ما هي أتمتة الموارد البشرية للشركات الصغيرة؟
أتمتة الموارد البشرية هي طريقة لاستخدام البرامج لأتمتة وتبسيط المهام المتكررة والشاقة، ومساعدة قسم الموارد البشرية في إدارة الموظفين، تستخدم أتمتة الموارد البشرية التكنولوجيا لتحل محل المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً. تستبدل الأتمتة المهام اليدوية بأداة لجعل العمليات أكثر بساطة. هذا يوفر على المنظمات الوقت والمال.
ما هي الموارد البشرية؟
بداية لابأس أن نسلط الضوء على تعريف مبسط للموارد البشرية، هذه الأخيرة التي هي قسم العمل المكلف بالعثور على المتقدمين للوظائف وفرزهم وتوظيفهم وتدريبهم، بمعنى أدق الموارد البشرية هي المسؤولة عن تعيين الموظفين وإلحاقهم بالخارج، والتدريب والتطوير، وكشوف المرتبات وضبط الوقت، وتتبع الإجازات والأيام المرضية، والرفاهية العامة للموظفين داخل المنظمة. بدون الموارد البشرية، لن تتمكن أي شركة من العمل بسلاسة.
ما هي إدارة الموارد البشرية؟
إدارة الموارد البشرية هي عملية توظيف الأشخاص وتدريبهم وتعويضهم ووضع السياسات المتعلقة بهم ووضع استراتيجيات للاحتفاظ بهم، وقد خضعت إدارة الموارد البشرية للعديد من التغييرات على مدار العشرين عامًا الماضية، مما منحها دورًا أكثر أهمية في مؤسسات اليوم. في الماضي، كانت إدارة الموارد البشرية تعني معالجة كشوف المرتبات، وترتيب نزهات الشركة، والتأكد من ملء الاستمارات بشكل صحيح - وبعبارة أخرى، كان دورًا إداريًا أكثر منه دورًا استراتيجيًا حاسمًا لنجاح المؤسسة.
إدارة الموارد البشرية أصبح لها دورًا أكثر أهمية في مؤسسات اليوم، حيث تلعب إدارة الموارد البشرية دورًا رئيسيًا في مساعدة الشركات على التعامل مع بيئة الأعمال سريعة التغير وزيادة الطلب على الموظفين المتميزين في القرن الحادي والعشرين، وبغض النظر عن حجم المؤسسة، يعد قسم الموارد البشرية مكونًا أساسيًا في أي عمل، وهو مكلف بتعظيم إنتاجية الموظفين وحماية الشركة من أي مشاكل قد تنشأ داخل القوى العاملة.
فوائد أتمتة الموارد البشرية
يمكن لأتمتة مهام الموارد البشرية توفير الوقت عن طريق تحرير الموظفين للقيام بمهام أكثر قيمة أو معقدة. يمكنها أيضًا تحسين الأمن ورفع الكفاءة وتقليل احتمالات الخطأ البشري.
تشمل المزايا الأخرى لأتمتة الموارد البشرية ما يلي:
1. تبسيط عملية التوظيف
يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات اليومية، باستخدام الحلول المتكاملة إلى تمكين القوى العاملة من التركيز بشكل أكبر في مجالات مهمة أخرى في الشركة. بالنسبة للشركات الصغيرة، يمكن أن يؤدي التخطيط أو التعامل مع التوظيف بدون نظام إدارة الموارد البشرية إلى زيادة الإنفاق على جهود التوظيف. من المستحيل إلى حد كبير مواكبة جميع السير الذاتية التي يتلقاها قسم الموارد البشرية. يمكن لأتمتة هذه العملية التحقق من وجود كلمات رئيسية محددة وفرز السير الذاتية للعثور على أفضل مرشح. يمكن أن يساعد أيضًا في تتبع المتقدمين ومراقبتهم ، وإنشاء طلبات عمل، ونشرها على لوحات الوظائف ومنصات التواصل الاجتماعي.
2. صنع القرار القائم على البيانات
يتيح تتبع البيانات عبر وظائف الموارد البشرية للشركات تحليل العمليات المختلفة وفعاليتها. يمكن استخدام البيانات المجمعة لتشغيل التقارير وقياس العناصر القابلة للتنفيذ، وتحليل تجربة الموظف والعثور على الأنماط داخل البيانات. يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لإنشاء أفضل الممارسات.
3. الشفافية والاتساق
قد تؤدي أتمتة تدفقات العمل إلى تحسين الشفافية وإنشاء أدوار واضحة بين الموظفين والموظفين. يمكن للموظفين بسهولة إجراء تغييرات على مزاياهم أو إرسال تقارير المصروفات عندما تتم أتمتة العمليات. بالنسبة للشركات ذات المواقع المتعددة، يمكن للعمليات الآلية إنشاء ممارسات موارد بشرية متسقة في جميع أنحاء الشركة.
4. سهولة الوصول
مع الموارد البشرية في السحابة، لا تحتاج إلى الاستثمار في أجهزة جادة، ما عليك سوى الاتصال بالإنترنت للوصول إلى جميع ميزات وفوائد نظام إدارة الموارد البشرية. يتمتع موظفوك ومؤسستك الآن بفرصة الوصول إليها في أي وقت وفي أي مكان باستخدام الجهاز عبر الإنترنت الذي تختاره.
5. تحسين الامتثال
مع وجود مساحة أقل للخطأ ومزيد من الدقة، سيتحسن امتثال مؤسستك. اعتمادًا على المكان الذي تمارس فيه شركتك أعمالها، من المحتمل وجود قواعد ولوائح حول تخزين المستندات وقوانين التوظيف واتفاقيات السرية ومعلومات الموظفين بما في ذلك العقود والمزايا.
عندما تستخدم التكنولوجيا لإدارة معظم هذه العمليات، فإنك تضع القواعد للتأكد من أن كل شيء يظل متوافقًا.
6. زيادة الإنتاجية
تعمل الأتمتة على تمكين فريق الموارد البشرية لديك من العمل بكفاءة أكبر. كما أنه يمنحهم الأدوات اللازمة لاتخاذ قرارات أكثر صوابًا بسرعة أكبر. مع العمليات المبسطة ، لا بد من زيادة الإنتاجية.
عندما تستخدم الأدوات والتكنولوجيا، فإنك تسد الفجوة عبر العمليات. وهذا بدوره يقلل من أعباء العمل والضغوط. الموظفون الذين يشعرون برضا أكبر ولديهم أعباء عمل يمكن التحكم فيها يكونون أكثر إنتاجية.
7. زيادة الكفاءة
يعتمد قسم الموارد البشرية على الوثائق، هناك أوراق لمعظم الإجراءات، مطاردة التوقيعات من القادة الضروريين تستغرق وقتًا طويلاً.
هذه العمليات متكررة وغير فعالة للغاية، يقلل تحويل تدفقات عمل الموارد البشرية من التكرار. بمزيد من الكفاءة، ستشهد مؤسستك بأكملها فوائد إيجابية.
8. زيادة التنوع
عندما تقوم بأتمتة عملية التوظيف، فإنك تزيل التحيز اللاواعي. هذا يؤدي إلى مزيد من التنوع والشمول داخل المنظمة. تتيح الأتمتة في جميع مراحل عملية اكتساب المواهب التركيز على المؤهلات فقط.
4 أدوات أتمتة أساسية يجب أن يمتلكها كل مدير موارد بشرية
1. الجدولة
تتعلق الجدولة بتخطيط الأوقات التي يُطلب فيها من الموظفين أداء واجبات عملهم. في الأساس، يتعامل مع من سيفعل ماذا ومتى وأين.
عندما يتم ذلك بشكل صحيح، تساعدك الجدولة على تحقيق أقصى استفادة من وقت الموظفين. وعندما يتم القيام بذلك بشكل خاطئ ، يمكن أن تكون النتائج مدمرة.
يمكنك من خلال الجدولة الجدولة:
- انشاء وتحرير ورديات لجميع الموظفين
- إبلاغ الموظفين عند تعيين جدول جديد
- حجب التواريخ للعمل وفقًا للجداول الفردية
- وضع جداول حول الأدوار أو الأوقات، أيهما تفضل
- مراقبة نشاط الموظف في الوقت الفعلي
2. تتبع الوقت
يمكن أن يكون التتبع اليدوي للوقت مضيعة للوقت، خاصةً عندما تكون هناك أنظمة يمكنها تشغيله تلقائيًا نيابةً عنك، إذا كنت أحد أرباب العمل العديدين الذين لديهم عمال بالساعة، فأنت ملزم بموجب القانون بتتبع وقت عملهم. ومع ذلك، لا ينصح بتتبع وقت الموظفين يدويًا، حيث يمكن أن يؤدي إلى سرقة الوقت ومشاكل أخرى. وجدت إحدى الدراسات الاستقصائية أن سرقة الوقت تؤثر على 75٪ من الشركات وما يصل إلى 7٪ من إجمالي رواتبهم السنوية.
4. كشوف المرتبات
يتوقع موظفوك أن يتم الدفع لهم بدقة وفي الوقت المحدد، ومن المحتمل ألا يتسامحوا مع أخطاء شيك الراتب، خاصة إذا حدثت أكثر من مرة. ولكن هذه هي النتيجة التي ستحصل عليها على الأرجح إذا كنت تقوم بكشوف المرتبات يدويًا.
قم بأتمتة كشوف المرتبات الخاصة بك حتى لا ينتهي بك الأمر بالوقوع في أخطاء في شيك الراتب، وفي النهاية، موظفين غير سعداء.
يعد الاستثمار في مزايا نظام إدارة الموارد البشرية بادرة عظيمة لقاعدة موظفيك بأنك تأخذ عملهم على محمل الجد وتلتزم بالوفاء بالتزاماتك كصاحب عمل. بالإضافة إلى ذلك، فهي تساعد في مشاركة الموظفين. عندما يرى موظفوك أن الشركة تهتم بهم، فمن المرجح أن يهتموا بدورهم بالعمل.
Add New Comment