ما هي الخصائص الأساسية التي تبحث عنها الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في برامج إدارة المستندات؟، طبعا يجب أن تكون آمنة وفعالة وسهلة الاستخدام ومتعددة الأغراض، مع القدرة على منحك عائدًا سريعًا على الاستثمار، ومع ذلك، قبل كل شيء، يجب أن تكون الميزة الأكثر أهمية هي قدرة أنظمة إدارة المستندات على التكيف مع الاحتياجات المحددة لكل شركة على حدة، كيف ذلك؟ هذا ما سنجيب عليه في باقي المقال، تابع القراءة.
إدارة مستندات الأعمال الصغيرة والمتوسطة الحجم
يعد المظهر التكنولوجي للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أقل من الشركات الأكبر حجمًا، فالبنسبة لهذه الأخيرة يعد نظام إدارة المستندات أداة أساسية، أما بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، فلا تزال هذه التكنولوجيا "غير معروفة على نطاق واسع" على الرغم من أن إنظمة إدارة المستندات تعد بعوائد كبيرة في الأرباح.
تميل الشركات الصغيرة إلى أن تكون أقل حماسًا عند اعتماد برامج إدارة المستندات، لأنهم ينظرون إليها على أنها تكلفة وليست استثمارًا، وبالإضافة إلى ذلك، فإن الوضع الاجتماعي والاقتصادي يقود رواد الأعمال هؤلاء إلى التفكير أكثر في الغد وتقليل التفكير في المستقبل على المدى الطويل.
تميل الشركات المتوسطة الحجم إلى أن يكون لديها قسم لتكنولوجيا المعلومات يتمتع بنظرة عالمية أكثر، ويقوم بدور مستشار الأنظمة الداخلية، ويخدم احتياجات كل وحدة عمل مركزية، لذلك، فإن هؤلاء الأفراد هم الأشخاص المثاليون للتشاور معهم أثناء عملية تنفيذ تقنية إدارة المستندات الجديدة.
لماذا تعتبر إدارة المستندات مهمة للشركات الصغيرة؟
تتمتع إدارة المستندات الناجحة بمجموعة كبيرة من الفوائد للشركات االصغيرة والمتوسط على حد سواء، حيث يمكن أن يؤدي وجود عملية توثيق سلسة من خلال أنظمة إدارة المستندات إلى تخفيف الاختناقات في الإنتاجية، وإبقاء فريقك بأكمله على اطلاع، وتسهيل تعقب أجزاء مهمة من المعلومات.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على مدى أهمية إدارة المستندات الفعالة لنجاح الأعمال، من خلال هذه المزايا:
1. تحسين تخصيص الوقت
يمكن أن يكون مقدار الوقت المستغرق في تحديد مصادر الملفات ساعات وساعات كل أسبوع إذا لم تتم إدارة المستندات بشكل صحيح، وقد يكون التخفيف من هذه المشكلة أكثر صعوبة إذا كان لديك عمل عن بعد أو نموذج عمل مختلط، يمكن الاستفادة من هذا الوقت الضائع بشكل أفضل في المهام التي تساهم فعليًا في العمل، وباعتماد نوع من حلول إدارة المستندات، يمكنك مساعدة فريقك بسهولة على تجنب إضاعة الوقت.
2. القدرة على فهرسة المحتوى
توفر أنظمة إدارة المستندات خيار فهرسة المحتوى، وهذا يعني أنه يمكنك تسمية المستندات وترميزها بالطريقة الأنسب لموظفيك ومجال عملك سواء تعلق الأمر بشركة صغيرة أو متوسطة، وعلى سبيل المثال، إذا كان الموظف يبحث عن معلومات، فلا توجد كلمة محددة يحتاج إلى إدخالها، يمكنهم من خلال نظام إدارة المستندات البحث عن طريق العنوان أو الوصف أو ببساطة الكلمات التي يتذكرونها إما في المستند أو من المحتمل أن تكون موجودة في المستند، للوصول إلى مزيد من السلاسة.
يمكن لموظفيك من خلال نظام إدارة المستندات الالتزام بالطريقة الأفضل لسير عملهم والاستمرار في العثور على كل مستند بنفس سهولة العثور على المستند التالي.
3. القدرة على تشغيل التقارير
يعد تجميع المعلومات وإنشاء التقارير مهمة أخرى في الوقت المناسب يمكن تبسيطها بالكامل باستخدام إدارة المستندات، وعادة ما يتم ذلك تلقائيًا داخل النظام، مما يؤدي إلى استبعاد مهمة أخرى من لوحات موظفيك، بالإضافة إلى التخلص من الحاجة إلى الاستثمار في أداة أخرى، وعلى غرار العناصر الإضافية لأنظمة إدارة المستندات، يمكنك تخصيص التقارير لتناسب احتياجات عملك، سواء كنت بحاجة إلى تقارير المخزون أو أنشطة الحساب أو تقارير تشغيلية أخرى، فهذه كلها قابلة للتنفيذ باستخدام نظام إدارة المستندات.
4. أمان إضافي
يتمثل العمل الكامل لأنظمة إدارة المستندات في التركيز على الأمان والحفاظ على المستندات آمنة من المتسللين، حيث أصبحت انتهاكات البيانات أكثر شيوعًا وهي أمر يجب على جميع الشركات أن تدركه وتحمي نفسها منه، يمكن أن تؤدي انتهاكات البيانات هذه إلى كشف مستندات العمل ومعلومات الموظفين والعملاء، وبشكل عام تكون ضارة ببقاء الشركة بأكملها، ومن الفوائد الحاسمة لأنظمة إدارة المستندات أن أنظمة التخزين الخاصة بها آمنة ويمكن الوثوق بها، بل يمكن القول أن هذا هو أحد أهم الأسباب لتخزين وثائقك بهذه الطريقة.
حلول سير العمل في إدارة مستندات الأعمال الصغيرة والمتوسطة الحجم
تعتبر حلول سير العمل مفيدة لضمان تنفيذ العمليات المهمة بالطريقة الصحيحة في كل مرة بما في ذلك إدارة المستندات، فعلى سبيل المثال، قد ترغب في تحديد سير عمل العملية لإعداد الموظفين الجدد لضمان حصول جميع الموظفين الجدد على المعلومات، والسياسات والموارد التي يحتاجون إليها للقيام بوظائفهم.
لماذا تحتاج حلول سير العمل؟
يعتبر من الجيد النظر في إنشاء حلول سير العمل للإجراءات الشائعة التي تتكرر غالبًا للأسباب التالية:
تحسين العمليات التجارية
يمكنك تحسين العمليات التجارية من خلال ضمان إكمال المهمة من قبل الأشخاص المناسبين، بالترتيب الصحيح، وضمن إطار زمني محدد، يمكن تصميم حلول سير العمل لشخص واحد أو لمجموعة من الأشخاص الذين تعتمد أدوارهم وتعيينهم على بعضهم البعض لإكمال المشروع.
يساعد إضفاء الطابع الرسمي على مهام سير العمل وتصورها الآخرين على فهم هذه العمليات، وجعل عملك أكثر كفاءة.
القضاء على العمليات والأنشطة الزائدة عن الحاجة
عادة ما تكون الشركات الناشئة صغيرة ولديها عمليات وأنشطة أقل من الشركات الأكثر نضجًا، يمكن أن يساعدك استخدام الرسوم البيانية لسير العمل وتحديثها مع نمو الشركة في اكتشاف التكرار بسهولة والقضاء على النفايات بشكل أفضل من مجرد مراقبة سير العمل، ومحاولة تتبعه بعينيك.
يتيح لك تطبيق حلول سير العمل في أنشطتك اليومية رؤية العملية بأكملها من البداية إلى النهاية، كما يصبح من السهل عليك دمج التغييرات لتحسين سير العمل والتخلص من الخطوات والأدوار والأنشطة غير الضرورية.
تقليل المصاريف التشغيلية
يمكن أن يساعدك مخطط سير العمل في تحديد أفضل الممارسات وتبسيط عمليات الأعمال الخاصة بك، نظرًا لأن العمليات مبسطة ويتم إنجاز العمل بشكل أسرع، فقد تجد أنك بحاجة إلى موارد أقل لإنجاز المهمة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى خفض تكاليفك مع زيادة أرباحك لأنه لا يزال بإمكانك تحقيق نفس الأهداف والغايات بموارد أقل.
استنتاج:
ختاما لابأس أن نذكر أن تضع في اعتبارك ، قبل شراء نظام إدارة المستندات لعملك، أنك ستحتاج إلى إعادة التحقق من ميزاته، حيث لا يتم إنشاء جميع أنظمة إدارة المستندات على قدم المساواة، تمامًا مثل أي منتج أو خدمة، هناك مزايا وعيوب، مما يجعل كل منصة فريدة بطريقتها الخاصة، ومناسبة للأعمال التجارية المختلفة.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. << كيف يمكن لمنصات إدارة سير العمل أن تدفع التحول الرقمي ؟ >> Open Access Government
2. << نصائح لاختيار أفضل برنامج إنترانت لإدارة سير العمل >>، Daily Business
2. << نصائح لاختيار أفضل برنامج إنترانت لإدارة سير العمل >>، Daily Business
3.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
4.<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
إضافة تعليق جديد