إدارة العيادات باختلاف تخصصاتها تحتاج إلى الكثير من المهام التنفيذية، والتي تؤثر بشكل مباشر على المرضى والخدمات المقدمة لهم. 

وتعاني كثير من العيادات من ضعف في تنظيم المهام الإدارية والتي تتمثل في إدارة بيانات المرضى والاحتفاظ بتلك البيانات بأمان للرجوع إليها وقت الحاجة، وتنظيم مواعيد المرضى، وتنظيم مواعيد العمل الخاصة بكافة العاملين، وإدارة المخزون الطبي والإدارة المالية للعيادة.

وفي حالة حدوث أية أخطاء بأي من تلك المهام، تؤثر على الأداء وعلى المرضى بشكل مباشر، وهو ما قد يؤدي لخسارة الكثير من المرضى نتيجة تداخل المواعيد وفقد البيانات والسجلات القديمة التي تؤثر على متابعة التاريخ المرضى بشكل جيد.

لذا فإن التحول الرقمي في إدارة العيادات أصبح ضرورة لا غني عنها، ويتسم هذا التحول في اللجوء لاستخدام برنامج إدارة العيادات لتطوير وتحسين الأداء. 

ونظرًا لكثرة البرامج المسؤولة عن إدارة العيادات يعد اختيار برنامج منهم خطوة بحاجة للدراسة والاعتماد على عدد من العوامل لاختيار برنامج يتناسب مع احتياجاتك. 

وفي هذا المقال، سوف نشرح لك ما هي برامج إدارة العيادات الرقمية، وما أهمية برامج إدارة العيادات والمراكز الطبية، وكيف يمكنك اختيار أفضل برنامج إدارة للعيادات ودور الرعاية الصحية المناسب لك.

ما هي برامج إدارة العيادات الرقمية؟

برامج إدارة العيادات هي عبارة عن حلول تقنية تم تصميمها من أجل تحسين إدارة العيادات بدءاً من تخزين بيانات المرضى بشكل أكثر تنظيمًا تسهل الوصول إليها وقت الحاجة بسرعة، وإنشاء سجلات للمرضى تحتوي على تاريخهم المرضي بدءاً من تاريخ أول تعامل، وتنظيم مواعيد المرضى، وإدارة المخزون، وإدارة الموظفين والإدارة المالية والفواتير. 

وتعمتد برامج إدارة العيادات الرقمية الاحترافية على تقنية الأتمتة الإلكترونية التي تساهم في تدفق سير العمل بين الأقسام المختلفة بمرونة، وتعمل على توفير الوقت والجهد المبذولين في تنفيذ العديد من المهام والحد من الأخطاء البشرية، وهو ما يعمل على تحسين العمل الإدارة وتحسين جودة الخدمات المقدمة للمرضى.

ما أهمية برامج إدارة العيادات الرقمية؟

قبل التعرف على كيفية اختيار برنامج إدارة العيادات المتناسب مع احتياجاتك، يجب أولًا التعرف على أهم ما يميز تلك البرامج، والتي تتمثل في التالي:

1. إدارة بيانات المرضى وتتبعها بسهولة

 وذلك من خلال إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على ملف خاص بكل مريض يحتوي على البيانات الشخصية وطريقة التواصل، وسجل تعامل المريض مع العيادة وتفاصيل الروشتات الطبية الخاصة به، مع إمكانية إرفاق أي مستندات مثل التحاليل الطبية والإشاعات هذا بالإضافة لمستندات التعامل المالي. ويتم تحديث تلك البيانات بالملفات بشكل تلقائي عند تسجيل أي معلومة جديدة، كما يمكن الوصول لتلك البيانات بسهولة بأي وقت ومن أي مكان.

2. تنظيم مواعيد المرضى

من خلال برامج إدارة العيادات ستتمكن من تنظيم مواعيد المرضى سواء كانت مواعيد كشف أو استشارة وإرسال تلك المواعيد للعملاء من خلال الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني من أجل تذكيرهم بها. وتنظيم المواعيد يساهم في عدم التداخل بين ميعاد وآخر.

3. إدارة المخزون الطبي بسهولة

من خلال إنشاء قاعدة بيانات لكافة المواد الطبية المستخدمة في العيادة وتصنيفها بحسب الأنواع المختلفة والأعداد المتاحة. ويتم تحديث تلك البيانات بشكل تلقائي عند تسجيل أي معاملات لها، وهو ما يسهل مراجعتها وجردها بأي وقت دون الحاجة لتضييع الكثير من الوقت والجهد كما في السابق.

4. تقليل الأخطاء البشرية

والتي تحدث عادة نتيجة التسجيل اليدوي للبيانات المختلفة سواء كانت بيانات خاصة بمعاملات المرضى أو بيانات مالية أو بيانات المخزون.

5. تحسين إدارة العاملين بالعيادة

بدءاً من تحديد مواعيد العمل وتعيين مهام سير العمل لكل موظف ومتابعتها بشكل لحظي للوقوف على أي أخطاء ومعالجتها بشكل فوري.

6. إدارة الفواتير الإلكترونية

والمتوافقة مع قوانين الضريبة المفروضة بسهولة وطباعتها للعملاء.

7. إصدار التقارير المختلفة

المتعلقة بسير العمل أو تقارير المرضى وبياناتهم المختلفة، بالإضافة للفواتير المالية باختلاف أنواعها وذلك من أجل مراجعة العمل بسهولة والمساهمة في اتخاذ القرارات المناسبة بشكل صحيح.

كيفية اختيار برنامج إدارة العيادات المناسب؟

بعد أن تعرفنا على ما هي برامج إدارة العيادات ومدى أهميتها والحاجة لاستخدامها، يجب قبل اختيار برنامج وضع عدد من العوامل للاعتماد عليها كي تقوم بالاختيار الصحيح والمتناسب مع احتياجاتك. ومن أهم تلك العوامل الآتي:

1. تحديد احتياجات العيادة

أول خطوة يجب الاعتماد عليها في اختيار برنامج إدارة العيادات هي تحديد احتياجات العيادة، والتي قد تتمثل في التالي:

• حجم العمل بالعيادة من حيث عدد الأطباء وعدد العاملين وحجم المرضى المتعامل معهم.
• تخصص العيادة وهل تقوم بتقديم خدمة ذات تخصص واحد أم هناك تعدد في التخصصات والخدمات المقدمة للمرضى.
• نوع المهام المتعلقة بسير العمل داخل العيادة.
• تحديد الميزانية الخاصة بشراء البرنامج.

2. إجراء عملية بحث دقيقة

بعد تحديد احتياجات العيادة الخاصة بك، يمكنك البدء بالبحث عن أنواع برامج إدارة العيادات المتاحة وقراءة أراء العملاء عنها ومعرفة كيفية استخدامها والمزايا الخاصة بكل برنامج، وحصر البرامج المتناسبة مع احتياجاتك من أجل اختيار برنامج مناسب منها.

3. تحديد المزايا الرئيسية

تختلف أنواع برامج إدارة العيادات من حيث المزايا التي تحتويها وما تقدمه من حلول مختلفة، ولكن هناك بعض المزايا الرئيسية والتي يجب أن يحتويها البرنامج الذي تقوم باختياره للحصول على أفضل تجربة استخدام من خلاله، ومن تلك المزايا الرئيسية مايلي:

• إنشاء قاعدة بيانات شاملة لكل بيانات المرضى وسجلاتهم المرضية وتفاصيل المعاملات المالية الخاصة بهم من خلال التعامل مع العيادة.
• إدارة مواعيد المرضى، وذلك من خلال توفير حلول تقنية تتيح للمرضى التسجيل بشكل تلقائي من خلال تطبيق الهاتف الإلكتروني الخاص بالعيادة وتسجيلها بشكل تلقائي بالبرنامج، وإرسال الإشعارات التذكيرية بها للعملاء من خلال الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني.
• إدارة السجلات الطبية الخاصة بالمرضى بسهولة من خلال تسجيل كافة البيانات بشكل إلكتروني، وحفظها بقاعدة البيانات من أجل الوصول إليها بسهولة.
• إدارة الفواتير الإلكترونية وتتبع المدفوعات الخاصة بالمرضى والربط مع شركات التأمين المختلفة.
• إدارة المخزون الخاص بالمنتجات الطبية بسهولة، وإنشاء تنبيهات عند قرب نفاذ أي منتج للسرعة في طلبه.
• إصدار التقارير المختلفة لتتبع العمل داخل الإدارة والاعتماد عليها في القرارات الإدارية الهامة.

4. الدعم الفني

توافر خدمة الدعم الفني وخدمة ما بعد البيع في حالة اختيار برنامج يتناسب مع احتياجاتك، وذلك لضمان حل أي مشاكل قد تحدث أثناء العمل بسهولة وسرعة.

5. دعم التحديثات

 برامج إدارة العيادات الإلكترونية كغيرها من البرمجيات المختلفة والتي يحدث بها تحديثات بشكل دوري لمواكبة أحدث اتجاهات العمل والإدارة، لذا تأكد من اختيار برنامج يدعم التحديثات بشكل مستمر.

6. التكامل مع الأنظمة الأخرى

بعض العيادات تعتمد على أنظمة مختلفة للعمل من خلالها ومنها على سبيل المثال أنظمة الإدارة المالية وأنظمة التأمينات الطبية، وهناك بعض برامج إدارة العيادات التي تعمل من خلال التكامل والربط مع مع الأنظمة المختلفة وهو ما يعمل على تدفق سير العمل بين تلك الأنظمة بسهولة ويعمل على توفير الكثير من الوقت والجهد في تنفيذ المهام المختلفة.

ختامًا:

اختيار برنامج إدارة العيادات لتحسين العمل يعد استثمار هام على المدى الطويل، لذا لا تتردد في البدء بتحديد احتياجاتك من الآن والبحث عن البرنامج المتوافق مع احتياجاتك للحصول على أداء أكثر كفاءة وفاعلية وتحسين الخدمات المقدمة للمرضى.

وخلال هذا المقال شرحنا لك ما هي برامج إدارة العيادات الرقمية، وما أهميتها في تحسين إدارة المراكز الصحية والعيادات، وكيف يمكنك اختيار البرنامج المناسب لاحتياجاتك.