طوال الوقت تبحث الشركات عن حلول تساعدها في تحسين كفاءة العمل من خلال التعاون بين الأقسام والإدارات المختلفة داخلها، وتعزيز التعاون فيما بينهم. وهو أمر ذات أهمية وأثر كبير في تحسين كفاءة العمليات التشغيلية وتحسين اتخاذ القرارات نتيجة تعزيز شفافية البيانات، وتوحيدها، وتسهيل تنفيذ إجراءات مهام سير العمل المختلفة.
وهو ما يمكن تحقيقه من خلال تقنيات العمل الحديثة والتي تتمثل في العديد من الحلول والتي منها برامج إدارة الأصول الرقمية الاحترافية المتكاملة.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما المقصود بمصطلح إدارة الأصول داخل الشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة، وكيف يمكن لبرامج إدارة الأصول تعزيز التعاون بين الأقسام المختلفة بفعالية ونجاح؟
شرح مفهوم إدارة الأصول
تشمل إدارة الأصول كافة أنواع الأصول التي تمتلكها الشركات والمؤسسات المختلفة باختلاف حجم العمل بها. وهناك نوعان أساسيان من الأصول، أصول مادية وهي التي تتمثل في المعدات والمركبات والمباني. أما النوع الثاني وهي الأصول غير المادية مثل البرمجيات والأجهزة الإلكترونية.
وتولي الشركات إدارة الأصول أهمية قصوى لكونها السبب الرئيسي في تحسين كفاءة العمليات التشغيلية، وتقليل النفقات، والتحكم في استخدام الموارد، والحصول على بيانات دقيقة تساهم في اتخاذ القرارات الاستراتيجية التي تهدف إلى نمو وتوسع الأعمال.
واتباع الطرق التقليدية في تتبع وإدارة أصول الشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة كان يتسم بالعديد من السلبيات، منها صعوبة الحصول على بيانات دقيقة عن حالة الأصول التشغيلية، وعدم إجراء الصيانات الدورية في موعدها المحدد، وغيرها من الأمور الأخرى.
ولكن مع ظهور برامج إدارة الأصول الرقمية الاحترافية أصبحت تلك العملية الآن أكثر سهولة.
إذ توفر هذه البرامج مجموعة ذكية من الأدوات المتقدمة التي تساعد على تحسين مهام إدارة الأصول بفاعلية وتعزيز التعاون بين الأقسام المختلفة.
كيف تعزز برامج إدارة الأصول التعاون بين الأقسام المختلفة؟
التعاون بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسات هو واحد من العوامل الرئيسية التي تساعد على تحقيق النجاح والنمو، ويأتي هذا التعاون من خلال تدفق البيانات بسهولة فيما بين الأقسام المختلفة، والحصول على بيانات دقيقة تساعد في اتخاذ القرارات المختلفة بما يخدم مصلحة العمل والمساعدة على تحسين دورة حياة الأصول.
على سبيل المثال، يمكن للتعاون بين الأقسام المسؤولة عن إدارة الصيانات توفير بيانات عن كفاءة الأصول ومشاركتها مع إدارة المشتريات لمعرفة ما إذا كان هناك بعض الأصول بحاجة إلى استبدال نتيجة كثرة الصيانات غير الفعالة لها، وغيرها من الإجراءات المختلفة. وهو ما تعمل برامج إدارة الأصول على تحقيقه من خلال الآتي:
-
رؤية شاملة عن حالة الأصول
توفر برامج إدارة الأصول قاعدة بيانات موحدة تحتوي على كافة البيانات المتعلقة بأصول المؤسسة بدءاً من تاريخ الشراء الخاص بها، وبيانات الحالة التشغيلية، وما تم بها من صيانات، والعديد من البيانات الفعلية الأخرى التي يمكن الوصول إليها بسهولة وبأي وقت.
وتعزز قاعدة البيانات من التعاون بين الأقسام المختلفة بسبب إمكانية الحصول على أي معلومة متعلقة بقسم آخر بسلاسة ودون أي تعقيدات، وهو ما يوفر روية شاملة عن العمل داخل المؤسسة، ويساهم في الحد من البيانات المكررة التي قد تضر بمصلحة العمل وتؤثر سلبًا على تنفيذ المهام المختلفة.
-
تعزيز الشفافية
الشفافية في البيانات تساهم في معرفة كل ما يتم من إجراءات في عملية إدارة الأصول، وإمكانية تبادل الملاحظات وتتبع العمل بسهولة، وهو ما يعزز التعاون بين الأقسام.
على سبيل المثال، عند طلب قسم الصيانة بشراء قطع غيار لأحد الأصول، كل ما يحتاجه هو تسجيل تلك البيانات بالبرنامج وتنبيه قسم المالية بها، ليبدأ بتقييم الطلب ومراجعته بسهولة وتحديد التكلفة المطلوبة وإرسالها لإدارة المشتريات لتنفيذها.
كل تلك المهام أصبح تنفيذها أكثر سهولة وتوفيرًا في الوقت والجهد عن السابق، نتيجة عدم الحاجة لتبادل المستندات الورقية بين الأقسام والانتظار لأيام من أجل مراجعتها.
وكل هذا بفضل الأتمتة الإلكترونية في برامج إدارة الأصول والتي تساعد على تدفق البيانات بسهولة وتوفير الكثير من الوقت، وذلك حتى لا يتوقف العمل.
-
إدارة الصيانة
تحتاج إدارة الأصول إلى تحديد جدول دوري بمواعيد الصيانات الخاصة بمختلف الأصول، وتتبعها بشكل مستمر من أجل التأكد من تنفيذها ومعرفة ما تم بها من إجراءات.
وهنا يأتي دور برامج الأصول الرقمية الاحترافية التي تعمل على تنظيم هذه العملية من خلال تحديد جدول الصيانات، ومن خلاله يتم إنشاء تنبيهات يتم إرسالها تلقائيًا للقسم المختص للتذكير بها والقيام بها في موعدها المحدد دون أي تأخير، ويتم تحديث البيانات المتعلقة بالصيانة بشكل تلقائي وتحديد ما تم بها بوضوح كي تتمكن الأقسام الأخرى المسؤولة عن تتبع حالات الصيانة من تقييم الحالة التشغيلية للأًول بعد إجراء كل عملية صيانة واتخاذ اللازم.
-
تحسين إدارة المخزون
إدارة المخزون الاحترافية هي المحرك الأساسي للعملية الإنتاجية الخاصة بالشركة، لذا يجب أن تتوفر لدى الأقسام المختلفة رؤية شاملة عن حالة المخزون الفعلية لاتخاذ اللازم وضمان عدم توقف العملية الإنتاجية. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال برامج إدارة الأصول والتي تعمل على توفير رؤية شاملة عن حالة المخزون وتقليل الهدر في المواد الخام، كما يمكن إنشاء تنبيهات يتم إرسالها عند قرب نفاد أي من أنواع المخزون الموجودة؛ وذلك من أجل تنبيه القسم المختص ليبدأ في شرائها حتى لا يتوقف العمل بشكل مفاجئ.
-
إدارة المخاطر
تعزيز التعاون بين الأقسام المختلفة يساهم في تحسين عملية إدارة المخاطر المحتملة، فمن خلال توفير برامج إدارة الأصول رؤية شاملة عن حالة الأصول المستخدمة، يمكن للشركات الحصول على بيانات عن أي مخاطر من المحتمل حدوثها، سواء كانت متعلقة بالحالة التشغيلية للأصول، أو ما يتم إنتاجه من منتجات.
تساعد تلك الرؤى الأقسام على وضع الاحتمالات التي يمكن اتخاذها مستقبلًا عند حدوث أي من تلك المخاطر لمواجهتها بشكل سريع، دون التأثير على العمل أو توقف العملية الإنتاجية.
-
تحسين العائد على الاستثمار
الهدف من استخدام الأصول المختلفة داخل المؤسسات هو تعزيز العائد من الاستثمار فيها، وكي تتمكن المؤسسات من تحقيق ذلك يجب أن تتوفر لديها بيانات عن قيمة الأصول المادية وقت الشراء، وما يمكن تحقيقه منها لمعرفة بيانات العائد على الاستثمار فيها، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال التعاون بين الأقسام المسؤولة عن الإدارة المالية وإدارة المشتريات والإنتاج.
وكي تتمكن تلك الأقسام من إصدار تقارير شاملة تساعد أصحاب القرار في تحسين العائد من الاستثمار، يجب أن تتوفر لديهم بيانات دقيقة وصحيحة عن كل ما يخص إدارة الأصول وحالتها التشغيلية والإنتاجية. وهو ما توفره التقنيات الحديثة المتاحة من خلال برامج إدارة الأصول.
-
تقليل التكاليف
في بعض الأحيان قد تمتلك الشركة أصولًا غير مُستغلة بشكل كامل، وهو ما يؤثر على التكاليف المالية الخاصة بالمؤسسة، ولكن من خلال الاعتماد على برامج إدارة الأصول وتعزيز التعاون بين الأقسام المختلفة، والتي قد تتمثل في القسم المالي والقسم المسؤول عن الصيانة، يمكن الحصول على بيانات عن الاستخدام الفعلي لكافة أنواع الأصول المستخدمة لتحديد أي منها غير مستغل بشكل كامل.
وذلك من أجل اتخاذ الإجراءات اللازمة إما بإعادة تقييمه لتحسين استغلاله تسغيليًا أو بالاستغناء عنه بشكل كامل في حالة عدم الحاجة إليه. وهو ما يساهم في تقليل النفقات وتحسين ميزانية المؤسسات المالية.
ختامًا:
التعاون بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسات يساعد في تعزيز النجاح بكفاءة وفاعلية أكبر، وهو ما تبحث عنه الشركات والمؤسسات المختلفة لتحقيق أهدافها طويلة المدى والتوسع في أعمالها وتعزيز التنافس في سوق العمل.وهو الأمر والهدف الذي تساعد على تحقيقه التقنيات الحديثة المتمثلة في برامج إدارة الأصول التي تعمل على تدفق البيانات بين الأقسام المختلفة بسهولة نتيجة الأتمتة الإلكترونية، وتوفير رؤى شاملة عن حالة الأصول التشغيلية، وتعزيز الشفافية في البيانات، وتوفير قاعدة بيانات مركزية يسهل الوصول إليها بأي وقت ومن أي مكان، وغيرها من المزايا الأخرى التي تعمل على تعزيز التعاون بين الأقسام.
وهو ما يجعل برامج إدارة الأصول تعد أداة استثمارية هامة لا يمكن الاستغناء عنها في وقتنا الحالي للمساهمة في تحقيق النجاح والاستدامة التي تبحث عنها الشركات.
إضافة تعليق جديد