ما هي الخصائص الأساسية التي تبحث عنها الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في برامج إدارة المستندات؟ يجب أن تكون آمنة وفعالة وسهلة الاستخدام ومتعددة الأغراض، مع القدرة على منحك عائدًا سريعًا على الاستثمار. ومع ذلك ، قبل كل شيء ، يجب أن تكون الميزة الأكثر أهمية هي قدرتها على التكيف مع الاحتياجات المحددة لكل شركة على حدة.
بشكل عام ، المظهر التكنولوجي للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم أقل من الشركات الأكبر حجمًا ، حيث يعد نظام إدارة المستندات أداة أساسية. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، لا تزال هذه التكنولوجيا "غير معروفة على نطاق واسع" على الرغم من أنها تعد بعوائد كبيرة في الأرباح.
تميل الشركات الصغيرة إلى أن تكون أقل حماسًا عند اعتماد برامج إدارة المستندات ، لأنهم ينظرون إليها على أنها تكلفة وليست استثمارًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الوضع الاجتماعي والاقتصادي يقود رواد الأعمال هؤلاء إلى التفكير أكثر في الغد وتقليل التفكير في المستقبل على المدى الطويل. تميل الشركات المتوسطة الحجم إلى أن يكون لديها قسم لتكنولوجيا المعلومات يتمتع بنظرة عالمية أكثر ، ويقوم بدور مستشار الأنظمة الداخلية ، ويخدم احتياجات كل وحدة عمل مركزية. لذلك ، فإن هؤلاء الأفراد هم الأشخاص المثاليون للتشاور معهم أثناء عملية تنفيذ تقنية إدارة المستندات الجديدة .
لماذا تعتبر إدارة المستندات مهمة للشركات الصغيرة؟
تتمتع إدارة المستندات الناجحة بمجموعة كبيرة من الفوائد للشركات االصغيرة والمتوسط على حد سواء، حيث يمكن أن يؤدي وجود عملية توثيق سلسة إلى تخفيف الاختناقات في الإنتاجية ، وإبقاء فريقك بأكمله على اطلاع ، وتسهيل تعقب أجزاء مهمة من المعلومات.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على مدى أهمية إدارة المستندات الفعالة لنجاح الأعمال.
1. تحسين تخصيص الوقت
يمكن أن يكون مقدار الوقت المستغرق في تحديد مصادر الملفات ساعات وساعات كل أسبوع إذا لم تتم إدارة الملفات بشكل صحيح.
قد يكون التخفيف من هذه المشكلة أكثر صعوبة إذا كان لديك عمل عن بعد أو نموذج عمل مختلط. لا يمكن معالجة الكفاح من أجل العثور على المعلومات ببساطة عن طريق سؤال زميلك الجالس إلى جانبك. بدلاً من ذلك ، قد تكون هناك رسائل مرسلة عبر منصات متعددة وساعات في انتظار الرد على الموقع البسيط للمستند.
يمكن الاستفادة من هذا الوقت الضائع بشكل أفضل في المهام التي تساهم فعليًا في العمل. وباعتماد نوع من حلول إدارة المستندات ، يمكنك مساعدة فريقك بسهولة على تجنب هذا المأزق.
2. القدرة على فهرسة المحتوى
توفر أنظمة إدارة المستندات خيار فهرسة المحتوى. هذا يعني أنه يمكنك تسمية المستندات وترميزها بالطريقة الأنسب لموظفيك ومجال عملك. لا يوجد نظام محدد لذلك يمكنك تغييره كما يحلو لك والتكيف حسب الحاجة.
على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يبحث عن معلومات ، فلا توجد كلمة محددة يحتاج إلى إدخالها. يمكنهم البحث عن طريق العنوان أو الوصف أو ببساطة الكلمات التي يتذكرونها إما في المستند أو من المحتمل أن تكون موجودة في المستند ، للوصول إلى مزيد من السلاسة.
لذلك ، بينما ستكون التوثيق أكثر تنظيمًا ، فلا داعي للخوف من أن يؤدي ذلك إلى عملية بحث صارمة. يمكن لموظفيك الالتزام بالطريقة الأفضل لسير عملهم والاستمرار في العثور على كل مستند بنفس سهولة العثور على المستند التالي.
3. القدرة على تشغيل التقارير
يعد تجميع المعلومات وإنشاء التقارير مهمة أخرى في الوقت المناسب يمكن تبسيطها بالكامل باستخدام إدارة المستندات. عادة ما يتم ذلك تلقائيًا داخل النظام ، مما يؤدي إلى استبعاد مهمة أخرى من لوحات موظفيك ، بالإضافة إلى التخلص من الحاجة إلى الاستثمار في أداة أخرى.
على غرار العناصر الإضافية لأنظمة إدارة المستندات ، يمكنك تخصيص التقارير لتناسب احتياجات عملك. سواء كنت بحاجة إلى تقارير المخزون أو أنشطة الحساب أو تقارير تشغيلية أخرى ، فهذه كلها قابلة للتنفيذ.
ضع في اعتبارك ، قبل شراء نظام إدارة المستندات ، ستحتاج إلى إعادة التحقق من ميزاته ، حيث لا يتم إنشاء جميع الأنظمة على قدم المساواة. تمامًا مثل أي منتج أو خدمة ، هناك مزايا وعيوب ، مما يجعل كل منصة فريدة بطريقتها الخاصة ، ومناسبة للأعمال التجارية المختلفة.
4. أمان إضافي
أصبحت انتهاكات البيانات أكثر شيوعًا وهي أمر يجب على جميع الشركات أن تدركه وتحمي نفسها منه. يمكن أن تؤدي انتهاكات البيانات هذه إلى كشف مستندات العمل ومعلومات الموظفين والعملاء ، وبشكل عام تكون ضارة ببقاء الشركة بأكملها.
من الفوائد الحاسمة لأنظمة إدارة المستندات أن أنظمة التخزين الخاصة بها آمنة ويمكن الوثوق بها. يمكن القول أن هذا هو أحد أهم الأسباب لتخزين وثائقك بهذه الطريقة.
يتمثل العمل الكامل لهذه الأنظمة في تقديم المستندات ، مما يعني أن لديهم حافزًا أكبر للتركيز على الأمان والحفاظ على المستندات آمنة من المتسللين. غالبًا ما يكون لديهم ضوابط أفضل ومال أكثر للاستثمار في هذه الإجراءات الأمنية من عملك الصغير النموذجي ، الذي له أولويات أخرى.
حلول سير العمل في إدارة مستندات الأعمال الصغيرة والمتوسطة الحجم
تعتبر مهام سير العمل مفيدة لضمان تنفيذ العمليات المهمة بالطريقة الصحيحة في كل مرة. على سبيل المثال ، قد ترغب في تحديد سير عمل العملية لإعداد الموظفين الجدد لضمان حصول جميع الموظفين الجدد على المعلومات والسياسات والموارد التي يحتاجون إليها للقيام بوظائفهم.
لماذا تحتاج سير العمل؟
من الجيد النظر في إنشاء سير عمل للإجراءات الشائعة التي تتكرر غالبًا للأسباب التالية:
تحسين العمليات التجارية
من خلال تحديد خطوات وتسلسلات معينة لازمة لإكمال مهمة ، يمكنك تحسين العمليات التجارية من خلال ضمان إكمال المهمة من قبل الأشخاص المناسبين ، بالترتيب الصحيح ، وضمن إطار زمني محدد.
يمكن تصميم سير العمل لشخص واحد أو لمجموعة من الأشخاص الذين تعتمد أدوارهم وتعيينهم على بعضهم البعض لإكمال المشروع. على سبيل المثال ، يمكن أن يصف سير العمل البسيط عملية الموافقة على المحتوى في دليل تثبيت البرنامج:
- يوثق كاتب تقني تعليمات التثبيت بناءً على المعلومات التي تم جمعها من خبراء الموضوع.
- يتم إرسال المستند إلى الخبراء المتخصصين للمراجعة.
- يدمج الكاتب التغييرات بناءً على المراجعة.
- إرسال المستند للمراجعة النهائية.
- الموافقة على المستند أو رفضه.
تدوين الخطوات ليس بالضبط سير عمل ، ولكنه بداية جيدة. سيساعد إضفاء الطابع الرسمي على مهام سير العمل هذه وتصورها ، مثل المثال الموضح أدناه ، الآخرين على فهم هذه العمليات وجعل عملك أكثر كفاءة. سنوضح لك كيفية رسم تخطيطي لسير العمل بعد قليل.
القضاء على العمليات والأنشطة الزائدة عن الحاجة
عادة ما تكون الشركات الناشئة صغيرة ولديها عمليات وأنشطة أقل من الشركات الأكثر نضجًا. يمكن أن يساعدك استخدام الرسوم البيانية لسير العمل وتحديثها مع نمو الشركة في اكتشاف التكرار بسهولة والقضاء على النفايات بشكل أفضل من مجرد مراقبة سير العمل ومحاولة تتبعه بعينيك.
يتيح لك تطبيق إدارة سير العمل في أنشطتك اليومية رؤية العملية بأكملها من البداية إلى النهاية. ويصبح من السهل عليك دمج التغييرات لتحسين سير العمل والتخلص من الخطوات والأدوار والأنشطة غير الضرورية.
تقليل المصاريف التشغيلية
يمكن أن يساعدك مخطط سير العمل في تحديد أفضل الممارسات وتبسيط عمليات الأعمال الخاصة بك. نظرًا لأن العمليات مبسطة ويتم إنجاز العمل بشكل أسرع ، فقد تجد أنك بحاجة إلى موارد أقل لإنجاز المهمة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى خفض تكاليفك مع زيادة أرباحك لأنه لا يزال بإمكانك تحقيق نفس الأهداف والغايات بموارد أقل.
إضافة تعليق جديد