شرح مفهوم أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات وأفضل ممارساته
أتمتة الامتثال، المعروفة أيضًا باسم الامتثال الآلي، هي فئة من تطبيقات البرامج التي تستخدم ميزات وتقنيات الذكاء الاصطناعي لتبسيط إجراءات الامتثال. توفر هذه التطبيقات للمؤسسات إمكانات سير العمل المتعلقة بالامتثال، بما في ذلك التقييمات الذاتية، وتحليلات التحكم، وتخطيط الإجراءات التصحيحية، واختبار الضوابط. من خلال أتمتة هذه العمليات، تحل أتمتة الامتثال محل عمليات الفحص الفوري.
تبدأ الأدوات التي تراقب الامتثال من خلال تلقي سياسات أمان المؤسسة. يتم نسخ أي لوائح تتعلق بصناعة الشركة، والتكوينات، والحسابات، والمخزونات، والتدابير الأمنية في برنامج أتمتة الامتثال من أجل اكتشاف الانتهاكات. يمكن تغيير لوائح الامتثال ومعايير الأمان أو تحديثها في أي وقت.
يعد الامتثال الآلي مفيدًا للاندماج في المؤسسات التي تعالج المعلومات الحساسة، مثل المستشفيات أو البنوك، أو التي يجب أن تلتزم بمجموعة من القواعد والمعايير عند حماية بيانات العملاء. يتم تحديث القوانين والمتطلبات التنظيمية باستمرار، مما يجعل أتمتة عمليات الامتثال أكثر إنتاجية وتبسيطًا ودقة للمدققين الداخليين والإدارة العليا.
أتمتة الامتثال لنظام إدارة المستندات
يمنع نظام إدارة المستندات (DMS) العديد من المشاكل المرتبطة بالامتثال، حيث يوفر اعتماد إدارة المستندات الرقمية إمكانات إعداد التقارير حتى تتمكن من اكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل. إنها طريقة مؤكدة لزيادة احتمالات اجتياز مؤسستك لعمليات تدقيق الامتثال الداخلية والخارجية.
تعد إمكانات دعم الامتثال للرقمنة أكثر أهمية الآن عندما يعمل العديد من الموظفين عن بُعد. إذا لم يكن لديهم الأدوات المناسبة، فهناك إغراء لموظفيك لاستخدام برامج المراسلة غير المصرح بها ومنصات الوسائط الاجتماعية لإنجاز وظائفهم دون التفكير في أمن المعلومات. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا لبعضهم البعض مما قد يضر بالأمان ويجعل فقدان تتبع أي إصدار هو الإصدار الأخير على الأرجح.
أفضل ممارسات أتمتة الامتثال
إنهاء الاعتماد على الورق
قم بتحويل عملياتك عن طريق إنهاء الاعتماد على الورق أو الملفات الإلكترونية غير المهيكلة أو جداول بيانات Excel لتتبع المستندات المتعلقة بالامتثال أو تخزينها. العمليات التجارية التي تعتمد على الأساليب المعرضة للخطأ مثل إعادة إدخال المعلومات في جدول بيانات، خاصة إذا تم إجراؤها بواسطة عدة موظفين، تكون محفوفة بالمخاطر. حتى لو بذل جميع المشاركين قصارى جهدهم للحفاظ على الدقة، فلا بد أن تحدث الأخطاء. إذا لم تكتشف هذه الأخطاء في الوقت المناسب، فقد تخرج عن الامتثال. تعمل أدوات مثل DocuWare Intelligent Indexing على أتمتة هذه العمليات اليدوية باستخدام تقنية قائمة على الذكاء الاصطناعي. تحدد الفهرسة الذكية المعلومات الأكثر قيمة في المستند وتحولها تلقائيًا إلى بيانات فهرسة عالية التنظيم وقابلة للاستخدام.
في حالة واقعية، استخدمت الشركة المصنعة للأجهزة الطبية عملية يدوية تضمنت طباعة جدول بيانات Excel لموظف قام بإلغاء تحديد كل مستند بعد مراجعته. تستخدم المؤسسة الآن سير عمل رقميًا آليًا يختم المستند بتاريخ ووقت واسم المراجع للتحقق من أنه قد تمت مراجعته والموافقة عليه. تقلل العمليات الإلكترونية مثل هذه الأخطاء بشكل كبير وتوفر دليلاً على اكتمال المراجعة المطلوبة.
امتثال تنظيمي صارم
باستخدام نهج إلكتروني لإدارة المستندات عبر المؤسسة، سيكون لديك مستودع مركزي لإنشاء المستندات وتعديلها ومراجعتها واعتمادها وتخزينها وتنظيمها والوصول إليها ومشاركتها عالميًا بطريقة خاضعة للرقابة. تتبع كل مستند من الأصل إلى التقادم باستخدام التحليلات ولوحات المعلومات الرسومية والتعاون المتكامل وأدوات سير العمل.
زيادة الإنتاجية والكفاءة
من خلال عملية مدفوعة بسير العمل مدعومة بالإمكانيات الرقمية الآمنة، يمكنك تبسيط إنشاء المستندات وتحديثها، مع التأكد دائمًا من استخدام القوالب الصحيحة. تبسيط عملية مراجعة / الموافقة على المستندات بأكملها بسهولة، على أساس متسق وفي الوقت المناسب. زيادة الكفاءة التشغيلية من خلال تحسين الوصول إلى الإصدار الصحيح من المعلومات الخاصة بك، بشكل أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة، بغض النظر عن النظام الأساسي. سواء كانت إجراءات التشغيل الموحدة أو السياسات أو الخطط أو تعليمات العمل أو تصاميم التصنيع والإنتاج، ستكون أحدث المعلومات متاحة دائمًا ويمكن الوصول إليها، مما يقلل من الوقت والمخاطر.
تحسين التعاون
تخلص من مستودعات المستندات القديمة المنفصلة باستخدام نظام واحد على مستوى المؤسسة. من خلال نظام أساسي لإدارة المستندات قائم على السحابة، من السهل التعاون ومشاركة المعلومات باستخدام الأدوات المفضلة مثل Microsoft و Google و BOX عند إنشاء المستندات ومراجعتها وتحديثها . يمكن لجميع الأشخاص المسموح لهم في مؤسستك رؤية التغييرات في الوقت الفعلي، والرد على الفور من خلال عمليات تسجيل الخروج والموافقات. حتى يمكنك التعاون عبر سلسلة التوريد الخاصة بك من خلال تضمين الموردين والشركات المصنعة للعقود للحصول على مدخلاتهم وإبقائهم في الحلقة.
- تحسين التعاون من خلال تنفيذ حل إدارة المستندات
- حافظ على تدريب الموظفين محدثًا باستخدام حل إدارة المستندات
تطبيق أفضل الممارسات
يتطلب تشغيل العمليات باستمرار عبر المرافق القائمة والمبنية حديثًا أو المكتسبة على نطاق عالمي مجموعة مشتركة من العمليات. من خلال نظام التحكم في المستندات المستند إلى السحابة، تتمتع جميع منشآتك دائمًا بإمكانية الوصول إلى أحدث مجموعة من الإجراءات المعتمدة. تتم مشاركة أفضل الممارسات وتوحيدها بسهولة عبر المؤسسة ويتم إعداد العمليات الجديدة باستمرار.
Add New Comment