العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة

تمارس المنظمات المختلفة أشكالًا مختلفة من أنظمة إدارة المستندات حسب حجمها، حيث تميل المؤسسات الصغيرة إلى تخزين مستنداتها في الموقع في خزانات ملفات ومجلدات قد تصبح غير منظمة ويصعب فرزها، في حين تميل المؤسسات الكبيرة إلى تخزين ملفاتها رقميًا، إما على السحابة أو على خوادم الشركة، وفي مقالنا لليوم سنسلط الضوء على أبرز العناصر الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة، تابع القراءة.

ماهي أرشفة المستندات؟

أرشفة المستندات الرقمية هو أحد أشكال التخزين الإلكتروني الذي يتم وضعه لمساعدة الشركات على توفير الوقت والمساحة، والموارد المالية التي كان من الممكن إنفاقها بدلاً من ذلك على استخدام خزانات الملفات، حيث يتم تصنيف المستندات الرقمية بعلامة لسهولة تحديد الموقع واسترجاعها في دقائق معدودة، كما يمكن أن يساعد تخزين الملفات في نظام إدارة مستندات رقمي مؤسستك على تحسين الكفاءة بالإضافة إلى أمان المستندات السرية.

تساعد أيضًا من الناحية العملية أرشفة المستندات في أتمتة أو تبسيط مراحل دورة حياة إدارة المستندات، مثل إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها والتعاون وأرشفتها، إلى غير ذلك.

أهمية الأرشفة الفعالة للمستندات

تعد أرشفة المستندات ذات أهمية حيوية لإدارة المعلومات، ويمكن أن تمنح الأعمال تحكمًا أكبر في عمليات المعلومات الخاصة بها، ومع نمو الأعمال التجارية، فإنها ستخلق المزيد من البيانات، هذه الأخيرة التي يجب إدارتها ومراقبتها بدقة من أجل استخدامها بشكل صحيح، ويمكن أن يكون الاحتفاظ بعلامات التبويب على هذه البيانات مشكلة للشركات التي ليس لديها نظام أرشفة المستندات.

يصعب تحديد موقع المستندات التي لم يتم أرشفتها وتأمينها ونشرها بشكل مناسب إذا تم تخزينها في بيئة محلية - مثل الكمبيوتر المحمول الخاص بالموظفين - وبالتالي لن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إليها، وبالتالي سيكون لهذا في النهاية تأثير سلبي على وظائف العمل وإنتاجية الموظفين.

مزايا أرشفة المستندات

تتعد مزايا أرشفة المستندات، والتي لا تقتصر فقط على ما أشرنا اليه أعلاه، بل تشمل أيضا الفوائد التالية:

1.منع فقدان البيانات والمستندات

تسمح أرشفة المستندات للموظفين باسترداد المعلومات الاحتياطية بشكل مستقل وسريع، فقد تفقد المستندات التي لم تتم رقمنتها وأرشفتها إلى الأبد، صحيح أن فرص قيام الموظف بحذف الملف أو وضعه في غير مكانه عن طريق الخطأ ضئيلة، لكن هذا يحدث.

2. المتطلبات القانونية

أرشفة المستندات مهمة لأسباب قانونية أيضًا، حبث تتخلص العديد من الشركات عن طريق الخطأ من المستندات التي يجب أن يحتفظوا بها قانونيًا، هنا سيضمن نظام أرشفة المستندات الفعال الالتزام بجداول الاحتفاظ الخاصة بالشركة، بغض النظر عن معرفة كل موظف بهذه الجداول، لاسيما أن سلطات حماية البيانات قد تفرض عقوبات أكثر صرامة على الشركات، لذا يجب توعية الموظفين بأن تجاهل هذه السياسات قد يؤدي إلى غرامات باهظة أو حتى أحكام بالسجن في بعض الحالات.

3.زيادة الأمان

تعد أرشفة المستندات مهمة أيضًا لأسباب أمنية، لا سيما في الوقت الذي أصبحت فيه الهجمات الإلكترونية وخروقات البيانات أكثر تواترًا من خلال أرشفة المستندات بشكل آمن، يمكن للشركات تتبع المعلومات وزيادة الحماية من الأطراف الثالثة غير المصرح بها، فحتى أكثر الشركات حذرًا يتم استهدافها الآن من قبل قراصنة بارعين للغاية، وبالتالي سيقلل نظام أرشفة المستندات الموثوق به خارج الموقع من هذه المخاطر عن طريق تحذير كبار الموظفين عند فقد الملفات.

كيف يعمل أمن المستندات؟

عند محاولة تأمين مستنداتك، فإن ذلك يتضمن التفكير في أمان النسخ الورقية والرقمية من المستندات، هنا يجب على أعضاء الفريق اتخاذ الخطوات التي تسمح لهم بحماية المستندات في جميع الأوقات، حيث يبدأ تنفيذ أمان المستندات على المستوى الإداري، بما في ذلك وضع السياسات التنظيمية وإعداد الأجهزة لإجبار أعضاء الفريق على اتباع قواعد وخطوات محددة فيما يتعلق بأمن المستندات.

بالنسبة لغالبية المؤسسات، تشكل المستندات الورقية خطرًا أمنيًا أكبر من المستندات الرقمية، فقد يفقد أحد أعضاء الفريق نسخة مطبوعة من المستند، أو يمكن أن يحملها شخص ما خارج المبنى دون علم أي شخص، وبالتالي فالحفاظ على أمن المستندات من خلال أرشفتها رقميا يعد أمرا ضروريا.

ما هي العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة؟

يشير تخزين وأرشفة المستندات إلى ممارسة تأمين مستند في نظام إدارة المستندات الخاص بالمؤسسة (DMS)، حيث يتضمن تنظيم الملفات والمستندات بشكل احترافي حتى يمكن الوصول إليها بسهولة على السحابة، ولتحقيق ذلك لابد من توافر هذه العناصر لأرشفة المستندات الآمنة، وهي:

1- استخدم الحماية بكلمة مرور

يعد استخدام الحماية بكلمة مرور على الملفات الأكثر أهمية فكرة ذكية في أرشفة المستندات، حيث يعد إضافة الحماية بكلمة مرور لتأمين المستندات عملية سهلة، عند العمل باستخدام أنواع معينة من البرامج شائعة الاستخدام لإنشاء المستندات، وبدون حماية كلمة المرور للملفات الموجودة على سبيل المثال على الجهاز المحمول، يمكن للشخص الذي يأخذ الجهاز الوصول إلى الملفات الحساسة.

2. تشفير الملفات الخاصة بك

يوفر تشفير الملفات الموجودة على الكمبيوتر طبقة أخرى من الأمان يسهل استخدامها لأعضاء فريقك، ولكنها تحبط اللصوص المحتملين بفعالية، فعند وضع التشفير على القرص الصلب، يقوم برنامج التشفير بخلط البيانات الموجودة في الملف، مما يجعل من المستحيل قراءتها بدون كلمة المرور الصحيحة، بعد إدخال كلمة المرور، تعود محتويات الملف إلى وضعها الطبيعي.

3 - عمل نسخ رقمية

يعتبر وجود نسخة احتياطية رقمية لمستنداتك أمر ضروري، استثمر في ماسح ضوئي جيد، وقم بمسح مستنداتك المهمة وتحويلها إلى ملفات رقمية، قم بمسح جميع المستندات المهمة ضوئيًا، واحفظها في خدمة تخزين سحابية.

أيضًا يتيح التخزين السحابي في أرشفة المستندات حفظ الملفات على خوادم بعيدة يمكن الوصول إليها من الإنترنت، كما تسمح لك معظم خدمات تخزين الأعمال المستندة إلى السحابة أيضًا بتتبع من وصل إلى الملفات وما إذا تمت مشاركة المعلومات.

4. الحماية من البرامج الضارة والتكرار

تعمل كل من الحماية من الفيروسات والتكرار على حماية البيانات وضمان استمرارية العمل، ما تتطلبه أرشفة المستندات الآمنة هو وجود ميزات مدمجة لحماية بياناتك، ومستنداتك من تهديدات البرامج الضارة، علاوة على ذلك، يمكن لمثيلات تكرار البيانات المتعددة التأكد من إمكانية استعادة البيانات حتى في حالة عدم توفر النظام النشط، يلزم تخزين بياناتك مع النسخ الاحتياطية في أكثر من منطقة للتكرار الجغرافي.

استنتاج:

أرشفة المستندات عملية معقدة للتصحيح، والقيام بها بشكل خاطئ قد تخاطر بترك نفسك عرضة للانتهاكات الأمنية، في هذه الخالة يمكن لشركات أرشفة المستندات إدارة مستنداتك بالنيابة عنك، وتقليل مخاطر الأخطاء والمساعدة في تحسين حماية بياناتك.