أصبح التحول الرقمي في وقتنا الحالي أحد أهم الأسباب التي تساعد المؤسسات والشركات على الوصول لأعلى درجات الكفاءة في أداء المهام على مستوى كافة الإدارات، وأصبح هو الاتجاه السائد للشركات الطامحة للتفوق والنجاح.
ومن أهم الإدارات التي شهدت تطور ونجاح من خلال التحول الرقمي لها في بعض المؤسسات هي إدارة بلاغات الصيانة والأعطال.
وذلك من خلال أحدث وأفضل برنامج بلاغات اعطال وهو برنامج CMMS لإدارة بلاغات الصيانة، وذلك لما يحتويه من برامج وتطبيقات ساعدت على تحقيق أعلى معدلات الأداء في مهام سير العمل المتعلقة بتلك الإدارة، ومنها برنامج ادارة الكول سنتر والمختص بتلقي بلاغات الأعطال بسهولة ونظام وسرعة بالإضافة للعديد من الأنظمة والبرامج الأخرى التي يحتويها البرنامج؛ مما جعل التحول الرقمي هام وأولوية لدى الشركات لتطبيقه بإدارة الصيانة.
أهمية التحول الرقمي لإدارة بلاغات الصيانة
كانت الأنظمة القديمة التي تتبعها المؤسسات في إدارة بلاغات الصيانة والأعطال تؤدي للعديد من المعوقات والمشاكل، والتي كانت تؤثر بشكل سلبي على أداء المؤسسة، ومن تلك الآثار السلبية ما يلي:
- وقوع أخطاء في التسجيل اليدوي لبلاغات الصيانة.
- تلف وضياع المستندات الخاصة بالبلاغات في بعض الأحيان.
- التأخر في اتخاذ الإجراءات المناسبة والمتعلقة ببلاغات الأعطال.
- تلف الموارد نتيجة تأخر أعمال الصيانة.
- عدم القدرة على تتبع خط السير البلاغ ومعرفة التفاصيل الخاصة به.
- صعوبة في اتخاذ القرارات الصحيحة نتيجة التقارير غير الدقيقة.
- عدم القدرة على تتبع مهام الموظفين داخل الإدارة.
- نقص أو نفاذ المواد والأدوات المتعلقة بأعمال الصيانة دون معرفة مسبقة.
- إهدار الوقت والمجهود والمال مما يؤثر بشكل سلبي على الإنتاج.
كل تلك الأسباب كانت تؤدي لإدارة ضعيفة لا تحقق النجاح، ولكن من خلال برنامج ادارة بلاغات الاعطال أصبحت كل تلك السلبيات غير موجودة وتم القضاء عليها نتيجة التحول الرقمي وتطبيق الإدارة التكنولوجيا المؤتمتة. فمن خلال استخدام برنامج بلاغات اعطال CMMS أصبح بإمكانك:
- تلقي بلاغات الصيانة وتسجيلها إلكترونيًا من خلال برنامج ادارة الكول سنتر .
- إمكانية استقبال البلاغات بأكثر من طريقة (المكالمات الهاتفية أو الرسائل الإلكترونية أو إشعارات البرنامج نفسه.
- متابعة كل بلاغ بداية من تلقيه وتسجيله ومراجعته وتحويله للتنفيذ من المختصين.
- استقبال إشعارات وتنبيهات لأي بلاغ جديد وأي إجراء يتم تنفيذه بكل بلاغ.
- أتمتة كافة مهام سير العمل وإمكانية التحويل التلقائي للبلاغات من خلال برنامج ادارة بلاغات الاعطال الذكي.
- التحكم في كافة المهام وإمكانية تتبعها بنفس الوقت أو بوقت لاحق ومراجعتها.
- الحصول على تقارير دقيقة لاتخاذ القرارات الصحيحة بما يتناسب مع العمل.
- يحتوي برنامج CMMS على نظام أرشفة إلكترونية لحفظ كافة البلاغات للرجوع إليها بأي وقت بأمان وسرية لحمايتها من التلف أو الضياع.
كل تلك الأسباب جعلت برنامج CMMS أهم برنامج بلاغات اعطال يحقق لأي مؤسسة أين كان حجمها الكفاءة والنجاح المطلوب.
مزايا التحول الرقمي لبرنامج بلاغات الصيانة والأعطال
بعد أن تعرفنا على أهمية التحول الرقمي لـ برنامج ادارة بلاغات الاعطال وما يقدمه من إيجابيات في خلق بيئة عمل إلكترونية بعيدًا عن الأداء اليدوي والمساعدة في إنهاء كافة إجراءات سير العمل بسرعة وكفاءة، بقي أن نتعرف على أهم خصائص ومزايا التحول الرقمي من خلال برنامج بلاغات اعطال CMMS.
وهي كما يلي:
- أتمتة الإجراءات
وذلك حتى تتمكن من متابعة كافة الإجراءات المتعلقة بالعمل من تلقي البلاغات وتسجيلها ومايتم اتخاذه بشأنها بعد كل خطوة حتى تمام الإنتهاء منها.
- مكتبة الربط API
يتيح لك برنامج CMMS لإدارة بلاغات الصيانة والأعطال من الربط مع أي تطبيق أو برنامج أخر يتم استخدامه داخل المؤسسة لسهولة تسجيل البيانات وتسهيل أداء الأعمال كنظام ERP السحبي والأنظمة المرتبطة بـ برنامج ادارة الكول سنتر وغيرها من الأنظمة الأخرى.
- التناسق ونقل المعرفة
من خلال تلك الأداة بالموجودة في برنامج ادارة بلاغات الاعطال ستتمكن من الاحتفاظ بكافة المستندات المتعلقة بالصيانة والإرشادات الواجب إتباعها لتنفيذ أعمال الصيانة لسهولة الرجوع إليها في حالة تعيين موظفين جدد بقسم الصيانة.
- أمن وسلامة البيانات
لحماية بيانات برنامج بلاغات اعطال الصيانة فبرنامج CMMS يحتوي على أحدث تقنيات الأمن السيبراني لحماية الأرشيف الإلكتروني المخزن به كافة المستندات وكذلك حماية البرنامج نفسه من التعرض لأي هجمات قرصنة قد تؤدي لسرقة أو ضياع أو تلف تلك المستندات مما قد يضر بعمل المؤسسة، بالإضافة للاحتفاظ بنسخ احتياطية من البيانات على وحدات التخزين السحابية.
- نظام سحابي
يعمل برنامج CMMS وما يحتويه من برامج وأنظمة مختلفة مثل برنامج ادارة الكول سنتر من خلال نظام سحابي متكامل لسهولة إدارة كافة المهام بإدارة بلاغات الصيانة والأعطال مع إمكانية العمل على البرنامج من أي جهاز (هاتف محمول أو جهاز لوحي أو جهاز كمبيوتر) لتوفير السرعة في إنجاز الأعمال وإمكانية متابعة مهام سير العمل المختلفة كذلك بأي وقت.
لذا نجد أنه من الأهمية البدء بتحويل ادارة بلاغات الأعطال لإدارة رقمية إلكترونية من خلال برنامج CMMS لإدارة بلاغات الأعطال للقضاء على سلبيات النظم الإدارية القديمة وتحقيق النجاح التي تطمح إليه كل مؤسسة.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد