ماهي ميزانية المشروع؟

ميزانية المشروع هي التكاليف المجمعة لجميع الأنشطة والمهام والمعالم التي يجب أن يحققها المشروع، وباختصار: إنها المبلغ الإجمالي للمال الذي ستحتاجه لإنهاء المشروع الذي يجب أن يوافق عليه جميع أصحاب المصلحة المعنيين، وتبدأ في إنشاء ميزانية المشروع أثناء مرحلة انطلاق المشروع وتواصل مراقبته حتى يصل المشروع إلى خط النهاية.

يمكن أن تحتوي المشاريع التجارية الكبيرة على ميزانيات مشروعات يبلغ طولها عدة صفحات، وغالبًا ما ترتبط بهذه المشاريع عدد كبير من التكاليف، مثل تكاليف العمالة وتكاليف شراء المواد وتكاليف التشغيل، وتعتبر ميزانية المشروع نفسها وثيقة ديناميكية، ويتم تحديثها باستمرار على مدار المشروع.

وتتضمن عملية إعداد ميزانية المشروع ما يلي:

تخطيط الميزانية: تقدير التكاليف ووضع الميزانية بناءً على تقدير المشروع
تتبع الميزانية: متابعة نفقات المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع
إدارة ميزانية المشروع: وضع المبادئ التوجيهية وإجراءات الرقابة لضمان عدم تجاوز التكاليف لميزانية المشروع

 
 لماذا تعتبر ميزانية المشروع مهمة؟

 
تنفيذ المشاريع يحتاج إلى ميزانية مشروع مفصلة ومحددة جيدًا، وفيما يلي خمسة أسباب تدفعك إلى وضع ميزانية لمشروعك:
 

• ميزانية المشروع ضرورية لتأمين التمويل، فمن خلال النظر في أرقام الميزانية، سيتعرف أصحاب المصلحة على مقدار التمويل المطلوب ومتى تكون هناك حاجة إلى الأموال.
• تعد الميزانية التفصيلية للمشروع ضرورية لوضع خطة مشروع جيدة، والتي بدونها من المحتمل أن يفشل المشروع.
• يعد إنشاء ميزانية المشروع أمرًا ضروريًا لإدارة المشروع، حيث تتناول تقديرات الميزانية قيود التكلفة، والميزانية جيدة التخطيط هي الأساس لرصد التكاليف والتحكم فيها. 
• تتيح ميزانية المشروع  لمديري المشاريع مقارنة التكاليف الفعلية بالميزانية المعتمدة لتحديد ما إذا كان هناك تباين، يساعدهم على التحقق من تقدم المشروع وما إذا كانوا بحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية.
•  وضع ميزانية المشروع الرسمية يساعد الشركات على أن تظل قادرة على الاستمرار من الناحية المالية، إذا تم إعداد الميزانية بشكل صحيح، فسوف تساعد في تحسين ربحية المشروع والنجاح العام.

كيفية إنشاء ميزانية المشروع الأساسية في ست خطوات سهلة

 
 يمكن أن تساعدك هذه الخطوات الست في تجميع الموارد المالية معًا وإنشاء ملخص ميزانية المشروع:

 
1. قسّم مشروعك إلى مهام ومعالم

 
تلعب الأهداف والمعالم دورًا محوريًا، كما أن لها التأثير الأكبر على ميزانية المشروع - ولهذا السبب يجب على مديري المشاريع إيلاء الكثير من الاهتمام لهذا الجزء من إدارة ميزانية المشروع.

سيعطيك العمل مع قائمة المهام الخاصة بك فهمًا لما ستحتاج إلى تحقيقه ومساعدتك في إدارة تكلفة المشروع، إذا كان لديك بالفعل قائمة مهام، فلا بأس بذلك، ويمكنك البدء على الفور، ولكن إذا لم تفعل ذلك، فابدأ في إنشاء نطاق وكتابة كل ما يحتاج فريقك إلى القيام به، واستخدم برنامج إدارة الموارد لوضع مخرجات المشروع  على الجدول الزمني للمشروع وإنشاء مسار واضح يؤدي إلى إكمال المشروع بنجاح.
 

 
2. تقدير كل عنصر في قائمة المهام

 
 حان الوقت الآن لتقديم تقدير متفائل لكل عنصر قمت بتدوينه عند إعداد ميزانية المشروع، في هذه المرحلة، حدد جميع الموارد والمواد التي ستحتاجها لأداء جيد وقم بتضمينها في تقديرك عند حساب السعر.

لإنشاء ميزانية أساسية للمشروع، عليك تحديد الموارد التي ستحتاجها، يجب أن تتضمن خطة إدارة الموارد الشاملة معلومات حول:

• المهارات والتخصصات التي يجب أن تتوفر في الأشخاص المطلوبين للمشروع.
• كمية الوقت التي يعتقد مديرو المشاريع أن فريقهم سيحتاجها لإكمال جميع المهام.
• مدى توفر وسعة الموارد المطلوبة.
• الحد الأقصى أو التكلفة المقدرة لعملهم.
• أي موارد مادية قد يحتاجها الفريق طوال المشروع.

 
3.  تقدير التكاليف 

 
خصص الوقت لتقدير التكاليف لكل نشاط ومهمة ومورد مطلوب، استخدم البيانات التاريخية ومعايير الصناعة وآراء الخبراء وعروض الموردين، إذا لزم الأمر، لجعل تقديراتك دقيقة قدر الإمكان.

قم بتضمين فئات تكاليف المشروع الشائعة في إدارة المشاريع، مثل:

التكلفة الفعلية للعمل: حاول عدم استخدام التقديرات، بل استخدم الأجور الفعلية للموظفين الذين ترغب في تعيينهم في مشروعك.
النفقات العامة للمشروع والشركة: يمكنك حساب القيم الدقيقة باستخدام صيغة تخصيص التكاليف الخاصة بنا.
المصاريف الإدارية.

4. تقدير من أعلى إلى أسفل وجمعها 

 
تقدر هذه التقنية تكلفة المشروع ككل، ثم يقسم المشروع بأكمله إلى مكونات أصغر ويخصص جزءًا من الميزانية الإجمالية لهذه المكونات، يتم استخدامه بشكل عام عندما يتم تخصيص ميزانية ثابتة للمشروع.
 
قد يكون التقدير التنازلي غير دقيق إلى حد كبير حيث يصعب تقدير تكلفة المشروع بأكمله دون فهم مكوناته.

أما فيمل يخص جمع التقديرات، فربما يكون هذا أحد أسهل أجزاء عملية ميزانية المشروع، خاصةً إذا كان لديك جدول بيانات به عمودين: المهام والتكاليف، بعد ذلك، ستتمكن من حساب إجمالي السرعة.

 
5. حكم خبير

 
تتضمن هذه الطريقة الحصول على تقديرات من أشخاص لديهم معرفة أو مهارات أو خبرة متخصصة في تقدير التكلفة وفهم مجال مجال مشروعك، يمكنك تعيين مستشار إذا لم يكن لديك خبير داخلي.
 
تعتمد هذه التقنية على خبرة ومعرفة الأشخاص الذين يقدمون التقديرات. يتطلب حدًا أدنى معينًا من الفهم لمنطقة التطبيق الخاصة بالمشروع وبيئته، تعتمد دقة التقديرات الموجودة باستخدام هذه التقنية كليًا على معرفة وخبرة الخبراء المعنيين.
 

6. أضف الطوارئ والضرائب

 
 يتيح لك إضافة الطوارئ والضرائب التأكد من أن المشروع لا يتجاوز الميزانية وأن الرقم التقديري الخاص بك أقرب إلى التكاليف النهائية التي تنفقها في النهاية، وإذا كنت لا تعرف مقدار الطوارئ التي يجب إضافتها، يوصي خبراء إدارة المشروع بالحصول على 10٪ من الإجمالي.

استنتاج:

إن وضع ميزانية للمشروع يعد مهارة أساسية لأي شخص في مجال الأعمال، تذكر فقط أن أصعب ميزانية للمشروع ستقوم بها هي الميزانية الأولى، وبمجرد إتقان هذه العملية، ستتسارع جهود التخطيط الخاصة بك، وستصل مشاريعك بشكل روتيني ضمن معايير ميزانيتك.