أصبح نظام الموارد البشرية يلعب دور مهم وفي غاية الخطورة فيما يخص إدارة الرواتب والمزايا داخل الشركات والمؤسسات والأعمال المختلفة من جميع الأحجام والصناعات. إذ تُعتبر إدارة رواتب الموظفين وتتبُع النفقات واحدة من المهام التي تحتاج إلى العديد من الإجراءات، إلى جانب الدقة الشديدة في القيام بها.

وقد يعتقد البعض أن عملية إدارة الرواتب لا تحتاج إلى بذل الكثير من الجهد والوقت، وأن تلك العملية لا تتعدى في تنفيذها سوى تحديد مرتبات الموظفين وصرفها لهم في نهاية كل شهر. ولكن هذا اعتقاد غير صحيح أو دقيق بالمرة،  فإدارة الرواتب تعتمد على عدد من المهام بداية من تحديد راتب كل موظف بناءً على درجته الوظيفية، وربطها بعدد من البيانات كالأجازات والخصومات والعمولات والمكافأت، بالإضافة لحسابات التأمينات والضرائب وغيرها من البيانات والتي قد تختلف من شركة لأخرى.

وتحتاج كل تلك العمليات في تنفيذها دقة كبيرة لتجنب الأخطاء أو الوقوع في مخالفات تضر بالمؤسسة أو الموظفين، وكي تتمكن إدارة الموارد البشرية من تحسين الرواتب والمزايا وإدارتها بكفاءة، فإن كل ما تحتاجه هو نظام الموارد البشرية الإلكتروني الذي يتولى مسؤولية كل تلك المهام بسهولة وفاعلية بعيدًا عن الأخطاء البشرية.

في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هو نظام الموارد البشرية الإلكتروني، ودور أنظمة إدارة الموظفين في تحسين إدارة الرواتب والمزايا داخل الشركات والمؤسسات، وكيف يمكنك اختيار أفضل نظام موارد بشرية يلبي احتياجات عملك؟

ماهو نظام الموارد البشرية الإلكتروني؟

نظام الموارد البشرية HR هو نظام إلكتروني يساعد الشركات في تطبيق عملية التحول الرقمي على مستوى إدارة الموارد البشرية للمساهمة في تقليل الوقت والجهد المبذولان في تنفيذ المهام المختلفة بالطرق التقليدية، وذلك من خلال الأتمتة الإلكترونية لكافة المهام لتحسينها عبر مجموعة من الأدوات والتطبيقات التي تُسهل على مديري الموارد البشرية داخل الشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة مباشرة مهامهم بطريقة أكثر مرونة وسهولة.

ومن خلال نظام إدارة الموارد البشرية وما يقدمه من حلول وأدوات وأنظمة برمجية يمكن إدارة العديد من مهام فريق الموارد البشرية، ومنها الآتي:

• إدارة عملية التوظيف والتعيين للموظفين الجدد.
• إدارة الأجازات والأذونات.
• إدارة الرواتب والمزايا.
• إدارة عملية التدريب والتطوير لكافة الموظفين.
• تقييم أداء الموظفين بفاعلية وكفاءة.

هذا بالإضافة للعديد من المهام المختلفة التي يستطيع نظام الموارد البشرية تنفيذها بسهولة وسرعة وكفاءة عالية. لكن، ما الدور الذي تؤديه أنظمة إدارة الموارد البشرية من أجل تحسين الرواتب والمزايا داخل الشركات؟🤔 دعنا نكتشف!

ما دور نظام الموارد البشرية في تحسين الرواتب والمزايا؟

تتمثل عملية إدارة الرواتب والمزايا في العديد من البيانات الخاصة بكل موظف، والتي قد تتعرض لأخطاء كثيرة في بعض الأحيان نتيجة التسجيل اليدوي لتلك البيانات والصعوبة في مراجعتها.

وتتمثل تلك البيانات في الاستقطاعات والخصومات والمبالغ التأمينية والزيادات وغيرها، والتي تعتمد على إجراء عدد من المعادلات الحسابية لاستخراج قيمة الراتب النهائي وتحويله فيما بعد للموظف بنهاية كل شهر. 

ولتقليل الأخطاء الواردة وتسهيل إجراءات تلك العملية  فإن نظام الموارد البشرية يحتوي على الكثير من الحلول والأدزات التي تساعد في عملية تحسين الرواتب والمزايا لإدارتها بسهولة وتفادي الأخطاء، بما يحقق العديد من الفوائد والمزايا للشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة، ومنها الآتي:

1. توفير الوقت والجهد

كانت عملية إدارة الرواتب والمزايا تُكلف الكثير من الوقت عند تفيذها بالطرق التقليدية، والتي قد تصل لثلاثة وأربعة أيام للانتهاء منها، ولكن من خلال الاعتماد على نظام الموارد البشرية المؤتمت بشكل كامل فإن إدارة تلك العملية أصبحت لا تحتاج لكل هذا الوقت، مما يوفر الكثير من الوقت لموظفي الموارد البشرية للقيام بالمهام الأخرى التي قد تحتاج لكامل تركيزهم لتنفيذها بنجاح.

2. التوافق مع لوائح العمل

تتعرض لوائح العمل للتغيير كل فترة، خاصة فيما يخص الحد الأقصى والحد الأدنى للرواتب، وهو ما قد يسبب بعض المشاكل للشركات عند القيام بمواكبة ذلك التغيير وتطبيقه على لائحة الرواتب الداخلية الخاصة بالشركة.

ولكن من خلال نظام الموارد البشرية والتوافق والتكامل مع لوائح العمل يتم تحديث تلك البيانات عند تغييرها بشكل تلقائي وتطبيقها على رواتب الموظفين بالنسب المُحددة كلٍ حسب قيمة راتبه دون الحاجة لأي تدخل بشري من أجل دراسة وفهم تلك التغييرات وإجراء المعادلات المختلفة لتطبيقها مما يعمل على تحسين الرواتب وإدارتها بشكل أكثر فاعلية.

3. إدارة بيانات الرواتب 

كما أشرنا من قبل بأن عملية إدارة الرواتب والمزايا تعتمد على عدد من البيانات التي يتم معالجتها بشكل شهري من خلال المعادلات الحسابية لإصدار الرواتب الخاصة بالموظفين، ومن تلك البيانات ما يلي:

• الخصومات المالية والتي تتمثل في الجزاءات.
• الإجازات المستقطعة من الراتب.
• المكافأت والحوافز.
• الضرائب المُطبقة على الرواتب.
• التأمينات الاجتماعية.
• التأمينات الصحية.

هذا بالإضافة لبيانات أخرى قد تكون مُتغيرة من شركة لأخرى كبدلات الانتقالات وبدلات السكن وغيرها من البيانات المختلفة. وبسبب كثرة تلك البيانات واعتمادها على إجراء الكثير من المعادلات الحسابية وإعادة تسجيلها، فإن نظام الموارد البشرية ساهم في تحسين الرواتب والمزايا وإدارتها بفاعلية وذلك من خلال الأتمتة الإلكترونية لكافة المهام المتعلقة بتلك البيانات، حيث يقوم البرنامج بالتحديث التلقائي على بيانات الموظفين عند إدخال القيم الأساسية المتعلقة بكل بند من البنود السابقة ومن ثم إجراء المعادلات المتعلقة بها بشكل إلكتروني للحصول على القيم النهائية للرواتب والموافقة عليها وصرفها للموظفين بكل سهولة.

4. إدارة المزايا

تعمل إدارة الموارد البشرية على تطبيق العديد من المزايا للموظفين مما يساهم في توفير بيئة عمل صحية، وقد تتمثل تلك المزايا في العديد من الأشكال. على سبيل المثال، توفير برامج تأمين صحية مناسبة، وبرامج ورحلات ترفيهية للموظفين كل فترة، ومنحهم إجازات إضافية، وغيرها الكثير من المزايا والتي تختلف من شركة لأخرى.

ويساعد نظام الموارد البشرية في تحسين المزايا من خلال التحكم في كافة البيانات المتعلقة بها بشكل إلكتروني وتطبيقها بسهولة وتقديم حلول لبرامج مختلفة من المزايا بما يتوافق مع موظفي الشركة ولوائحها.

5. الربط والتكامل 

يساعد نظام الموارد البشرية في تحسين الرواتب والمزايا الخاصة بالموظفين من خلال الربط والتكامل مع البيانات المختلفة، فعلى سبيل المثال، عند القيام بتقييم أداء الموظفين من حيث المهام المُكلفين بتنفيذها وسلوكياتهم في التعامل يتم اعتماد نتيجة ذلك التقييم في تعيين مكافآت للموظفين ذوي الأداء العالي والأكثر إنتاجية، ويتم ربط نتائج ذلك التقييم مع أداة إدارة الرواتب لإضافة أي مكافآت يتم تعيينها بشكل تلقائي دون الحاجة لتسجيلها بشكل يدوي.

6. إصدار تقارير الموارد البشرية المختلفة

كي يتمكن مديرو إدارة الموارد البشرية من تحسين الرواتب والمزايا، يجب أن يكون لديهم رؤى واضحة ودقيقة لكافة بيانات الموظفين من خلال إدارة الموارد البشرية لاتخاذ القرارات المناسبة.

وهذا بالفعل ما يُتيحه نظام الموارد البشرية من خلال أداة إصدار التقارير والتي تمكنك من إصدار التقارير المختلفة بأي وقت، كتقارير أداء الموظفين عن كل قسم، وتقارير المصروفات المتعلقة بالرواتب والمزايا والتعويضات، وتقارير الأرصدة للإجازات، وغيرها الكثير من أنواع التقارير التي تساعد على اتخاذ أشكال مختلفة من القرارات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية بشكل عام.

كيف يمكن اختيار نظام الموارد البشرية المناسب لشركتك؟

يعتمد اختيار نظام الموارد البشرية المناسب للعمل على تحسين الرواتب والمزايا وتحسين كافة المهام الأخرى المتعلقة بإدارة الموظفين داخل الشركات والمؤسسات على عدد من العوامل للتأكد من الاختيار بشكل صحيح، ومن تلك العوامل ما يلي:

• تحديد احتياجات إدارة الموارد البشرية والحلول المناسبة للمساعدة في تغطية تلك الاحتياجات بكفاءة.
• تحديد الميزانية المتعلقة باختيار النظام المناسب.
• التأكد من توفير كافة الأدوات والأنظمة التي يقوم عليها عمل إدارة الموارد البشرية، مثل نظام تتبع الحضور والانصراف، ونظام إدارة الرواتب، والإجازات، ونظام إدارة ساعات العمل، ونظام إدارة الطلبات، وغيرها من الأنظمة التي لا غنى عنها في إدارة الموظفين باحترافية.
• التأكد من تفعيل خاصية التحديثات التلقائية للنظام للحصول على أفضل تجربة استخدام.
• توافر دعم فني وخدمة ما بعد البيع لسهولة التواصل في حالة حدوث أي مشكلة في الاستخدام

ختامًا:

نظام الموارد البشرية هو أداة هامة يمكن الاعتماد عليها بشكل كبيرفي تحسين الرواتب والمزايا لإدارتها بكفاءة أكثر مما كانت عليه في الماضي وتحسين أداء الشركة والموظفين.

كما يمكننا التأكيد على أن استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية يُعتبر أداة استثمارية هامة أصبح لا غنى عنها في الوقت الحالي، ويمكن جني ثمار ذلك الاستثمار من خلال تحسين الرواتب والمزايا لتعزيز رضا وولاء الموظفين، مما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء الإنتاجي للشركة ويساهم في تحقيق أهدافها وزيادة أرباحها في المقابل.

وخلال هذا المقال، شرحنا ما هو نظام الموارد البشرية الرقمي، وما الدور الذي يلعبه في تحسين إدارة الرواتب والمزايا داخل الشركات والمؤسسات، وكيف يمكنك اختيار أفضل نظام موارد بشرية يمكنه تلبية كل احتياجات عملك.