يوفر نظام إدارة الوثائق الالكتروني للمؤسسات العديد من الطرق لزيادة إنتاجيتها، مثل تحسين معالجتها للحسابات المستحقة الدفع وتبسيط عمليات التصنيع أو مساعدة الشركات على رقمنة أعمالها، وتكتسب إدارة الوثائق أهمية متزايدة، حيث تتطلب العمليات التنظيمية سرعة أكبر في الوصول إلى المعلومات، ومع ذلك، فهذه مهمة صعبة للغاية، نظرًا لأن المديرين يتخذون قرارات بناءً على البيانات، فلا يمكن تجاهل هذه العملية، لذلك، في مقال اليوم، سنتعرف على أهم تحديات تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكتروني.
ما هو نظام إدارة الوثائق الإلكتروني؟
نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) هو نظام برمجي لتنظيم وتخزين أنواع مختلفة من المستندات، هذا النوع من النظام هو نوع أكثر تحديدًا من نظام إدارة المستندات، وهو نوع أكثر عمومية من نظام التخزين يساعد المستخدمين على تنظيم وتخزين الورق أو المستندات الرقمية.
يشير نظام إدارة الوثائق الإلكتروني بشكل أكثر تحديدًا إلى نظام برمجي يتعامل مع المستندات الرقمية، بدلاً من المستندات الورقية، على الرغم من أنه في بعض الحالات، قد تتعامل هذه الأنظمة أيضًا مع الإصدارات الرقمية الممسوحة ضوئيًا من المستندات الورقية الأصلية.
يوفر نظام إدارة الوثائق الإلكتروني طريقة لتخزين حجم كبير من المستندات الرقمية مركزيًا، وتتضمن العديد من هذه الأنظمة أيضًا ميزات لاسترجاع المستندات بكفاءة، مثل نظام مؤسسة فكرة للبرمجيات.
فوائد نظام إدارة الوثائق الإلكتروني
تشمل فوائد نظام إدارة الوثائق الالكتروني معالجة المستندات المحسّنة، وإمكانية الوصول المحسّن إلى البيانات، وعمليات البحث المبسطة عن الملفات، وتكاليف إدارة المستندات المنخفضة، بالإضافة إلى ذلك، من فوائد نظام إدارة الوثائق الإلكتروني نجد:
1. تحسين التعامل مع الوثائق
يتمثل الغرض الأساسي من نظام إدارة االوثائق الالكتروني، في إدارة المستندات الرقمية لمؤسستك بكفاءة وسرعة بأقل تكاليف تشغيلية، حيث يساعد هذا أعضاء فريقك على التحديث في كل ملف يكونون مسؤولين عنه والبقاء على المسار الصحيح مع مشاريعهم، بما في ذلك تلك الموجودة في مواقع متنوعة.
2. تحسين إمكانية الوصول
يتيح لك نظام إدارة الوثائق الالكتروني الوصول إلى ملفاتك حتى أثناء التنقل، يمكنك استخدامها على أي جهاز كمبيوتر، أو الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، بحيث يمكنك إجراء تعديلات على الفور في أي لحظة.
3. تبسيط البحث عن الملفات والاسترجاع
يسهل نظام إدارة الوثائق الالكتروني تنظيم الملفات والبحث فيها وتعديلها لتسهيل العملية المؤلمة، حيث تحتوي معظم برامج إدارة الوثائق الإلكترونية على تقنية التعرف الضوئي على الأحرف، لتحسين إمكانية البحث عن الملفات بناءً على خصائصها مثل الاسم والكلمة الرئيسية، يمكن أيضًا تقديمه تحت عدة مراجع مثل الاسم والتاريخ ورقم المستند، مما يؤدي إلى تسريع عملية استرداد المستند من خلال مربع بحث النص الكامل وفئات الفهرس.
أهم تحديات تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكتروني وحلولها
تواجه الشركات والمؤسسات مجموعة من التحديات في تنفيذ نظام إدارة الوثائق الالكتروني، لعل ابرزها:
1- فوضى إدارة الملفات الرقمية
تعتمد معظم المؤسسات على الأفراد للتعامل مع مستنداتهم الرقمية في غياب نظام إدارة المستندات (DMS)، قد ينتج عن هذا مجموعة متنوعة من المخاوف، بما في ذلك مشكلة في العثور على المستندات، والعمل على إصدارات المستندات غير النشطة، وتجاوز تغييرات الأشخاص الآخرين، وتكرار المحتوى المنتشر عبر العديد من المواقع.
الحل: يعد إعداد إستراتيجية عالمية في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني، تحدد معايير اسم الملف ومراجعات المستندات والتخزين والوصول هي أفضل طريقة لمعالجة هذه الصعوبة، وهذا ما تجده في أنظمة إدارة الوثائق والمستندات من مؤسسة فكرة للبرمجيات
2- استهلاك الوقت في معالجة الوثائق
ترتبط المستندات الورقية عادةً بإهدار كبير للوقت، يعد الحفاظ على التعاون وتخزينه والبحث فيه وتمكينه أمرًا باهظ التكلفة، كما تفقد المنظمات قوتها إذا استمرت في الاعتماد على الوثائق الورقية للعمليات اليومية.
الحل: ضع في اعتبارك مقدار الوقت الضائع خلال وقت كتابة المستند وتحريره وترخيصه ومشاركته بين الإدارات، واعلم أنه في المقابل سيؤدي تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكتروني، إلى تبسيط معالجة المستندات قدر الإمكان، كما سيتم تقليل دورة المستندات بشكل كبير، مما يسمح للشركات بإكمال المزيد من العمل في وقت أقل.
3- تبادل الوثائق
يمكن أن تستغرق مشاركة مستند مع عدة أطراف وقتًا طويلاً إذا كان عليك التواصل مع كل شخص على حدة، لكن لا يتعين عليك إضاعة هذا الوقت الكثير في مشاركة المستندات.
الحل: Google Drive، على سبيل المثال، أداة رائعة لمشاركة نفس المستند مع عدة مستخدمين في وقت واحد، كل ما عليك فعله هو تحميل الملف والحصول على الرابط للمشاركة، وسيتمكن كل شخص سيحصل على الأداة من رؤية المستند أو تحريره بناءً على إعداداتك.
4- الأمن
يعد أمان المستندات أمرًا بالغ الأهمية في هذه الأيام، خاصةً إذا كانت أوراقك رقمية، ومن المحتمل أن تحتوي أوراقك الرسمية على الكثير من بيانات العمل أو العملاء الحساسة التي يجب الاحتفاظ بها بشكل آمن، أيضًا ضع في اعتبارك أن مجرمي الإنترنت لا يستهدفون الشركات الكبيرة فحسب، بل يستهدفون أيضًا الشركات الصغيرة.
الحل: مرة أخرى، يمكن أن يساعد نظام إدارة الوثائق الإلكتروني في الحفاظ على مستنداتك آمنة من المتسللين والحوادث، كما يمكن حماية المستندات الإلكترونية بآلاف الطرق باستخدام برامج الأمان وأدوات الأمان وبرامج مكافحة الفيروسات، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا نسخ المستندات الإلكترونية احتياطيًا في السحابة بحيث تكون متأكدًا من أنها لن تضيع تمامًا مهما حدث.
حلول أخرى لمواجهة تحديات تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكتروني
1. اختر برنامج إدارة
تصبح إدارة المستندات يدويًا مخاطرة لشركتك عندما يكون هناك تدفق كبير للمعلومات، لذا فإن أتمتة هذه العملية هي خطوة ضرورية بشكل متزايد، وبالتالي قم بتحليل احتياجات عملك، وابحث عن خيارات برنامج إدارة الوثائق الإلكتروني الأكثر توافقًا (مثل ما توفره أنظمة وبرامج مؤسسة فكرة لليرمجيات)، واطلب عروض توضيحية وتجارب من موفري الحلول.
من المهم تقييم البساطة في استخدام الحل والوظائف الرئيسية التي ستسهل حياة الفريق، من بينها إخطارات تلقائية في حالة حدوث تغييرات أو انتهاء صلاحية المستندات، وضوابط الوصول، والأمن في التخزين، من بين أمور أخرى.
2. تكوين فريق لإدارة الوثائق
بقدر ما توجد أتمتة لبعض الأنشطة، لا يزال الناس مهتمين بالتسجيل الصحيح للوثائق والمعلومات، للحصول على نتائج جيدة، من الضروري أن يكون لديك فريق مكون من أشخاص منظمين ومفصلين وملتزمين، وبالتالي، يساهم الفريق في التوحيد والتحسين المستمر للعمليات.
في حالة إدارة الوثائق عبر برنامج إدارة وثائق إلكتروني من مؤسسة فكرة للبرمجيات، ستكون عملية التدريب للفريق بسيطة بشكل عام.
3. رصد ونشر المعرفة داخل المنظمة
إذا كنا بحاجة إلى أشخاص ملتزمين ومنظمين في استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني، فنحن بحاجة أيضًا إلى تطوير ثقافة الشركة، من الناحية المثالية، عندما يكتسب الأشخاص معرفة جديدة، فإنهم يشاركونها أيضًا داخل المنظمة، فإدارة المعرفة مهمة جدًا لتوثيق الخبرات ومشاركتها، فهي في النهاية مزيج من المهارات المختلفة التي تأتي بحلول مفاجئة وذات صلة بالقطاع، هذا يساعد في الحفاظ على الملكية الفكرية للمنظمة، مما يساهم في استدامتها.
4. استرداد المعلومات على الفور
على مدار كل عام، تمر الشركات عادةً بالعديد من عمليات التدقيق المحاسبي وأنظمة إدارة المراجعة، وعمليات التفتيش، والتي تتطلب استردادًا سريعًا للوثائق والمعلومات، لتقديم دليل على الامتثال للمعايير والتشريعات .
في هذه الحالة، تحتاج الشركة إلى تنظيم وفهرسة المستندات من جميع القطاعات، تحتاج أيضًا إلى مسحها ضوئيًا لتقليل المعالجة والتدهور واحتمال الفقد، أخيرًا، يجب على الشركة اعتماد برنامج إدارة الوثائق الإلكتروني، من أجل تسهيل التشاور والوصول إلى المعلومات.
نقطة أخرى مهمة هي أنه من خلال أتمتة هذه العملية، يتم تقليل تكاليف استرداد المعلومات بشكل كبير وتقليل تكاليف عدم استرجاع المعلومات، مثل الغرامات والتقييمات ومتابعة التدقيق.
5. حماية الوثائق والمعلومات
تحتاج القائمة الرئيسية للمستندات إلى الحماية لتجنب الوصول غير الضروري من قبل الأشخاص الداخليين والخارجيين ولتقديم دليل الملف في الإجراءات القانونية، باستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني من مؤسسة فكرة للبرمجيات، من الممكن تقييد الوصول إلى المستندات وحمايتها في قواعد البيانات الآمنة.
استنتاج:
تكون الإدارة الفعالة لنظام إدارة الوثائق الإلكتروني ممكنة تمامًا، عندما تحصل الشركة على دعم من برنامج جيد وفريق يدرك أهمية الحفاظ على مجموعة مستندات منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة.
التعليقات
24 Jul 2023 03:49 PM
user
بالتوفيق
24 Jul 2023 03:50 PM
محمد
شكرا للتوضيح
24 Jul 2023 03:54 PM
انس
شكرا للافادة
إضافة تعليق جديد