تتجه الشركات ومؤسسات الأعمال بشكل عام نحو الاعتماد على البرمجيات الرقمية في إدارة العمل داخل مختلف الأقسام والإدارات. من ضمن هذه البرمجيات برنامج إدارة الشركات الذي يتولى مسؤولية الإدارة الرقمية لمختلف المهام داخل الشركات.

ويعتبر استخدام برامج إدارة الشركات ومؤسسات الأعمال جز من تطوير الأنظمة الإدارية لكافة الأقسام المتواجدة داخل الشركة؛ بهدف تحقيق الكفاءة الإدارية وتطوير العاملين مما يؤثر بشكل مباشر على تطوير الجانب الإنتاجي والتشغيلي. فبرامج إدارة الشركات في وقتنا الحالي أصبح لا غنى عنها لدى كل الشركات باختلاف أحجامها وأنواعها.

وفي هذا المقال، سوف نقدم لأصحاب الشركات دليل كامل عن مفهوم برنامج إدارة الشركات  وما هي مميزاته وكيف يمكن أن يؤثر على سير العمل بشكل احترافي.

تعريف برنامج إدارة الشركات

برنامج إدارة الشركات هو برنامج يضم مجموعة من التطبيقات والأدوات المختلفة التي تهدف إلى توفير الوقت والجهد المبذول في تنفيذ مهام سير العمل المختلفة بكافة الإدارات، بالإضافة لأتمتتها وربط عمل الإدارات ببعضها البعض؛ لتسهيل الحصول على الموافقات المطلوبة وزيادة كفاءة الأداء الإداري للشركة من خلال تنظيم العمل وتسهيل عمليات المراجعة والحصول على التقارير المختلفة لاتخاذ القرارات.

ومن أبرز وأشهر أنظمة وبرامج إدارة الشركات ما يلي:

1. برامج إدارة علاقات العملاء CRM

يهدف برنامج إدارة علاقات العملاء باعتباره برنامج إدارة الشركات إلى تنظيم بيانات العملاء من خلال إنشاء قاعدة بيانات لكافة العملاء وتنظيمها في هيئة ملفات لكل عميل. يحتوي كل ملف على بيانات التواصل، وسجل كامل لكافة المعاملات بالتاريخ والإجراءات وما تم تنفيذه، بالإضافة لإمكانية إرفاق أي ملفات مرتبطة بالعميل كالفواتير الإلكترونية ووسيلة الدفع المختارة.

إلى جانب إمكانية إنشاء تنبيهات للتذكير بمواعيد المقابلات أو للتنبيه عن أي إجراء يجب اتخاذه في المستقبل لعدم نسيانه.

2. برنامج إدارة الموارد البشرية HRM

برنامج إدارة الموارد البشرية HRM باعتباره برنامج إدارة الشركات فإنه يساعد على تنظيم ملفات كافة العاملين لدى الشركات والأنشطة التجارية، وتعيين ملف لكل عامل يحتوي على عقد العمل الخاص به وتحديد موعد انتهائه للتذكير بتجديده وإرفاق الملفات المتعلقة بالجزاءات وغيرها من المستندات الخاصة بكل عامل.

كما يمكنك من خلال برنامج إدارة الموارد البشرية تعيين مهام سير العمل المتعلقة بكل موظف وتتبعها، للتأكد من تنفيذ تلك المهام ومراجعتها وتتبع مواعيد الحضور والانصراف وإرسال التنبيهات للموظفين لأي تحديثات متعلقة بالعمل أو لإعلامهم بمواعيد الأجازات الرسمية. ويمكن إرسال تلك التنبيهات إما عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق الرسائل النصية القصيرة SMS.

3. برامج إدارة سلسلة التوريد

من خلال الأتمتة الإلكترونية لنظام إدارة سلسلة التوريد ستتمكن من تنظيم العمل مع كافة الموردين، وتعيين طلبات الشراء عند اقتراب انتهاء مخزون أي من المنتجات والحصول على الموافقة من الإدارة المالية. كل تلك العمليات تتم بسهولة وسرعة بعكس الطرق التقليدية التي كانت تستغرق أيام في بعض الأحيان.

4. برامج إدارة المشاريع

بعض الشركات يكون لديها مشاريع قيد التنفيذ، ولها تواريخ محددة للبدء والانتهاء منها، لذا يجب وضع خطط واضحة لسير العمل داخل تلك المشاريع، ونوعية المهام المطلوبة وتعيين الموظفين المختصين بأداء كل مهمة، مع تعيين مواعيد لتلك المهام وتتبعها بشكل لحظي للتأكد من سير العمل وما تم به. ومن خلال استخدام برنامج إدارة الشركات يمكن متابعة ومراقبة وإدارة المشاريع المختلفة للشركات والمساعدة على تنفيذ ذلك بنظام وكفاءة وتنفيذ كافة المشاريع بدقة واحترافية.

5. برامج إدارة المخزون

لتتمكن من تنفيذ عملياتك البيعية بنجاح وإنشاء خطط تسويقية فعالة تعمل على زيادة المبيعات لديك يجب أولًا تنظيم العمل بإدارة المخازن. هذا ما يوفره لك برنامج إدارة المخزون، فمن خلال إدارة مخزونك ستتمكن من تسجيل كافة منتجاتك وتحديد كافة التصنيفات المتعلقة بكل منتج وتعيين باركود لكل منتج لتسهيل استيراده فيما بعد عند إنشاء الفواتير أو تسجيل عمليات البيع المختلفة.

وباعتباره برنامج إدارة الشركات فإنه يوفر ميزة إنشاء تنبيهات عند قرب نفاذ أي منتج للبدء في طلبه مرة أخرى كما يساهم البرنامج في القيام بعمليات الجرد بسهولة عن ذي قبل والحصول على تقارير حالة المنتجات وما هي المنتجات الأكثر طلبًا وما إلى ذلك.

6. برامج إدارة المالية والحسابات

نظرًا لأهمية إدارة الحسابات والمالية بأي شركة، فإن استخدام نظام برمجي لإدارة المحاسبة المالية أصبح أكثر أهمية من ذي قبل. فمن خلال برمجيات إدارة الحسابات ليس عليك سوى تسجيل البيانات والأرقام، كبيانات القيود والمصاريف اليومية والمصروفات وما إلى ذلك. ويقوم البرنامج بعد ذلك بإجراء كافة المعالجات والمعادلات الخاصة بتلك الأمور للحصول على النتيجة النهائية بأقل وقت ممكن، كمعرفة أرصدة الحسابات، والأرصدة المتعلقة ببيانات البيع والمشتريات، وأرصدة المصروفات، وإنشاء الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع هيئة الضريبة والزكاة. كل هذا بالإضافة لإمكانية الحصول على التقارير المالية المختلفة بأي وقت لمعرفة الوضع المالي للشركة واتخاذ القرارات المطلوبة.

مزايا استخدام برنامج إدارة الشركات

بعد التعرف على التطبيقات التي يمكن استخدامها كبرامج لإدارة الشركات ومؤسسات الأعمال، والتعرف على كيفية عمل كل برنامج وتأثيره على المهام المتعلقة بكل إدارة، سنتعرف على ما هي المزايا التي تعود على الشركات من استخدام تلك التطبيقات والبرنامج ومدى تأثيرها على مهام سير العمل.

1. توفير الوقت والجهد

من خلال الأتمتة الإلكترونية لكافة وظائف برنامج إدارة الشركات وإمكانية تسهيل مهام سير العمل، سيعمل ذلك على توفير الوقت والجهد المبذولان في الطرق التقليدية وإنهاء إجرءات العمل المختلفة في وقت أسرع، مما يساهم في زيادة الإنتاجية داخل الشركة على كافة المستويات.

2. حفظ البيانات بأمان

من خلال برنامج إدارة الشركات ستتمكن من الاحتفاظ بكافة بيانات ومستندات العمل وتخزينها بالأنظمة السحابية التي توفر أعلى وسائل الأمان، مما يحميها من التعرض للتلف أو الفقد أو السرقة. ويساعد هذا أيضًا على الوصول إليها بسرعة وبأي وقت ومن أي مكان وقت الحاجة إليها.

3. التكامل والأتمتة

يوفر برنامج إدارة الشركات ميزة الربط بسلاسة مع كافة الأنظمة المختلفة المستخدمة داخل كل الأقسام لدى مؤسستك؛ من أجل تسهيل تدفق مهام سير العمل بين الأقسام وبعضها البعض، إما للمراجعة أو للحصول على الموافقات المطلوبة أو لتنفيذ المهام التي يتطلب معالجتها أكثر من شخص وكل ذلك بسهولة وسرعة.

4. تعزيز اتخاذ القرارت المختلفة

من أهم المستندات التي تساهم في عملية صنع القرارات الهامة والمؤثرة على سير العمل بالشركات هي التقارير المختلفة، كتقارير حركة المنتجات وتقارير البيع والتقارير المالية عن الفترات الزمنية المختلفة والتقارير الضريبية. وهو مايوفره لك برنامج إدارة الشركات بضغطة زر واحدة، بحيث تكون لديك القدرة على إصدار تلك التقارير بأي وقت لدراستها واتخاذ القرارات التي تخدم سير العمل.

في النهاية، يمكننا التأكيد على أن امتلاك برنامج إدارة الشركات أيًا كان نوعه أو الوظيفة التي تبحث عنها، هو ليس مجرد أداة لتسهيل المهام فقط، بل هو أحد أهم أسس تحقيق النجاح لمختلف الشركات.

فالشركات التي تسعى لتنظيم عملها وتطوير أدائها الإداري وتطوير الكوادر الوظيفية لديها واستخدام التكنولوجيا المساهمة في ذلك هي الشركات التي تستطيع تحقيق النجاح وتحقيق أهدافها التسويقية والربحية والحفاظ على المنافسة في سوق العمل.