الكثير من العيادات تواجه مشاكل كبيرة وتحديات تؤثر على تجربة المرضى في إدارة المواعيد والحجوزات الخاصة بهم، وهو ما يتسبب في طول فترات الانتظار، وتداخل المواعيد الخاصة بالمرضى في بعض الأحيان، والتكدس داخل العيادة بشكل كبير.
ولكن مع التطور التكنولوجي في القطاع الطبي والاعتماد على التقنيات الحديثة لتطوير إدارة العيادات، أصبح من السهل التحكم في إدارة المواعيد، وتنظيم الحجوزات وتسجيلها بكفاءة وفاعلية أكبر من خلال برامج العيادات الرقمية. وذلك بفضل ما تحتويه من أدوات تساعد على تحسين تجربة المرضى من خلال كافة الخدمات المقدمة لهم وتطوير إدارة العيادات بشكل كامل.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نتعرف على مفهوم إدارة المواعيد داخل العيادات، وكيف يمكن لبرامج العيادات الرقمية الاحترافية إدارة المواعيد وتحسين تجربة المرضى بشكل عام داخل دور الرعاية الصحية.
ما المقصود بمصطلح إدارة المواعيد داخل العيادات؟
إدارة المواعيد داخل العيادات هي المسؤولة عن تنظيم حجوزات المرضى للكشوفات والاستشارات، وتسجيلها سواء من خلال الهاتف أو الحضور لمقر العيادة، وإدارة جداول العمل الخاصة بالأطباء. هذا بالإضافة لتذكير المرضى بمواعيدهم، وإدارة التأجيلات.
وإدارة تلك المواعيد كانت تتم سابقًا باتباع الطرق التقليدية والتي تتمثل في تسجيل المواعيد بالمستندات الورقية، وهو ما كان يسبب الكثير من الأخطاء نتيجة التسجيل اليدوي، والتي منها التداخل في المواعيد، والانتظار لفترات طويلة.
وهو بدوره ما كان يؤثر سلبًا على الخدمات المقدمة للمرضى. ولكن مع ظهور برامج العيادات الاحترافية المتكاملة وما تحتويه من تقنيات حديثة أصبحت إدارة المواعيد أكثر كفاءة وسهولة عن ذي قبل.
كيف تسهل برامج العيادات إدارة المواعيد في العيادات ودور الرعاية الصحية المختلفة؟
-
الحد من الأخطاء البشرية
الطرق التقليدية المستخدمة في تسجيل المواعيد، مثل الدفاتر والمستندات الورقية تؤدي لحدوث الكثير من الأخطاء البشرية.
على سبيل المثال، قد يتم حجز موعدين لمرضى مختلفين في نفس الوقت، أو نسيان تسجيل أحد المواعيد، أو كتابة بيانات المريض بشكل خاطئ.
ولكن إدارة المواعيد من خلال برامج العيادات ساهمت في الحد من تلك الأخطاء البشرية، وذلك من خلال قواعد البيانات والتي يتم بها تسجيل حجوزات المرضى فلا تسمح بوجود أي تداخل في المواعيد، كما أن جدول المواعيد يتم تحديثه بشكل تلقائي عند تسجيل أي حجز أو تعديله لأي سبب.
كما يمكن للمرضى من تسجيل مواعيدهم بشكل مباشر من خلال الإنترنت، ويتم تسجيل تلك الحجوزات بشكل تلقائي بقاعدة بيانات الحجوزات المتواجدة داخل البرنامج.
-
الحجز الإلكتروني
الاعتماد على الطرق التقليدية في حجز مواعيد المرضى، تسبب في بعض الأحيان ضغط على موظفي الاستقبال نتيجة تلقى الكثير من المكالمات الهاتفية، وهو ما قد يتسبب في تداخل تسجيل المواعيد، أو انتظار المرضى لفترات طويلة للحجز أثناء التواجد بالعيادة.
لذا تتيح برامج العيادات للمرضى إمكانية الحجز الإلكتروني لمواعيد الكشوفات والاستشارات الخاصة بهم، وذلك من خلال الربط والتكامل مع تطبيقات الهاتف الإلكتروني أو المواقع الإلكترونية الخاصة بالعيادة. حيث يمكن للمرضى الولوج إليهم واختيار اليوم والموعد المناسب لهم للحجز، ويتم تسجيل تلك الحجوزات بشكل تلقائي بقاعدة بيانات البرنامج. وهو ما يساعد في عملية التحكم في إدارة المواعيد بسلاسة وفاعلية، وتحسين تجربة المرضى.
-
إرسال الإشعارات والتنبيهات
في بعض الأحيان قد ينسى المرضى مواعيد الفحوصات والاستشارات الخاصة بهم، سواء من حيث اليوم أو الموعد المحدد.
لذا يمكنك من خلال برامج العيادات تقديم أفضل خدمة لمرضاك من خلال إرسال إشعارات للمرضى إما من خلال الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني، وذلك من أجل تذكيرهم بمواعيد الحجوزات الخاصة بهم، وهو ما يعمل على تحسين كفاءة إدارة المواعيد وتحسين تجربة المرضى، واكتساب ثقتهم وولائهم.
-
التحكم في فترات الانتظار
اتباع الطرق التقليدية في تسجيل حجوزات المرضى، كانت من الأسباب المباشرة المؤدية لطول فترات الانتظار، وهو ما كان يسبب استياء لدى المرضى، ويؤثر بشكل سلبي على تجربتهم.
وتقوم برامج العيادات عن طريق التقنيات والأدوات الحديثة بداخلها على التحكم في فترات انتظار المرضى، وذلك من خلال إمكانية ترتيب الحجوزات بحسب الأولوية، أو بحسب الحالات الطارئة.
كما تعمل تقنيات تلك البرامج على معرفة مدة الكشف أو الاستشارة الخاصة بكل مريض، وهو ما يسمح بمعرفة متوسط الوقت المستغرق، وذلك من أجل تحديد موعد كل مريض على حدة ليتواجد في الموعد المحدد له، دون الحاجة لقضاء الكثير من الوقت في الانتظار.
-
إدارة الوقت بكفاءة وفاعلية أكبر
في بعض الأحيان قد يقوم أحد المرضى بتأجيل الموعد الخاص به أو إلغائه، وهو ما قد يؤدي إلى إهدار وقت العمل داخل العيادة، والتأثير على مواعيد المرضى الأخرين.
ولكن من خلال الاعتماد على برامج العيادات يمكنك التحكم في إدارة المواعيد بشكل أكبر في حالات الإلغاء أو التأجيل، وذلك من خلال إمكانية جدولة المواعيد الشاغرة بشكل تلقائي وإبلاغ المرضى الآخرين بأي تغيير قد يطرأ على المواعيد الخاصة بهم. كما أن إرسال إشعارات التنبيهات من أجل تذكير المرضى بمواعيد الحجوزات، يؤدي إلى تقليل حالات الغياب بنسبة كبيرة.
-
تقليل الازدحام داخل العيادة
عدم انتظام مواعيد حجوزات المرضى قد يتسبب في التكدس والازدحام داخل العيادة، وهو ما يؤثر بشكل سلبي على المرضى والتسبب في الازعاج، هذا بالإضافة لزيادة الضغط على الطاقم الطبي.
لذا تقوم برامج العيادات على تحسين تدفق المرضى داخل العيادة بحيث لا يتواجد عدد كبير في نفس الوقت، وذلك من خلال جدولة المواعيد بشكل يسمح بوجود فاصل زمني قصير بين كل مريض وآخر لتجنب الازدحام، وإبلاغ المرضى من خلال إشعارات التنبيهات بالحضور في الموعد المخصص بهم.
-
تحسين إدارة مواعيد الأطباء
بعض العيادات قد تحتوي على أكثر من تخصص، وبالتالي يعمل بها أكثر من طبيب سواء في التخصص الواحد أو في التخصصات المختلفة، وعدم إدارة المواعيد الخاصة بهم وتنظيمها قد يؤثر بشكل مباشر على الخدمة المقدمة للمرضى نتيجة تداخل المواعيد الخاصة بالأطباء أو التأخر في الحضور في الموعد المحدد لهم، والتأخر في تقديم الخدمات المختلفة للمرضى في المقابل.
ولكن من خلال الاعتماد على برامج العيادات ستتمكن بسهولة من إدارة مواعيد الأطباء، وذلك من خلال أدوات تساعد على جدولة مواعيد الأطباء بشكل منفصل عن مواعيد المرضى، ويتم تسجيل كافة المواعيد بذلك الجدول وإرساله للأطباء ليكونوا على دراية به، كما يمكن إرسال تنبيهات للأطباء لتذكيرهم بمواعيد العمل الخاصة بهم.
ختامًا:
إدارة المواعيد داخل العيادات هي المؤثر الأول والمباشر على تجربة المرضى، لذا يجب الاهتمام بتنظيمها وتطويرها بكفاءة وفاعلية أكبر، وذلك من خلال الاعتماد على التقنيات الحديثة والمطورة والتي تتمثل في برامج العيادات.
حيث تعمل برامج العيادات على تسهيل حجوزات المرضى من أجل تقليل ضغط العمل على موظفي الاستقبال داخل العيادات، وهو ما يساهم بشكل مباشر على الحد من الأخطاء البشرية نتيجة التسجيل اليدوي لتلك المواعيد.
هذا بالإضافة لإمكانية التحكم بسهولة في التأجيلات والحجوزات الملغاة، وإرسال تذكيرات إلى المرضى بمواعيد الحجوزات الخاصة بهم. لذا لا تتردد في تحسين إدارة المواعيد داخل العيادة الخاصة بك من أجل تحسين الخدمات المقدمة للمرضى وتحسين كافة مهام سير العمل المختلفة من خلال الاعتماد على برامج العيادات الإلكترونية.
Add New Comment