ما هي إدارة الأصول الثابتة؟

 
إدارة الأصول الثابتة هي عملية التخطيط والتحكم في الحصول على الأصول التنظيمية وتشغيلها وصيانتها وتجديدها والتخلص منها، وتعمل هذه العملية على تحسين إمكانية تسليم الأصول وتقليل التكاليف والمخاطر التي تنطوي عليها، وتضمن الصيانة الكافية والنشر المناسب للأنظمة والأفراد والعمليات تعزيزًا إيجابيًا لرأس المال على مدار دورة حياة الأصول.
 
أيضا إدارة الأصول الثابتة هي عملية تتبع الأصول المادية والمعدات للمؤسسة وصيانتها، وتستخدم المؤسسات بشكل متكرر الرموز الشريطية أو رموز QR أو RFID للمساعدة في تتبع أصولها حيث يسهل مسحها ضوئيًا واستخدامها مع الأجهزة المحمولة، وتشمل أنواع الأصول المركبات وأجهزة الكمبيوتر والأثاث والآلات.

 
كيف يعمل برنامج إدارة الأصول الثابتة؟

 
يعمل برنامج إدارة الأصول الثابتة عن طريق السماح لك بتسجيل ملفات تعريف الأصول الفردية، وهذه الملفات الشخصية هي أصول فريدة من نوعها ومرآة، لذلك، إذا كنت تستخدم نظام إدارة الأصول الثابتة لإدارة أصول تكنولوجيا المعلومات، فسيحصل كل كمبيوتر محمول وهاتف وجهاز كمبيوتر على ملف التعريف الخاص به.

بعد ذلك، ستتمكن من تمييز الأصول المادية بعلامات الأصول، وبهذه الطريقة ستتمكن من تسريع عمليات التحرير على بيانات الأصول والحفاظ على سجل الأصول الثابتة بطريقة أفضل وأكثر شفافية، وفي كل مرة تقوم فيها بمسح علامة أحد الأصول، سيتم تحديث آخر موقع تمت رؤيته بالإضافة إلى المستخدم الذي مسح العلامة، وسيفتح ملف تعريف الأصل، ويكون جاهزًا للتحرير.

أهداف إدارة الأصول الثابتة

يتعين على المؤسسات تنفيذ أفضل ممارسات إدارة الأصول الثابتة واتباعها، وذلك لتحقيق أهدافها، وتشمل  أهداف إدارة الأصول الثابتة ما يلي:

1. تتبع الأصول الثابتة وحمايتها

يستخدم نظام إدارة الأصول الثابتة في المحاسبة المالية للحفاظ على سجلات الأصول والميزانية العمومية محدثة،  وهذا مهم جدًا للميزانية والتنبؤ وحسابات استهلاك الأصول، أيضا الأصول الثابتة باهظة الثمن، لذا فإن السرقة غالبًا ما تكون مصدر قلق حقيقي، وهذا هو أحد الأسباب التي تجعل حلول إدارة الأصول الثابتة تقدم ميزات محددة لتتبع الأصول لمراقبة موقع الأصول.

2. زيادة الكفاءة 

يتيح نظام إدارة الأصول الثابتة الحفاظ على ظروف العمل المثالية من خلال جداول الصيانة الاستباقية، حيث يشكل الحفاظ على الأصول في حالة تشغيلية جيدة جزءًا كبيرًا من إدارة الأصول الثابتة، كما أن الصيانة الروتينية ضرورية لتجنب الأعطال غير المتوقعة التي تقصر عمر الأصول وتسبب مشكلات تشغيلية، أيضا يسهم نظام إدارة الأصول الثابتة في
زيادة وقت تشغيل الماكينة، فتجنب أعطال الماكينة من خلال الإجراءات الاستباقية يؤدي إلى تقليل وقت تعطل الماكينة وتحسين توفرها وموثوقيتها.

3. المراقبة المنتظمة 

تعمل  المراقبة المنتظمة للأصول على تنبيه الإدارة إلى عدم استخدام الآلات بشكل كافٍ ومشاكل الأداء، وبهذه الطريقة، يمكن اتخاذ إجراءات علاجية مبكرة لزيادة كفاءة المعدات الإجمالية ومعدلات استخدام الأصول، كما تساعد المراقبة والصيانة المستمرة في الحفاظ على الأصول في حالة جيدة.

4. زيادة إنتاجية الاستثمارات

 تتطلب الأصول الثابتة مثل الخوادم وشاحنات النقل والمصاعد استثمارًا رأسماليًا كبيرًا، وقد تشكل جزءًا كبيرًا من صافي قيمة الشركة، وفي بعض الشركات، يذهب ما يصل إلى 40 بالمائة من الاستثمار لشراء المعدات والمركبات، وكلما تمكنت الشركة من إدارة أصولها بشكل أفضل وأكثر فعالية، كلما زادت احتمالات تعظيم القيمة من هذه الاستثمارات. 

مميزات نظام إدارة الأصول الثابتة من مؤسسة فكرة للبرمجيات

يسهّل نظام إدارة الأصول الثابتة عليك تتبع الجوانب المتعددة المتضمنة في العملية، وفيما يلي نذكر بعض من الفوائد التي يقدمها نظام إدارة الأصول الثابتة من مؤسسة فكرة للبرمجيات، وإلا ففوائده كثيرة:

 
1. تخزين جميع البيانات المتعلقة بالأصول

 
لا يمكن لنظام إدارة الأصول الثابتة تخزين المعلومات لك فحسب، بل يمكنه أيضًا تنظيمها بطريقة يسهل عليك النظر إليها عندما تحتاج إلى العثور على بيانات أصول محددة بسرعة.

 
2. تسهيل عمليات التدقيق وإعداد التقارير

 
عندما تواجه شركتك عملية تدقيق، يجب أن تكون مستعدًا لتقديم معلومات الأصول في أي لحظة، وإذا لم تكن لديك هذه المعلومات جاهزة مسبقًا، فقد يُترك فريقك يتدافع للحصول عليها معًا وربما ينتهي به الأمر في القيام بعمل دون المستوى، ومع ذلك، فإن تجميع هذه المعلومات بالفعل في قاعدة بيانات سيسهل عليك وللإدارات ذات الصلة وضع التقارير معًا عن الأصول والتقييمات الفصلية.

 
3. تخصيص الأصول

 
يوضح لك نظام إدارة الأصول الثابتة  مكان وجود أصولك في أي وقت ويساعدك على تحديد الفرق التي تحتاج إلى الأصول في أي يوم، يتيح لك الحصول على جميع معلوماتك في مكان واحد جدولة استخدام المعدات والتأكد من عدم ترك أي شخص بدون الأدوات التي يحتاجها لإنجاز المهمة، والأصول الثابتة تبقى في أفضل حالة عند إدارتها بشكل صحيح.
 
باستخدام نظام إدارة الأصول من مؤسسة فكرة للبرمجيات، يمكن للمؤسسات أيضا:
 

• تتبع الأصول الثابتة ومراقبتها
• الإشراف على المعدات والآلات في مواقع متعددة
• تكاليف صيانة أقل
• تحسين الكفاءة التشغيلية
• الاحتفاظ بسجل للأصول المتقاعدة أو المباعة أو المسروقة أو المفقودة
• عرض سجل الأصول الثابتة لما تملكه
• المحافظة على أصولك الثابتة
• مراقبة كيف يتم استخدام أصولك وأين توجد
• اتخاذ قرارات تجارية أفضل من بيانات الأصول الثابتة

استنتاج:

 الأدوات الرقمية تجعل إدارة الأصول الثابتة أسهل كثيرًا، لذلك فإن شراء برنامج إدارة الأصول الثابتة القادر على القيام بذلك يعد أيضًا استثمارًا طويل الأجل، لكن يجب أن يتم اختيار نظام إدارة الأصول الثابتة بناءً على تحليل دقيق لاحتياجات المنظمة وميزانيتها، نظاما يقدم ميزات مهمة، ونخص بالذكر نظام إدارة الأصول الثابتة من مؤسسة فكرة للبرمجيات والذي تطرقنا لميزاته.