ما هي المصروفات النثرية؟ كيف تديرها؟
على الرغم من أهميتها، تظل المصروفات النثرية مجالًا ماليًا للشركة يحظى بقدر ضئيل من الاهتمام. وهذا ما يجعلها مخاطرة محتملة. يمكن أن تؤدي الإدارة غير الملائمة للمصروفات النثرية إلى جعل الشركة معرضة بشكل خطير لمخاطر الاحتيال في مكان العمل وخروقات الامتثال. إليك نظرة عامة:
تعريف المصروفات النثرية
يشير مصطلح "المصروفات النثرية" إلى صندوق الأموال المخصص لتغطية نفقات الأعمال المكتبية اليومية الصغيرة. من الأمثلة النموذجية تغطية موظف يشتري بعض زجاجات المياه لاجتماع أو يدفع تكاليف البريد المتعلقة بالعمل.
عادةً ما يتم تخصيص صندوق المصروفات النثرية لمكتب أو قسم معين ، لذلك قد يكون هناك عدد من هذه الصناديق قيد التشغيل داخل الشركة. الهدف العام هو أن يعملوا بشكل مستقل ، مع الحد الأدنى من الرقابة اللازمة.
أكثر أساليب المحاسبة شيوعًا المستخدمة لإدارة المصروفات النثرية هو نظام "السلف". يتضمن هذا إعطاء الموظف دور "أمين الحفظ" وجعله مسؤولاً عن إدارة المصروفات النثرية.
يتضمن هذا إعطاء الموظف دور "أمين الحفظ" وجعله مسؤولاً عن إدارة المصروفات النثرية.
ما هي إدارة المصروفات؟
يساعد نظام إدارة المصروفات النثرية الشركات على ضمان استخدام هذه الأموال بشكل مناسب. إنها بمثابة رقابة داخلية لحماية تلك الأصول. بدون نظام للتعامل مع المصروفات النثرية، يمكن أن تكون الشركة عرضة للسرقة.
تضمن إدارة نظام المصروفات النثرية الإشراف وتسهيل إدخال نفقات العمل هذه في نظام مسك الدفاتر الخاص بشركتك. على الرغم من أن المبالغ التي تمر عبر صندوق المصروفات النثرية صغيرة ، إلا أن هذه النفقات الصغيرة يمكن أن تتراكم بمرور الوقت. لا تريد معظم الشركات أن تفقد تلك الخصومات في بياناتها المالية ، أو تفقد الرؤية إلى أين يتم إنفاق الموارد.
مزايا صندوق المصروفات النثرية
يعد الاحتفاظ بمبلغ معين من المال - لنفترض 100 دولار - في متناول اليد في شكل مصروفات نثرية فكرة جيدة. صندوق نثري صغير:
- يحد من الإنفاق التقديري ويمنع عمليات الشراء الصغيرة من التكاثر إلى نفقات سنوية كبيرة
- يسمح للموظفين بإجراء عمليات شراء صغيرة ومصرح بها دون ملء تقرير المصاريف
- يقلل من حاجة المديرين إلى دفع ثمن المشتريات من جيوبهم
- يقلل من إمساك الدفاتر
كيفية إدارة أموال المصروفات النثرية
على الرغم من أن النفقات التي يتم تشغيلها من خلال أموال المصروفات النثرية صغيرة ، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى إدارتها بشكل صحيح. يضمن تتبع جميع نفقات المصروفات النثرية كجزء من نظام مسك الدفاتر الخاص بك تسجيل جميع النفقات المخصومة من الضرائب.
تبدأ إدارة أموال المصروفات النثرية بمجرد صرف الشيك الأول لإنشاء تعويم المصروفات النثرية. على سبيل المثال ، إذا كنت قد قررت إنشاء صندوق مصروفات نثرية بقيمة 100 دولار ، فسيظهر إدخال دفتر حساب المصروفات النثرية خصمًا قدره 100 دولار إلى صندوق المصروفات النثرية وائتمانًا قدره 100 دولار لحسابك المصرفي. في كل مرة يقوم الوصي الخاص بك بصرف الأموال، سيقوم هو أو هي بملء إيصال بحيث في أي وقت ، سيضيف إجمالي الأموال والإيصالات في صندوق المصروفات النثرية ما يصل إلى المبلغ الأولي لصندوق المصروفات النثرية.
نظرًا لأن الرصيد المتبقي في صندوق المصروفات النثرية يصبح صغيرًا جدًا بحيث لا يمكن استخدامه ، يجب على أمين الحفظ حساب الإيصالات وتلخيصها واستبدالها بشيك جديد تم تحويله إلى نقد يساوي إجمالي الإيصالات. عندما يتم صرف الشيك ، ستتم إضافة الأموال إلى المصروفات النثرية حتى يتم استعادة مستواه الأصلي.
إذا وجد أمين الحفظ أن صندوق المصروفات النثرية صغير جدًا - هذا هو الحال إذا كان الصندوق بحاجة إلى تجديد كل بضعة أيام - فقد يقوم بزيادة التعويم. ثم يتم تسجيل ذلك في حسابات المصروفات النثرية. من ناحية أخرى، قد يرى أمين الحفظ أن مبلغ الصندوق مبالغ فيه. في هذه الحالة ، يجب أخذ فائض المصروفات النثرية من الصندوق وإيداعه في الحساب المصرفي للشركة.
Add New Comment