الأرشفة الإلكترونية بمسح مستنداتك الحيوية ضوئيًا وحفظها وفقًا لمعايير مخصصة مثل الاسم أو التاريخ أو الفهرسة أو نظام الملفات والمجلدات المخصص، يعمل هذا المستوى من التنظيم على تسريع تحديد موقع المستندات والوصول إليها، والتي يتم مسحها ضوئيًا بدقة عالية وتنظيمها حسب تفضيلاتك.

2. إدارة مراقبة أفضل

يبث نظام الأرشفة الإلكترونية حياة جديدة في مراقبة كافة المستندات، وفي هذه الحالة، يصبح الوصول أكثر محدودية، ويتم فرض لوائح الأذونات في كل مرة، وبالإضافة إلى ذلك، يتم تشفير كل مستند قبل تخزينه في نظام الكمبيوتر لزيادة الأمان ومنع الوصول غير المصرح به، ومن المزايا المهمة الأخرى التي يقدمها برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أن الإشراف الإداري وعمليات التدقيق تصبح أكثر تنظيماً.

3. توفير التكاليف

يعتبر توفير التكاليف أيضًا أحد أفضل فوائد نظام الأرشفة الإلكترونية حيث يمكن أن يوفر أموال المؤسسات عن طريق تقليل الحاجة إلى مساحة التخزين، بالإضافة إلى التكاليف المرتبطة بإدارة السجلات الورقية، ولعل أكبر وفورات في التكاليف تأتي من عدم الاضطرار إلى طباعة المستندات، حيث يمكن أن تكون طباعة المستندات باهظة الثمن، خاصة إذا كنت بحاجة إلى الطباعة بالألوان.

4. زيادة الإنتاجية

يؤدي تخزين بيانات البريد الإلكتروني وأرشفتها على الخوادم بلا شك إلى تقليل الأداء والسرعة، فعندما لا يكون الحذف خيارًا لأن الامتثال التنظيمي يتطلب فترات احتفاظ طويلة، فإن نظام الأرشفة الإلكترونية هو الحل، لأنه يسمح للمؤسسات بتخزين الرسائل بأمان على خادم خارج الموقع أو في السحابة، وعلاوة على ذلك، فإن تفريغ الخوادم من البيانات الإضافية لإدارتها يسمح لموظفيك بالعمل بسرعة أكبر ويزيد من السرعة التي يمكن بها للجميع الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المخزنة الخاصة بهم، مما يسهم في تقليل حمل التخزين وزيادة الإنتاجية.

خطوات تنظيم الأرشيف الإلكتروني

قبل أن تعرف كيف ستقوم بفرز وأرشفة المستندات، يجب عليك تنفيذ مهمة القيام بذلك، بدءا من إنشاء خطة وتحديد الوقت المتاح لديك للتنظيم، وفيما يلي ندعوك لاتباع هذه الخطوات عند تبني نظام الأرشفة الإلكترونية بكفاءة:

تحديد الأهداف

اسأل نفسك لماذا ولأي غرض نظام الأرشفة الإلكترونية، هل سيكون للاستخدام الداخلي فقط، أم ستمنح إمكانية الوصول إلى العملاء والمتعاونين الخارجيين، هل تريد تخزين أرشيف تاريخي فقط، أم ستقوم بإنشاء مستندات جديدة؟ اعتمادا على إجاباتك، يجب عليك استكشاف بدائل مختلفة.

تدقيق المستندات الموجودة

قم بإجراء تدقيق شامل للمستندات الموجودة في الأرشيف الخاص بك، حدد المستندات المهمة للاحتفاظ بها، والمستندات التي يمكن التخلص منها، والمستندات التي تتطلب معالجة خاصة بسبب التفويضات القانونية أو التنظيمية.

رقمنة المستندات الخاصة بك

يعمل نظام الأرشفة الإلكترونية المناسب على تسهيل عملية تحويل مستنداتك إلى صيغة رقمية: حيث يتم توصيل البرنامج بمحطة عمل أو ماسح ضوئي على الشبكة ويبدأ عملية المسح الضوئي، يتم التقاط المستندات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا.

تحديد تصنيف الوثيقة

قم بصياغة تصنيف للمستندات أو نظام الأرشفة الالكترونية يصنف مستنداتك بناءً على محتواها وأهميتها، يعمل برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية على التصنيف الجيد التنظيم على تبسيط عملية التنظيم بأكملها، مما يجعلها أكثر سهولة.

استخدام وصيانة الأرشيف الرقمي الخاص بك

بعد أن يصبح الأرشيف الخاص بك جاهزًا للاستخدام، يتم منح كل موظف تصريحًا يسمح لهم بالبحث والوصول إلى المستندات التي لديهم إذن باستخدامها، يمكنك أيضًا رقمنة عمليات العمل مثل معالجة الفواتير الواردة من خلال برنامج الصادر والوارد، بحيث تتخطى المرحلة الورقية ويتم نسخ المستندات تلقائيًا إلى المجلد الصحيح في أرشيفك الرقمي.

استنتاج:

يعتبر نظام الأرشفة الإلكترونية مهما جدا لحماية مستنداتك، حيث يتم من خلاله تخزين مستنداتك بشكل آمن في نموذج لا يمكن تغييره دون وجود سجل واضح لأية تغييرات تم إجراؤها، وهذا يضمن أن تخزين المستندات الخاص بك متوافق تمامًا مع جميع المتطلبات القانونية.