العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة
يشير تخزين وأرشفة المستندات إلى ممارسة تأمين مستند في نظام إدارة المستندات الخاص بالمؤسسة (DMS) . يتضمن تنظيم الملفات والمستندات بشكل احترافي حتى يمكن الوصول إليها بسهولة على السحابة.
تمارس المنظمات المختلفة أشكالًا مختلفة من أنظمة إدارة المستندات حسب حجمها. حيث تميل المؤسسات الصغيرة إلى تخزين مستنداتها في الموقع في خزانات ملفات ومجلدات قد تصبح غير منظمة ويصعب فرزها، في حين تميل المؤسسات الكبيرة إلى تخزين ملفاتها رقميًا ، إما على السحابة أو على خوادم الشركة.
أرشفة المستندات الرقمية هو أحد أشكال التخزين الإلكتروني الذي يتم وضعه لمساعدة الشركات على توفير الوقت والمساحة والموارد المالية التي كان من الممكن إنفاقها بدلاً من ذلك على استخدام خزانات الملفات.
في هذه الحالة، يتم تصنيف المستندات بعلامة لسهولة تحديد الموقع واسترجاعها في دقائق معدودة. يمكن أن يساعد تخزين الملفات في نظام DMS رقمي مؤسستك على تحسين الكفاءة بالإضافة إلى أمان المستندات السرية.
من الناحية العملية، فهي تساعد أيضًا في أتمتة أو تبسيط مراحل دورة حياة إدارة المستندات . مثل إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها والتعاون وأرشفتها والمزيد .
أرشفة المستندات عملية معقدة للتصحيح، والقيام بها بشكل خاطئ يخاطر بترك نفسك عرضة للانتهاكات الأمنية. يمكن لشركات أرشفة المستندات إدارة مستنداتك بالنيابة عنك، وتقليل مخاطر الأخطاء والمساعدة في تحسين حماية بياناتك.
أهمية الأرشفة الفعالة للوثائق
تعد أرشفة المستندات ذات أهمية حيوية لإدارة المعلومات ويمكن أن تمنح الأعمال تحكمًا أكبر في عمليات المعلومات الخاصة بها.
مع نمو الأعمال التجارية ، فإنها ستخلق المزيد من البيانات - البيانات التي يجب إدارتها ومراقبتها بدقة من أجل استخدامها بشكل صحيح. يمكن أن يكون الاحتفاظ بعلامات التبويب على هذه البيانات مشكلة للشركات التي ليس لديها نظام أرشفة مستندات.
يصعب تحديد موقع المستندات التي لم يتم أرشفتها وتأمينها ونشرها بشكل مناسب إذا تم تخزينها في بيئة محلية - مثل الكمبيوتر المحمول الخاص بالموظفين - وبالتالي لن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إليها. سيكون لهذا في النهاية تأثير سلبي على وظائف العمل وإنتاجية الموظفين.
3 فوائد لأرشفة المستندات
1.منع فقدان البيانات والمستندات
قد تفقد المستندات التي لم تتم رقمنتها وأرشفتها إلى الأبد. إن فرص قيام الموظف بحذف الملف أو وضعه في غير مكانه عن طريق الخطأ ضئيلة ، لكن هذا يحدث. تسمح المستندات الرقمية والأرشفة للموظفين باسترداد المعلومات الاحتياطية بشكل مستقل وسريع.
2. المتطلبات القانونية
أرشفة المستندات مهمة لأسباب قانونية أيضًا. تتخلص العديد من الشركات عن طريق الخطأ من المستندات التي يجب أن يحتفظوا بها قانونيًا. سيضمن نظام الأرشفة الفعال الالتزام بجداول الاحتفاظ الخاصة بالشركة ، بغض النظر عن معرفة كل موظف بهذه الجداول. تفرض سلطات حماية البيانات عقوبات أكثر صرامة على الشركات ، لذا يجب توعية الموظفين بأن تجاهل هذه السياسات قد يؤدي إلى غرامات باهظة أو حتى أحكام بالسجن في بعض الحالات.
3.زيادة الأمان
تعد رقمنة المستندات وأرشفتها مهمة أيضًا لأسباب أمنية ، لا سيما في الوقت الذي أصبحت فيه الهجمات الإلكترونية وخروقات البيانات أكثر تواترًا من خلال أرشفة المستندات بشكل آمن ، يمكن للشركات تتبع المعلومات وزيادة الحماية من الأطراف الثالثة غير المصرح بها. حتى أكثر الشركات حذرًا يتم استهدافها الآن من قبل قراصنة بارعين للغاية.
يمكن بسهولة أخذ السجلات الورقية المتداولة المفتوحة من المكاتب المزدحمة أو سرقتها من قبل الموظفين المر. سيقلل نظام أرشفة موثوق به خارج الموقع من هذه المخاطر عن طريق تحذير كبار الموظفين عند فقد الملفات.
فما هي العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة؟
1 - تحديد وتوثيق المحفوظات
تحديد وتصديق وثائق الأرشيف: من المفترض أرشفة أي مستند يتم إنتاجه داخل الشركة بمجرد إنجاز وظيفته الأساسية. لذلك يتم تحديده لتحديد أصالته وظروف الحفظ المثلى.
2 - تخزين الوثائق المؤرشفة
تخزين المحفوظات وحفظها: يتم تخزين الأرشيفات المخزنة داخل الشركات في معظم الأحيان في ظروف بعيدة عن المثالية. سيختار متخصص الأرشفة تنظيمًا صارمًا للعثور على المستند المطلوب بسرعة وسهولة. إن تغليف المحفوظات وخزائن التخزين والصناديق والرفوف والمنصات والحاويات الأخرى منظم تمامًا ومخزن في أفضل الظروف من حيث الإضاءة والحماية من الحرائق والغبار والآفات وما إلى ذلك.
3 - الحفظ والاستشارة للمحفوظات
استشارة وثائق الأرشفة: يخضع متخصصو الأرشفة لالتزام النتائج فيما يتعلق بأمان المستندات المؤرشفة. بالإضافة إلى جودة المباني المذكورة أعلاه ، تم وضع إدارة أرشيفية عالية الجودة لضمان عدم فقد أي مستند. التشاور هو أيضا جزء أساسي من هذا المكون الأمني. أنشأت شركات الأرشفة (بمساعدة عملائها) نظامًا للحقوق والتصاريح. وبالتالي ، يجب أن يكون أي شخص يرغب في الاطلاع على الأرشيف مفوضًا للقيام بذلك والتسجيل في سجل. لاحظ أن هناك حقوقًا جزئية تقيد الوصول إلى أنواع معينة من المستندات.
4 - إتلاف أو الحفظ النهائي للوثائق المؤرشفة
التصنيف النهائي للوثائق المؤرشفة: إن الاحتفاظ بالوثائق ليس خيارًا سهلاً للشركات. يلتزم الأخيرون بالاحتفاظ بأرشيفاتهم لفترة محددة (2 ، 5 ، 10 سنوات أو حتى مدى الحياة) حسب نوع الوثيقة وأهميتها. أكثر من كونه قيدًا ، يميل هذا الالتزام إلى حماية الشركة من خلال السماح لها بتقديم مستند يؤكد حقوقها أثناء الرقابة الإدارية أو دعوى قضائية مع عميل أو مورد أو مقاول من الباطن.
تتم إدارة التصنيف النهائي للأرشيف أو إتلافه بمجرد انقضاء هذه الفترة من قبل قسم المحفوظات (بعد التشاور مع العميل).
Add New Comment