يعتمد نجاح أى مؤسسة على العديد من العوامل أهمها نطاق فهم وإستيعاب العاملين بها لكيفية إدارة الوقت والموارد المالية، لذلك تكون المؤسسات التى لا تستخدم نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية أثناء عملها تفقد حفظ هذه العوامل الهامة.

نتيجة لعدم إستخدام نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية داخل مؤسستك تظهر العديد من السلبيات لذلك سيعمل دوك سويت على توضيح تلك السلبيات لك:

*عند البحث على ملفاتك الورقية بنفسك يتم إستغراق وقت طويل للوصول إليها، وذلك لأن الملفات التى يتم حفظها بالطرق التقليدية دون إستخدام نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وحفظها يكون معرض لطرق الحفظ الغير صحيحة مما يجعل وجود عائق فى أداء المزيد من الأعمال.

*إذا كنت لا تمتلك نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية فإنه عند الموافقة على مستند ما، يدخل ذلك المستند فى سلسلة من العمليات الطويلة والمجهدة تبدء من مراجعة المستند من جهة العديد من الموظفين ثم الحصول على الموافقة فى النهاية، عند غياب موظف ما داخل السلسلة يتم تعطيل سير خط الموافقة على المستند لحين عودة ذلك الموظف من أجازته إلى العمل مرة أخرى.

*يتم إستغراق المزيد من الوقت عند البحث على مستند أو وثيقة ما والتى من الممكن أن تكون داخل سلة المهملات حيث تم وضعها بالخطأ من جهة أحد الموظفين مما يجعلك تقوم بإنشأها من جديد، لذلك فإن مؤسستك بحاجه إلى نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.

*عند حدوث مشكلة ما داخل مؤسستك أو تعرض المستندات والوثائق الهامة إلى ضياع أبدى فإن الحل حينها هو إنشاء تلك المستندات والوثائق من جديد مما سيعرضك إلى إهدار المزيد من الوقت والجهد، لذا فمن الجيد إستخدام نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.