تتسارع الشركات في وقتنا الحالي لتطبيق الأتمتة الإلكترونية في مختلف الإدارات الخاصة بها، وذلك من أجل تحقيق الشفافية في الإدارة وتحسين الكفاءة. ومن تلك الإدارات والمهام الرئيسية داخل الشركات والمؤسسات المختلفة التي تحتاج إلى مزيد من الشفافية والكفاءة هي إدارة العهد والأصول.
وتبرز أهمية إدارة العهد والأصول داخل الشركات لما لها من تأثير مباشر على الإنتاجية داخل الشركات، وعدم تطوير مثل تلك الإدارات ومتابعتها بشكل مستمر يؤثر بشكل مباشر على العمليات التشغيلية بمختلف الأقسام. لذا فإن أتمتة الأصول والعهد يساهم بشكل كبير في تحقيق الكفاءة والشفافية في الإدارة.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هو مفهوم أتمتة الأصول وإدارة العهد، وما هي أهمية تطبيق أتمتة الأصول والعهد داخل الشركات، وكيف تحقق الأتمتة الإلكترونية للعُهد والأصول الشفافية والكفاءة.
ما هي أتمتة الأصول والعهد؟
إدارة العهد تتمثل في الأصول الخاصة بالشركة والتي يتم تسليمها للموظفين لأداء مهام عملهم من خلالها، وذلك من خلال مستند خاص بكل عهدة يتم إيضاح كافة تفاصيل العهدة به، والشخص المسئول عن استلامها والقسم التابع له.
ويجب أن يلتزم الموظف بالحفاظ على العهدة من الفقد أو تعرضها لأي أعطال نتيجة الإهمال. ومن اجل الحفاظ على تلك الأصول يجب إدارتها ومتابعتها بشكل دوري ومراقبة الأداء الخاص به.
واتباع الطرق التقليدية قديمًا كان يتسبب في بعض الأحيان في تعرض تلك العهد للفقد أو التلف نتيجة غياب المتابعة الدورية وإجراء الصيانات المطلوبة. ولكن من خلال أتمتة الأصول من خلال برامج إدارة العهد والأصول الإلكترونية يمكن بكل سهولة إدارة العهد بكفاءة وشفافية.
أهمية أتمتة الأصول والعهد
تُحقق الأتمتة الإلكترونية في إدارة عهد وأصول الشركات باستخدام برامج إدارة العهد والأصول الرقمية الاحترافية الكثير والكثير من الفوائد للشركات والمؤسسات المختلفة. وفيما يلي مجموعة من أبرزهذه الفوائد:
-
تحقيق الشفافية
تحقيق الشفافية في إدارة العهد يساعد على الوصول السهل والسريع لكافة البيانات المتعلقة بالأصول والعهد، مما يساهم في معرفة الحالة التشغيلية للعهد وتقارير الأداء والتأكد من إجراءات الصيانة الدورية. وهو ما يمكن تحقيقه بسهولة من خلال أتمتة الأصول وذلك من أجل الحفاظ على العهد ومنع حدوث أي أخطاء أو تعرض تلك العهد للفقد أو التلف.
-
تعزيز الكفاءة التشغيلية
تساعد أتمتة الأصول والعهد في الحد من الأخطاء البشرية وتوفير الكثير من الوقت والجهد، وذلك من خلال تقليل الحاجة إلى التدخل البشري في إتمام المهام الروتينية.
وضمن تلك المهام الروتينية التي نقصدها إعداد التقارير المختلفة والمتعلقة بحالة الأصول، وإنشاء التنبيهات التلقائية للتذكرة بمواعيد الصيانات الدورية ومتابعتها، وغيرها من المهام المختلفة التي تساهم أتمتة الأصول في تحسين إدارتها بكفاءة أكثر من ذي قبل.
-
تتبع حالة العهد بسهولة
أتمتة الأصول وإدارة العهد تساعد في تتبع حالة العهد بشكل أكثر سهولة ومرونة من ذي قبل، وذلك عن طريق تتبع البيانات المُحدثة بشكل تلقائي عن حالة كل عهدة وما تم بها من صيانات ومدى ملائمتها للعمل وحالتها التشغيلية، وذلك لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
-
تحسين اتخاذ القرارات
الأتمتة الإلكترونية في إدارة العهد والأصول تعمل على توفير بيانات دقيقة ومحدثة أولاً بأول، وهو ما يساهم في توفير رؤى واتجاهات دقيقة تساهم في تحسين اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتي من شأنها المساهمة في تطوير العمل ونمو الشركة وتحقيق الكفاءة المطلوبة.
كيف تحقق أتمتة إدارة العهد الشفافية والكفاءة؟
أتمتة الأصول وإدارة العهد تساهم بشكل كبير في تحقيق الشفافية في الإدارة وتعزيز الكفاءة التشغيلية والإنتاجية، وذلك من خلال عدد من العوامل والتي منها الآتي:
-
نظام مركزي لإدارة البيانات
واحدة من الركائز الأساسية في عملية أتمتة الأصول وإدارة العهد، هي توفير نظام مركزي منظم يحتوي على كافة بيانات العهد الخاصة بالشركة والتي تتمثل في بيانات الشخص المسؤول عن العهدة والقسم التابع له، وتاريخ استلام العهدة وحالتها التشغيلية ومواعيد أي صيانات متعلقة بها.
ويمكن الوصول لتلك البيانات بأي وقت وبسهولة من خلال الأشخاص المنوط بها التعامل بها، وهو ما يعزز الشفافية في الإدارة.
-
تحليل البيانات
تساهم أتمتة الأصول في تحسين كفاءة إدارة العهد وذلك من خلال الاعتماد على أدوات تحليل البيانات المختلفة، والتي توفر تنبؤات مستقبلية دقيقة عن أي مشاكل محتمل حدوثها أو أي أعطال.
وهو ما يساهم في وضع الحلول الاستباقية لمواجهة أي من تلك المشكلات عند حدوثها وحلها دون تضييع الكثير من الوقت والتسبب في وقف العمل أو الإنتاجية بأي شكل.
-
إصدار التقارير
الحصول على تقارير دورية تحمل بيانات دقيقة يساهم بشكل كبير في تحقيق الشفافية في الإدارة الخاصة بالعهد، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال أتمتة الأصول، والتي تعمل على توفير تقارير ذات بيانات دقيقة عن حالة العهد والأصول بدءاً من تاريخ شرائها وحالتها التشغيلية وما تم بها من صيانات، وأي مخاطر محتمل حدوثها.
ومعرفة أي من العهد التي يجب تغييرها أو الإبقاء عليها تبعًا لحالتها التشغيلية. تلك التقارير تعمل على توفير بيانات بشكل دائم للعمل على تحسين كفاءة حالة العهد المستخدمة.
-
أتمتة المستندات الورقية
تعتبر المستندات الخاصة بإدارة العهد ذات أهمية قصوى لما تحتويه من بيانات تفصيلية لكل عهدة، واتباع الطرق التقليدية في إدارة تلك المستندات كان يعرض الشركة للكثير من التكاليف بالإضافة لتعرض تلك المستندات إما للتلف أو الفقد نتيجة اتباع الطرق القديمة في تخزين المستندات.
ولكن من خلال الاعتماد على أتمتة الأصول لا حاجة إلى استخدام المستندات الورقية مرة أخرى، فكافة بيانات العهد المسجلة يتم الاحتفاظ بها بالنظام المركزي الخاص بإدارة العهد والأصول مع إمكانية البحث عن أي مستند بسهولة دون الحاجة لقضاء الكثير من الوقت في البحث بين الملفات الورقية.
هذا بالإضافة لحفظها بقاعدة برنامج إدارة العهد والأصول والتي تعمل على توفير أقصى درجات الحماية والأمان لها، لضمان عدم تعرضها للفقد أو السرقة أو التلف.
-
إنشاء الإشعارات والتنبيهات التلقائية
تحتاج إدارة العهد لإجراء عدد من الصيانات الدورية لها مع ضمان القيام بتلك الصيانات في وقتها المطلوب لحماية العهد وضمان عدم تعرضها لأي أعطال.
وكي تتمكن من تحقيق ذلك تساعد أتمتة الأصول من خلال برامج إدارة العهد من إنشاء التنبيهات والإشعارات الخاصة بمواعيد تلك الصيانات لإرسالها في الوقت المحدد للتذكير بها وتتبع ما تم بها للتأكد من تنفيذها وعدم حدوث أي تأخير.
-
تحقيق الشفافية بين فرق العمل المختلفة
أتمتة الأصول لإدارة العهد تعمل على تحقيق الشفافية في الإدارة بين كافة فرق العمل المختلفة داخل الشركة، وذلك من خلال إمكانية تبادل المستندات المختلفة بين العاملين وتوفير التحديثات بشكل مستمر للاطلاع عليها بوقت حدوثها لاتخاذ الإجراءات المختلفة المتعلقة بمهام سير العمل. وذلك دون الحاجة للانتظار للقيام بالمهام المختلفة كما السابق وهو ما يعمل على تحسين كفاءة المهام بشكل كبير.
ختامًا:
تحقيق الشفافية في الإدارة الخاصة بالعهد والأصول يمكن الوصول إليه بسهولة من خلال توفير نظام بيانات مركزي يتم تحديثه بشكل تلقائي يمكن الوصول إليه بسهولة وبأي وقت، وذلك من خلال أتمتة الأصول وإدارتها بشكل أكثر كفاءة، والتي توفر أيضًا تقارير ذات بيانات دقيقة تساهم في متابعة ومراجعة حالة العهد بشكل دوري للوقوف على حالتها التشغيلية واتخاذ القرارات المناسبة لتحسين إنتاجية العمل.
هذا بالإضافة للحصول على رؤى مستقبلية عن حالة تلك العهد، والتي تساعد في وضع الخطط الاستراتيجية لمواجهة أي أخطار أو أعطال محتملة للعمل على حلها عند وقت حدوثها بشكل سريع وذلك حتى لا يتوقف العمل وتحقيق النمو والنجاح للشركات.
وخلال هذا المقال شرحنا لك ما هي أتمتة الأصول في إدارة العهد داخل الشركات والمؤسسات المختلفة، وما أهمية تطبيق الأتمتة من خلال برامج إدارة العهد والأصول الاحترافية الرقمية، وما يمكن أن تحقق لك أتمتة الأصول في إدارة العهد.
Add New Comment