كيفية التخطيط لإدارة المخاطر في المشروعات

تقدم إدارة المخاطر المؤسسية العديد من الفوائد الهامة بما في ذلك الوقاية من الإصابات المتعلقة بالعمل، وخفة الحركة عند ظهور التحديات، والتخطيط الفعال للموارد، والفريق الاستباقي الجاهز بخطط الطوارئ في حالة وقوع الحوادث، وللتعرف على كيفية التخطيط لإدارة المخاطر في المشروعات، ندعوك لقراءة باقي المقال.

ما هي إدارة المخاطر؟

المخاطر هي جزء من عمل كل منظمة، حيث يأتي كل مشروع جديد مع مخاطر جديدة، ومن المهم تحديدها والتخفيف من حدتها من أجل التشغيل السلس لعملك، يمكن أن تساعدك عملية إدارة المخاطر الشاملة في ذلك.

أما عملية إدارة المخاطر في المشاريع فهي عبارة عن سلسلة منطقية من الممارسات التي يقوم من خلالها صناع القرار بالتخطيط، وتنفيذ الإجراءات والتحكم في النتائج من أجل الحفاظ على تنفيذ المشروع في ظل ظروف معينة (مجموعة من معايير الوقت والتكلفة والجودة).

أنواع مخاطر المشروع

يمكن أن تؤثر مخاطر المشروع على الوقت والموارد اللازمة لإكمال المشروع، ويمكن تحديد أربعة أنواع من المخاطر والتي تحتاج الى إدارة المخاطر:

المخاطر المالية: وتتمثل في ارتفاع التكاليف، وتوقعات الميزانية غير الدقيقة، وزيادة العمالة والمواد، وانخفاض المبيعات، والتحديات في تأمين التمويل.
المخاطر الاستراتيجية: تنتج هذه المخاطر عن أخطاء في الاستراتيجية، مثل اختيار منهجية إدارة المشروع التي لا تناسب المشروع، أو بناء الجهود على ثقافة الشركة التي تحتاج إلى التحديث، أو مواجهة معدل دوران مرتفع للموظفين، أو الاستثمار في التكنولوجيا التي يصعب استخدامها أو باهظة الثمن.
المخاطر الخارجية: تحدث المخاطر الخارجية خارج سيطرة فريق المشروع، مثل تغيير القوانين واللوائح، وتقلب السوق، والطقس العاصف، وتفويت المواعيد النهائية من قبل البائعين، والإضرابات العمالية، والاضطرابات المدنية، والتخريب أو التلف، وسلسلة التوريد القضايا.
المخاطر الإيجابية: وهي الفرص الغير المتوقعة ولكنها لها تأثير إيجابي على مشروعك، مثل الانتهاء من المهام قبل الموعد المتوقع أو ضمن الميزانية، أو التفوق على الأهداف الأصلية، أو زيادة الكفاءة باستخدام أداة جديدة، أو الاستفادة من تغيير السياسة.

لماذا تعتبر إدارة مخاطر المشروع مهمة؟

تُعد إدارة المخاطر جزءًا مهمًا للغاية من إدارة المشروعات لأنها يمكن أن تزيد بشكل كبير من فرص نجاح المشروع، ويعد تطوير خطة إدارة المشروع والالتزام بها أمرًا مفيدًا للغاية، حيث إنها:

تساعدك على تجنب الكوارث الكبرى
تزيد إدارة المخاطر من إيراداتك عن طريق خفض تكاليفك
ضمان إتمام المشروع بنجاح
تمنحك إدارة المخاطر ميزة تنافسية
تزيد من الشعور بالمساءلة والمسؤولية
تساعدك في اكتشاف إمكانيات جديدة

خطوات لإدارة مخاطر ناجحة في مشروعك

نعرض لكم فيما تبقى من مقالنا اليوم بعض الخطوات المهمة لإدارة مخاطر المشروعات بنجاح، وهي كالتالي:

1. تحديد المخاطر وإعطاء الاولوية

تتمثل الخطوة الأولى في عملية إدارة المخاطر في تحديد جميع المخاطر المحتملة التي قد تتعرض لها مؤسستك، حيث هناك أنواع مختلفة من المخاطر مثل مخاطر السوق والمخاطر البيئية وغير ذلك.

حاول تحديد أكبر عدد ممكن من المخاطر وتصنيفها بناءً على الأنواع الأربعة المذكورة أعلاه في (فقرة أنواع المخاطر) لتبسيط استراتيجية إدارة المخاطر الخاصة بك.

أما فيما يتعلق بإعداد الأولوية للمخاطر، فتتم باستخدام احتمالية وتأثير كل خطر لتحديد مستويات المخاطر الخاصة بها، وهذا يعني تعيين أولوية عالية أو متوسطة أو منخفضة لكل خطر بناءً على العوامل التي حددته.

2. إجراء تقييم للمخاطر وتحليلها

بمجرد أن يكون لديك قائمة بالمخاطر المحددة، قم بتقييم كل واحدة بعمق لتحديد احتمالية وتأثيرها المحتمل، يجب أن تأخذ عملية التقييم في الاعتبار الأحداث التي يحتمل حدوثها بشكل كبير وأيها قد يتسبب في أكبر قدر من الضرر، وهذه المعلومات ضرورية لإنشاء سجل مخاطر المشروع، والذي سيكون مكونًا رئيسيًا في تخطيطك مع تقدم مشروعك.

خلال مرحلة تحليل المخاطر، ستستكشف احتمالية حدوث كل خطر، وكذلك التأثير المحتمل لكل خطر على مشروعك، يمكنك البدء في وضع قائمة المخاطر هذه في سجل المخاطر.

سجل المخاطر هو مستند مكتوب (غالبًا ما يتم تقديمه كجدول) يسرد المخاطر المحتملة، إلى جانب احتمالية حدوثها، والأثر المحتمل، وإجراءات التخفيف لمنعها، وخطط الطوارئ في حالة حدوثها، أيضا أعط الأولوية للمخاطر المعروفة التي من المحتمل أن تلحق الضرر الأكبر بالمشروع ككل، كما يجب أن يحتفظ مدير المشروع بسجل المخاطر ويحتفظ به، وأن يعاد تقييمه بانتظام.

3. مراقبة المخاطر وتعديل الخطة

إدارة المخاطر ليست عملاً روتينيًا يقوم به العمل مرة واحدة ثم "تتم" إدارة المخاطر، إنها عملية مستمرة، يجب مراقبة المخاطر لمعرفة كيفية تطورها بمرور الوقت، ومن ثم يجب مراجعة خطط إدارة المخاطر الخاصة بك حسب الضرورة لمواكبة هذه التغييرات.

يجب أن يتم تضمين مراقبة المخاطر في الملكية في سجل المخاطر الخاص بك، ويجب إعادة النظر في خطتك على أساس منتظم للتحقق من أن تدابير الوقاية المناسبة لا تزال سارية.

قد يكون التعامل مع عدم اليقين أمرًا صعبًا، يمكن أن يكون إنشاء إستراتيجية إدارة المخاطر الخاصة بك مسبقًا مفيدًا في نجاح مشروعك، ومع خطة العمل الصحيحة، يمكنك التأكد من أنك مستعد جيدًا لأي موقف يأتي في طريقك.

4. السيطرة على المخاطر

يجب أن تنظر إلى ما تفعله بالفعل، وعناصر التحكم الموجودة لديك بالفعل، اسال نفسك:

هل يمكنني التخلص من الخطر تماما؟
إذا لم يكن كذلك، كيف يمكنني التحكم في المخاطر بحيث يكون الضرر غير محتمل؟

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الضوابط، ففكر في:

إعادة تصميم الوظيفة
استبدال المواد أو الآلات أو العملية
تنظيم عملك لتقليل التعرض للمواد أو الآلات أو العملية
تحديد وتنفيذ التدابير العملية اللازمة للعمل بأمان
توفير معدات الحماية الشخصية والتأكد من ارتداء العمال لها.

ضع الضوابط التي حددتها في مكانها الصحيح. لا يُتوقع منك القضاء على جميع المخاطر ولكن عليك أن تفعل كل شيء "ممكن عمليًا" لحماية الناس من الأذى. وهذا يعني موازنة مستوى المخاطرة مع التدابير اللازمة للسيطرة على المخاطر الحقيقية من حيث المال أو الوقت أو المتاعب.

استنتاج:

تركز إدارة المخاطر على توقع ما قد لا يسير وفقًا للخطة ووضع الإجراءات اللازمة لتقليل حالة عدم اليقين إلى مستوى مقبول، يمكن إدراك المخاطرة إما بشكل إيجابي (فرص إيجابية) أو بشكل سلبي (تهديدات سلبية)، وفي كلا الحالتين يجب إدارة المخاطر بشكل فعال.